Artwork ist eine Projekt- und Veranstaltungsmanagement-Plattform für Kulturbetriebe — Theater, Konzerthäuser, Museen und Festivals. Sie bündelt alles rund um eine Produktion in einem Werkzeug: Projekte, den Raum- und Terminkalender, die Personalplanung (Dienstpläne), Inventar, Budgets, Verträge und Kontakte.

Zentrale Begriffe

Die Dokumentation im Überblick

artwork ist die gemeinsame Arbeitsfläche eines Kulturbetriebs: Ein Theater, Konzerthaus, Museum oder Festival plant darin seine Produktionen, belegt seine Räume, teilt sein Personal ein, verwaltet Material, Budgets, Verträge und Kontakte. Der Nutzen entsteht weniger durch das einzelne Modul als durch den Zusammenhang: Ein Termin im Kalender ist zugleich der Rahmen für Schichten, ein Projekt bündelt Termine, Team, Budget und Dokumente, und wer eine Information einmal einträgt, muss sie an keiner zweiten Stelle wiederholen.

Die Module und ihr Praxiswert

Wie die Module zusammenhängen

Wie das Handbuch aufgebaut ist

• Einstieg & Praxis (dieser Bereich): Orientierung, Einrichtung, Rollenpfade, Praxisfälle und der Aufgaben-Index. Diese Seiten erklären wenig selbst, sondern führen zur richtigen Stelle.
• Mit artwork arbeiten: ein Kapitel pro Modul, jeweils mit Überblick, den einzelnen Funktionen und den zugehörigen Einstellungen. Hier schlägst du nach, wenn du gerade in der Software arbeitest.
• Administration: Systemmenü und Papierkorb.
• Updates: das Changelog jeder Version mit Links in die betroffenen Kapitel.

Die Suche oben links findet Überschriften und Absätze aller Seiten. Wenn ein Suchbegriff auf die falsche Seite führt, hilft der Index Wie mache ich …?.

Dieses Kapitel führt dich von der Einladung bis zum ersten Arbeitstag in Artwork. Deine konkrete Oberfläche kann von den Abbildungen und Kapiteln im Handbuch abweichen: Module werden organisationsweit aktiviert und Rollen bestimmen zusätzlich, welche Daten und Aktionen du sehen darfst.

Zugang zu Artwork erhalten

In der Regel legt eine berechtigte Person dein Konto an und sendet eine Einladung an deine E-Mail-Adresse. Der Einladungslink ist sieben Tage gültig – öffne ihn zeitnah und fülle die abgefragten persönlichen Angaben aus. Ist der Link abgelaufen, zeigt Artwork eine Hinweisseite; bitte dann die einladende Person um eine neue Einladung. Verwende die E-Mail-Adresse, für die die Einladung vorgesehen ist. Nach der Registrierung kannst du dich sofort anmelden; eine separate Bestätigung der E-Mail-Adresse gibt es nicht.

Beim Festlegen eines eigenen Passworts gelten feste Anforderungen: mindestens zehn Zeichen mit Groß- und Kleinbuchstaben und mindestens einer Ziffer. Nutze ein nur für Artwork verwendetes Passwort und speichere es in einem Passwortmanager.

Manche Organisationen verwenden stattdessen eine zentrale Anmeldung. Auf der Loginseite erscheint dann Anmelden mit … für den eingerichteten Identitätsanbieter. Verwende in diesem Fall dein Organisationskonto; ein separates Artwork-Passwort ist je nach Konfiguration nicht notwendig. Nach Ablauf der Sitzung meldest du dich erneut über den Identitätsanbieter an.

Weitere Informationen zur Kontoeinrichtung stehen unter Konten & Einladungen.

Anmelden

Mit Passwort anzeigen kannst du die Eingabe kurz kontrollieren. Verwende diese Funktion nicht, wenn andere Personen deinen Bildschirm sehen können.

Passwort vergessen

Wähle Passwort vergessen?, gib deine E-Mail-Adresse ein und fordere den Zurücksetzungslink an. Artwork bestätigt den Versand unabhängig davon, ob die Adresse bekannt ist, und begrenzt die Zahl der Anfragen. Öffne die E-Mail und lege über den Link ein neues Passwort fest; es gelten dieselben Passwortanforderungen wie bei der Registrierung. Wenn keine Nachricht ankommt, prüfe Spamordner und Schreibweise der Adresse und wende dich anschließend an eure Artwork-Administration.

Bei einer zentralen SSO-Anmeldung wird das Passwort beim Identitätsanbieter verwaltet. Nutze dann dessen Zurücksetzungsprozess oder kontaktiere eure IT.

Zwei-Faktor-Anmeldung

Wenn Zwei-Faktor-Authentifizierung für dein Konto aktiviert ist, verlangt Artwork nach dem Passwort zusätzlich einen Code aus deiner Authenticator-App. Alternativ kann ein zuvor sicher gespeicherter Wiederherstellungscode verwendet werden. Verbrauchte Wiederherstellungscodes sind nicht erneut nutzbar.

Die Seitenleiste verstehen

Die linke Seitenleiste ist die Hauptnavigation. Sie kann kompakt nur Symbole oder aufgeklappt Symbole mit Bezeichnungen zeigen. Bereiche mit mehreren Unterseiten – zum Beispiel Kalender, Dienstplan, Dokumente und System – öffnen ein Untermenü.

Die typischen Hauptbereiche sind:

Unten in der Navigation liegen Meldungen und dein Profilmenü. Im Profilmenü erreichst du das eigene Konto und die Abmeldung.

Dashboard als Startpunkt

Nach der Anmeldung öffnet sich üblicherweise das persönliche Dashboard. Es zeigt heutige Termine aus deinen Projekten, deine Schichten und individuellen Zeiten, ungelesene Meldungen des Tages und eine Auswahl deiner nächsten Aufgaben. Verwende die Schnellzugriffe, um zum vollständigen Fachbereich zu wechseln.

Das Dashboard ersetzt keine vollständige Kalender-, Aufgaben- oder Schichtansicht. Es ist eine persönliche Tageszusammenfassung. Details findest du unter Dashboard.

Das eigene Profil vorbereiten

Öffne über dein Profilbild Mein Konto und kontrolliere:

• Vor- und Nachname,
• Position, E-Mail-Adresse und Telefonnummer,
• Profilbild und kurze Beschreibung,
• Anwendungssprache,
• Teams und weitere Arbeitsangaben, soweit für dich sichtbar.

Ein gepflegtes Profil erleichtert Zuweisungen, Rückfragen und die Zusammenarbeit in Projekten und Schichten. Teams und administrative Arbeitsdaten können nur von berechtigten Personen geändert werden. Mehr dazu unter Mein Konto.

Konto absichern

Im persönlichen Konto kannst du dein Passwort ändern. Wenn die Funktion in eurer Installation freigegeben ist, kannst du außerdem Zwei-Faktor- Authentifizierung einrichten, einen QR-Code mit einer Authenticator-App scannen und Wiederherstellungscodes sichern. Bewahre diese Codes außerhalb von Artwork in einem geschützten Passwortmanager auf.

Melde dich nach der Arbeit über das Profilmenü ab, besonders an gemeinsam verwendeten Rechnern. Bei Verdacht auf fremden Zugriff: Passwort ändern, unter Mein Konto die anderen Browsersitzungen abmelden und eure Administration informieren.

Eingaben, Exporte und Formulare

• Text bleibt Text: In Kommentaren, Chat-Nachrichten, Text-Komponenten, Inventarbeschreibungen, Timelines und Herstellerangaben wird HTML nicht als Formatierung interpretiert, sondern als Text angezeigt; Zeilenumbrüche bleiben erhalten.
• Excel-Exporte: Zellen, deren Inhalt mit „=“, „+“, „-“ oder „@“ beginnt, werden als Text ausgegeben, damit Tabellenkalkulationen sie nicht als Formel ausführen.
• PDF-Exporte werden nach einem Tag automatisch aufgeräumt. Lade Exporte zeitnah herunter.
• Seite abgelaufen: Schickst du ein sehr lange geöffnetes Formular ab, kann Artwork „Seite abgelaufen“ melden. Lade die Seite neu und sende erneut ab.

Benachrichtigungen einrichten

Das Benachrichtigungszentrum bündelt Hinweise nach Themen und bietet direkte Aktionen. In den persönlichen E-Mail- und Push-Einstellungen entscheidest du, welche Meldungsarten zusätzlich außerhalb von Artwork zugestellt werden und ob E-Mails sofort oder als Zusammenfassung kommen.

Beginne eher mit mehr als mit zu wenigen zeitkritischen Meldungen und passe die Auswahl nach einigen Arbeitstagen an. Siehe Benachrichtigungen.

Empfohlene erste Schritte

1. Profil und Kontaktdaten prüfen.
2. Starkes Passwort und möglichst Zwei-Faktor-Authentifizierung einrichten.
3. Dashboard, Kalender und Aufgabenübersicht öffnen.
4. Prüfen, ob erwartete Projekte, Teams und Schichten sichtbar sind.
5. E-Mail- und Push-Einstellungen an die eigene Verantwortung anpassen.
6. Einen bestehenden Datensatz ansehen, bevor du selbst neue Daten anlegst.
7. Bei fehlenden Rechten den konkreten Arbeitsbedarf nennen, nicht pauschal Administratorrechte anfordern.

Diese Seite ist der Fahrplan für die Ersteinrichtung – und die Checkliste, wenn ein Haus ein weiteres Modul in Betrieb nimmt. Je Modul steht zuerst, was elementar ist (ohne das funktioniert das Modul nicht sinnvoll), und danach, was optional ist und für welchen Praxisfall es gedacht ist. Alles Elementare zusammen dauert bei einem mittleren Haus einen halben Tag; Optionales kommt nach und nach, wenn der Bedarf da ist.

Reihenfolge auf einen Blick

Grundlagen (Tool-Einstellungen)

Elementar

• Branding: großes Logo (Login, E-Mails), kleines Logo (Kopfzeile), Login-Illustration – damit artwork als euer Werkzeug erkennbar ist. Branding
• Kommunikation & Rechtliches: Name der Organisation, Seitentitel, Geschäfts- und Einladungs-E-Mail (die Absender aller Mails), Links zu Impressum und Datenschutz, das Spielzeitfenster (Basis für BI und spielzeitbezogene Kennzahlen). Kommunikation & Rechtliches
• Mail: SMTP-Zugang und Testmail, sonst kommen Einladungen und Meldungen nicht an. Mail
• Modul-Sichtbarkeit: Module ausblenden, die euer Haus nicht nutzt – für Nicht-Admins verschwinden sie aus der Navigation. Modulsichtbarkeit

Optional – wofür gedacht

• Dateieinstellungen anpassen, wenn ihr Video, Audio oder größere Dateien hochladen wollt; die Standardlisten decken Dokumente, Office und Bilder ab. Dateieinstellungen
• Externe Benutzerverwaltung (LDAP/Active Directory, OIDC/SSO), wenn eure IT eine zentrale Anmeldung betreibt. Externe Benutzerverwaltung
• Schnittstellen: API-Keys für eigene Auswertungen, Webhooks für andere Systeme, Sage für den Abgleich gebuchter Rechnungen im Budget. Schnittstellen
• Adresskopf für die Tagegeld-Abrechnung der Künstler*innenaufenthalte.

Nutzer*innen & Rechte

Elementar

• Rechte-Vorlagen anlegen oder die mitgelieferten Rollenbilder (Basis, Produktionsleitung, Disposition / Raumplanung, Dienstplanung, Personalverwaltung, Buchhaltung / Controlling, Vertrags- & Dokumentenverwaltung, Lager / Inventar, Künstler*innenbetreuung / CRM, Systemadministration) prüfen – so wird jede Einladung zur Frage „welches Rollenbild?“ statt „welche 80 Häkchen?“. Rollen & Berechtigungen
• Nutzer*innen einladen – per E-Mail, Einladung 7 Tage gültig; bei Bedarf gleich mit Teams und Rechte-Vorlage. Konten & Einladungen
• Mindestens zwei Admins, damit niemand ausgesperrt ist.

Optional – wofür gedacht

• Teams (Abteilungen), um Projekten oder Checklisten ganze Gruppen zuzuweisen. Externe & Teams
• Freelancer und Dienstleister ohne eigenes Konto, wenn sie nur im Dienstplan eingeteilt werden sollen.
• Arbeitsprofile (darf Schichten übernehmen, Gewerke, Funktionen) – elementar, sobald der Dienstplan genutzt wird; siehe dort.

Kalender

Elementar

• Bereiche und Räume: Bereiche als Gebäude, Standort oder Etage; Räume mit Farbe, Relevant für Disposition (nur solche Räume erscheinen in den Kalendern) und Raumadmins, die Belegungsanfragen beantworten. Danach Räume sortieren, denn die Reihenfolge gilt in allen Kalendern. Räume, Bereiche & Buchungsrechte
• Terminarten mit Farbe und Kürzel (Vorstellung, Probe, Aufbau, Blocker …). Sie prägen die Kalenderkacheln, die Filter und die Schichtplanung. Termintypen
• Buchungsmodell entscheiden: Sollen alle direkt buchen (Termine immer direkt buchbar), oder sollen Raumadmins Belegungsanfragen freigeben? Standardwerte

Optional – wofür gedacht

• Terminstatus (angefragt, bestätigt, abgesagt …) aktivieren, wenn der Bestätigungsstand eines Termins wichtiger ist als seine Art – die Kacheln lassen sich dann nach Status färben. Terminstatus
• Termin-Eigenschaften wie Mit Publikum oder Es wird laut, um Nachbarräume zu schützen und danach zu filtern. Event-Eigenschaften
• Raumkategorien und Raumattribute (Bühne, Probebühne, Flügel, Tanzboden …) als Filter für „freie Räume finden“.
• Angrenzende Räume und Kapazität je Raum, wenn ihr Lärmkonflikte und Auslastung auswerten wollt.
• Verifizierungsmodus je Terminart, wenn bestimmte Termine (etwa Vorstellungen) inhaltlich freigegeben werden sollen. Terminüberprüfungen
• Planungskalender freischalten (Modul-Sichtbarkeit und Rechte), wenn die Disposition Spielzeiten vorplanen soll, ohne dass Kolleg*innen die Entwürfe sehen. Planungskalender
• Feiertage & Schulferien importieren, damit sie in Kalender und Dienstplan sichtbar sind und als Sondertage in die Arbeitszeit zählen. Feiertage & Schulferien
• Einlass-Feld aktivieren, wenn Einlasszeiten am Termin gepflegt werden.
• Tagesbemerkungs-Spalte für Notizen zum ganzen Tag (etwa Hausinformationen für alle Gewerke). Kalender-Einstellungen
• Tagesansicht-Zeitfenster (Start- und Endzeit) an euren Betrieb anpassen, etwa 08:00–02:00 für Spielbetrieb mit Late-Night.
• Timeline-Vorlagen für wiederkehrende Tagesabläufe (Get-in, Einlass, Beginn, Ende).

Projekte

Den ausführlichen Weg mit Ausbaustufen, Sichtbarkeit, Dokumenten und Drucklayouts beschreibt Projektansicht einrichten.

Elementar

• Tab-Einstellungen prüfen: Die Standard-Tabs (Projektinformationen, Ablaufplan, To-do-Listen, Schichten, Budget, Kommentare) sind sofort nutzbar; entscheidet, ob ihr Tabs nach Abteilungen oder nach Phasen schneidet. Fehlende Standard-Tabs holt Tab aus Vorlage anlegen zurück. Tabs & Bausteine
• Projektstatus (in Planung, bestätigt, abgesagt …), damit Listen und Kalender danach filtern können; markiert Planungsstatus als zählt als „in Planung“. Projektstatus

Optional – wofür gedacht

• Kategorien, Genres, Bereiche als Projekteigenschaften, wenn ihr nach Sparten auswertet oder Kacheln nach Hauptkategorie färben wollt.
• Erstellungs-Einstellungen: welche Felder beim Anlegen abgefragt werden (Status, Projektleitung, Künstler*innen, Budget-Stichtag, Kostenträger) und ob CRM-Kontakte im Projektteam erlaubt sind. Einstellungen für die Projekterstellung
• Projektrollen (Regie, Produktionsleitung …) als Bezeichnungen im Team – sie vergeben keine Rechte. Projektrollen
• Eigene Bausteine (Textfelder, Auswahlfelder, Checkboxen, Ordner) für Informationen, die euer Haus je Projekt braucht.
• Drucklayouts, um Projektdaten als PDF an Externe zu geben, ohne interne Inhalte preiszugeben. Drucklayouts
• Projektübersicht-Builder, um die Spalten der Projektliste zu bestimmen.
• Künstler*innenaufenthalte (Tagegeld, Frühstücksabzug, Unterkünfte im CRM), wenn ihr Gastspiele mit Reise- und Hotelplanung abwickelt.
• BI-Einstellungen (Publikumskategorien, BI-Felder, BI-Tags), wenn ihr Besucher*innen, Einnahmen und Auslastung erfassen wollt.

Dienstplan

Den ausführlichen Weg in drei Ausbaustufen – Schichten besetzen, Arbeitszeit berechnen, Regeln prüfen – beschreibt Dienstplan einrichten.

Elementar

• Funktionen zuerst (Meister*in, Fachkraft, Aushilfe …), denn jede Schicht fragt Plätze je Funktion ab und der Gewerk-Dialog bietet nur vorhandene Funktionen an. Funktionen und Qualifikationen
• Gewerke mit Kürzel und Farbe (Ton, Licht, Bühne, Einlass …), meist entlang der Arbeitsbereiche des Hauses; je Gewerk die Funktionen und wer das Gewerk planen darf. Gewerke
• Arbeitsprofile der Personen: Darf zu Schichten eingeteilt werden, Gewerke und Funktionen – sonst erscheint niemand im Personenbereich. Arbeitsprofil

Optional – wofür gedacht

• Zeitvorlagen und Schichtvorlagen (mit Vorlagengruppen), wenn dieselben Schichten immer wieder anfallen – ein Klick statt zehn Dialoge. Vorlagen
• Arbeitszeitplanung: Arbeitszeitmuster (Tagessoll je Wochentag) und Nutzerverträge (Urlaubstage, freie Tage, Überstundenregel), den Personen unter Vertrag & Arbeitszeit zugewiesen. Erst damit gibt es Stundenkonten, Soll/Ist, Überstunden und Kennzahlen. Wer das nicht braucht, schaltet die Arbeitszeitberechnung Kommt mit dem nächsten Update aus. Arbeitszeitmuster & Verträge
• Regeln & Verstöße, wenn ihr Arbeitszeitgesetz und Tarif tracken wollt: Tages- und Wochenmaxima, Ruhezeiten, freie Tage, Sonntagsarbeit – mit Gesetzliche Standardregeln anlegen als Start. Verstöße erscheinen im Dienstplan und in der Übersicht ersatzfreier Tage. Regeln & Verstöße
• Schichtgruppen, wenn Ruhezeiten zwischen Schichttypen (etwa Abend → Früh) geprüft werden sollen; Voraussetzung für die entsprechende Regel.
• Nachtarbeitszeitraum, damit Nachtstunden gesondert gezählt werden.
• Tagesdienste (Schlüsseldienst, Bereitschaft), die ohne Schicht einer Person am Tag zugeordnet werden.
• Freigabe-Workflow, wenn Gewerkeleitungen ihre Wochen zur Freigabe einreichen und eine zweite Stelle freigibt; dazu Anfragefristen je Gewerk. Festschreiben & Freigabe
• Schichtbestätigung durch Mitarbeitende, wenn Personen ihre Dienste zu- oder absagen sollen.
• Projektzuordnungen, um Personen verbindlich oder als Wunsch einer Produktion zuzuordnen; abschaltbar, wenn ihr das nicht braucht.
• Überbuchung erlauben, Sortierung nach Vor- oder Nachname, Kalender-Abo mit oder ohne vorläufige Schichten nach Hausregel. Weitere Schalter

Inventar

Elementar

• Eigenschaften zuerst (Lumen, Gewicht, Seriennummer, Zustand … mit Datentyp), dann Kategorien und Unterkategorien, denen ihr die passenden Eigenschaften zuordnet – so fragt eine Lampe nach Lumen und ein Schuh nach Größe. Inventar-Einstellungen
• Status (einsatzbereit, defekt, verliehen …) mit Farben prüfen; nur der Status Einsatzbereit zählt als verfügbare Menge.
• Rechte: wer Artikel anlegt, wer disponiert, wer Material ausgibt.

Optional – wofür gedacht

• Tags und Tag-Gruppen für Querschnitte über Kategorien hinweg (Produktion, Standort, Eigentum).
• Material-Sets für Pakete, die immer gemeinsam ausgegeben werden (Beamer-Set, Mikrofonkoffer). Material-Sets
• Hersteller als CRM-Kontakte der Kontaktart Hersteller*in, wenn ihr sie am Artikel hinterlegen und filtern wollt.
• Inventarnummer-Präfix und Einzelstücke immer Menge 1, wenn ihr Einzelinventar mit Nummern führt.
• Bildgröße-Limit für Artikelfotos.

CRM

Elementar

• Kontaktarten prüfen und ergänzen (Künstler*in, Agentur, Compagnie, Unterkunft, Hersteller …) mit ihren Eigenschaften; entscheidet, welche Felder Pflicht sind, in der Liste stehen und filterbar sind. CRM-Einstellungen

Optional – wofür gedacht

• Vertrauliche Eigenschaftsgruppen (Bankdaten, Konditionen) mit Gruppenrechten, damit nur Finanzen sie sieht.
• Import aus Excel/CSV, um bestehende Adressbestände zu übernehmen. Kontakte importieren
• Externer Zugriff freischalten, damit Compagnien und Künstler*innen ihre Daten und Projekt-Abfragen selbst ausfüllen; dazu das Recht Externe einladen und die Tab-Vorlage Abfrage Produktion. Externer Zugriff
• CRM-Kontakte im Projektteam erlauben, um Externe als Teammitglieder mit Rolle zu führen.

Dokumente & Verträge

Elementar

• Nur, wenn ihr Verträge in artwork ablegt: Vertragsarten, Rechtsformen und Währungen in den Projekteinstellungen, damit das Vertragsformular passende Auswahlwerte hat. Weitere projektnahe Stammdaten

Optional – wofür gedacht

• Vertragsbausteine als Vorlagen zum Herunterladen. Zugriff, Bausteine & Export
• Dokumentenanfragen, wenn Verwaltung und Produktion fehlende Unterlagen intern anfordern sollen. Dokumentenanfragen

Budget & Finanzierungsquellen

Elementar

• Nur, wenn ihr Projektbudgets führt: Namen der ersten Spalten und entscheiden, ob Konten und Kostenstellen zentral gepflegt werden. Budget-Einstellungen

Optional – wofür gedacht

• Budgetvorlagen aus einem fertigen Projektbudget speichern, damit neue Produktionen mit derselben Struktur starten.
• Sage-Schnittstelle für den Abgleich gebuchter Rechnungen. Sage-Anbindung
• Finanzierungsquellen mit Kategorien, wenn Fördermittel Projekten zugeordnet werden. Finanzierungsquellen
• Budget-Stichtag beim Anlegen abfragen, wenn ihr den Budget-Export nach Stichtag nutzen wollt.

To-dos, Benachrichtigungen, BI

• Checklisten-Vorlagen für wiederkehrende Abläufe (Premiere, Gastspiel, Abbau) mit relativen Fristen. Checklisten-Vorlagen
• Benachrichtigungen: Jede Person stellt E-Mail und Push selbst ein; als Admin sorgst du für das Mail-Konto und kannst mit Benachrichtigung an alle ein zentrales Banner setzen. Benachrichtigungen
• BI: Spielzeitfenster, BI-Tags an Terminarten und die BI-Komponente in einem Projekt-Tab, damit das Dashboard Werte zeigt. BI-Dashboard

Nach der Einrichtung

Der Dienstplan ist das Modul mit den meisten Stellschrauben. Diese Seite führt in der Reihenfolge durch die Einrichtung, in der die Teile aufeinander aufbauen. Jede Ausbaustufe ist für sich nutzbar: Ein Haus kann nach Stufe 1 produktiv planen und Stufe 2 und 3 später oder nie einschalten.

Daneben gibt es Funktionen, die ihr unabhängig von der Stufe jederzeit zuschaltet, etwa Vorlagen, den Freigabe-Workflow oder die Schichtbestätigung – siehe Jederzeit zuschaltbar.

Stufe 1: Schichten planen und besetzen

Nach dieser Stufe könnt ihr Schichten anlegen, Personen per Drag & Drop einteilen und Wochen festschreiben. Die Reihenfolge ist wichtig: Der Gewerk-Dialog bietet nur Funktionen an, die es schon gibt.

Wenn ihr bei Stufe 1 bleibt

Ohne Arbeitszeitmuster zeigt artwork in der KW-Spalte „–“ und den Hinweis Arbeitszeitmuster fehlt. Wer keine Arbeitszeitkonten führen will, schaltet unter Schichteinstellungen die Arbeitszeitberechnung aus Kommt mit dem nächsten Update. Dann:

• zeigt die KW-Spalte nur die geplanten Stunden der Woche;
• entfallen Stundenkonto, Soll, Überstunden, die nächtliche Buchung, die Tabs Arbeitszeiten und Überstunden im Profil, der Tab Arbeitszeitmuster in den Schichteinstellungen und der Export Arbeitszeitübersicht;
• bleiben bereits gespeicherte Muster, Verträge und Stundenkonten erhalten. Beim Wiedereinschalten rechnet artwork ab dem nächsten Tag weiter; Tage, an denen die Berechnung aus war, werden nicht nachgebucht.

Stufe 2: Arbeitszeit berechnen

Mit dieser Stufe bekommt jede Person ein Soll je Tag und Woche, das gegen die geplanten und gebuchten Stunden gerechnet wird. Voraussetzung ist Stufe 1 und die eingeschaltete Arbeitszeitberechnung.

• Nachtarbeitszeitraum (Standard 22:00–06:00) prüfen: Stunden in diesem Fenster werden als Nachtstunden gebucht.
• Feiertage importieren, damit Sondertage das Soll reduzieren: Feiertage & Schulferien.
• Startsalden bei Produktivstart über Arbeitszeiten → Arbeitsstunden buchen im Profil übernehmen.
• Eine Person ohne Arbeitszeitmuster hat kein Soll und keine Buchung; eine Person mit Muster, aber ohne Vertrag, hat ein Stundenkonto, aber keine Überstundenregel.

Arbeitszeit, Stundenkonto und Überstunden · Praxisfall Arbeitszeitkonto

Stufe 3: Regeln und Verstöße

Mit dieser Stufe prüft artwork beim Einteilen das Arbeitszeitgesetz, Tarifregeln wie TVöD oder NV Bühne und eigene Hausregeln und verwaltet ersatzfreie Tage. Regeln hängen an Verträgen: Eine Regel gilt nur für Personen, deren heute gültiger Vertrag der Regel zugewiesen ist. Ohne Stufe 2 greift deshalb keine Regel.

• Verstöße erscheinen im Dienstplan als farbige Markierung, unter Offene Verstöße und in der Übersicht ersatzfreie Tage.
• Die Tabs Regeln & Verstöße und Offene Verstöße verlangen zusätzlich das Recht Schichten planen.
• Freelancer*innen und Dienstleister werden nicht geprüft.

Regeln & Verstöße

Jederzeit zuschaltbar

Schichteinstellungen im Detail · Festschreiben & Freigabe

Was ihr weglassen könnt

Für einen schlanken Start reicht Stufe 1. Diese Teile könnt ihr ohne Nebenwirkung weglassen oder ausgeschaltet lassen:

Abhängigkeiten auf einen Blick

• Gewerk braucht vorher angelegte Funktionen.
• Schicht braucht ein Gewerk mit mindestens einer Funktion.
• Einteilen braucht eine Person mit Arbeitsprofil (Schalter, Gewerk, Funktion) und eine planende Person mit Schichten planen, die das Gewerk planen darf.
• Festschreiben braucht Dienstpläne festschreiben; mit Freigabe-Workflow zusätzlich eine freigabeberechtigte Person.
• Soll und Stundenkonto brauchen ein Arbeitszeitmuster an der Person und die eingeschaltete Arbeitszeitberechnung.
• Überstunden brauchen zusätzlich einen Vertrag mit aktiver Überstundenregel.
• Regeln brauchen einen Vertrag, der der Regel zugewiesen und heute gültig ist.
• Ruhezeit zwischen Schichtgruppen braucht Schichtgruppen an den Schichten.

Varianten

• Kleines Haus: ein Gewerk Technik mit den Funktionen Fachkraft und Aushilfe, alle Planer*innen dürfen planen, Arbeitszeitberechnung aus. Einrichtung in einer Stunde.
• Haus mit Auszubildenden: ein Gewerk Auszubildende, Universell einsetzbar, mit der Funktion Aushilfe; Azubis lassen sich so in jedem Gewerk auf Aushilfsplätze einteilen.
• Tarifgebundenes Haus: Stufe 2 mit einem Vertrag je Tarifgruppe, Stufe 3 mit den gesetzlichen Standardregeln und zusätzlichen Tarifregeln, die denselben Verträgen zugewiesen werden.

Weiter mit der Einrichtung der Projektansicht oder zurück zur Einrichtung für Administrator*innen.

Die Projektansicht ist ein Baukasten: Admins legen fest, welche Tabs es gibt, welche Bausteine (Komponenten) darauf liegen und wer was sieht. Die Einstellungen gelten für alle Projekte. Diese Seite führt in der Reihenfolge durch die Einrichtung, in der die Teile aufeinander aufbauen.

Die Builder-Kette

Alle vier Bereiche nutzen denselben Vorrat an Komponenten:

Die mitgelieferten Spezialkomponenten (Kalender, Schichten, Budget, Projektteam, Künstler*innenaufenthalte, BI-Kennzahlen …) bringen eigene Logik mit und lassen sich nicht löschen.

Stufe 1: Mit den Standard-Tabs starten

Ein neues Haus hat sechs fertige Tabs: Projektinformationen, Ablaufplan, To-do-Listen, Schichten, Budget und Kommentare. Damit ist die Projektansicht ohne weitere Einrichtung nutzbar.

• Prüft, welche Tabs euer Haus nicht braucht, und löscht sie. Fehlende Standard-Tabs holt Tab aus Vorlage anlegen jederzeit zurück.
• Legt fest, welcher Tab sich beim Öffnen eines Projekts zuerst öffnet (Schalter Standard am Tab). Ohne Festlegung ist es der erste Tab, den die Person sehen darf.
• Behaltet mindestens einen Tab, der Sichtbar für alle ist.

Tabs & Bausteine

Stufe 2: Eigene Inhalte ergänzen

Themen- oder abteilungsbezogen schneiden

Tabs lassen sich auf zwei Arten schneiden. Jedes Haus wählt frei, beide Arten lassen sich auch mischen.

Eine Komponente in mehreren Tabs

Dieselbe Komponente darf in beliebig vielen Tabs liegen. Sie zeigt in jedem Tab denselben Datensatz des Projekts: Was jemand im Tab Technik in das Feld Technische Anforderungen schreibt, steht sofort auch im Tab Produktion. So gibt es für jede Information genau eine Stelle, an der sie gepflegt wird, auch wenn mehrere Abteilungen sie brauchen.

• Besonders nützlich bei abteilungsbezogenen Tabs mit eingeschränkter Sichtbarkeit: Gemeinsame Felder liegen in mehreren Abteilungs-Tabs, vertrauliche nur in einem.
• Die Palette zeigt mit Verwendet: N, in wie vielen Tabs eine Komponente liegt.
• Die Berechtigungen hängen an der Komponente, nicht an der Platzierung. Wer an einer Stelle andere Rechte braucht, legt eine zweite Komponente an.
• Auch Ordner teilen ihren Inhalt: Derselbe Ordner zeigt in jedem Tab dieselben Komponenten.

Stufe 3: Sichtbarkeit und sensible Daten

Sichtbarkeit wirkt auf drei Ebenen, die zusammenkommen müssen:

1. Projektzugriff – wer im Projektteam ist oder globale Projektrechte hat.
2. Tab-Sichtbarkeit – Sichtbar für alle oder nur ausgewählte Nutzer*innen und Teams. Eingeschränkte Tabs lassen sich auch über einen direkten Link nicht öffnen.
3. Komponenten-Berechtigungen in den Komponenten-Einstellungen – Keine weitere Einschränkung, Sichtbar für alle mit Projektzugriff, bearbeiten dürfen zusätzlich nur … oder Sehen dürfen nur die Folgenden …. Sie schränken nur ein und erweitern nie; bearbeiten setzt immer Schreibrecht im Projekt voraus.

Admins und Personen mit Schreibrechte für alle Projekte sind von den Einschränkungen nicht betroffen.

Dokumente gezielt verteilen

Die Komponente Dokumente zeigt die Dateien der Tabs, die ihr beim Platzieren auswählt (Nur aktuellen Tab einbeziehen oder Tabs auswählen). Hochgeladene Dateien gehören zu dem Tab, in dem sie hochgeladen wurden. Damit lassen sich sensible Unterlagen schützen:

• Im eingeschränkten Tab Verwaltung liegt eine Dokumente-Komponente, die nur diesen Tab einbezieht. Verträge und Kalkulationen, die dort hochgeladen werden, erscheinen in keinem anderen Tab.
• Im allgemeinen Tab Projektinformationen liegt eine Dokumente-Komponente, die Projektinformationen, Technik und Presse einbezieht – nicht aber Verwaltung.
• Alle Dokumente zeigt alle Dateien des Projekts aus den Tabs, die die jeweilige Person sehen darf.
• Die Auswahl der Tabs lässt sich an der Platzierung über Bearbeiten ändern.

Kommentare und To-do-Liste funktionieren ebenso: Beim Platzieren wählt ihr, aus welchen Tabs sie Inhalte sammeln. Diese Auswahl ändert ihr, indem ihr die Komponente entfernt und neu platziert.

Externe Zugänge

Wird ein Tab für externe Personen freigegeben, sehen sie alle extern anzeigbaren Komponenten dieses Tabs, unabhängig von internen Berechtigungen. Legt dafür einen eigenen Tab an, am einfachsten über Tab aus Vorlage anlegen → Abfrage Produktion. Externer Zugriff

Stufe 4: Drucklayouts

Drucklayouts machen aus den Projektdaten ein PDF. Bewährt hat sich, statt eines allgemeinen Layouts mehrere standardisierte Exporte für feste Anlässe zu bauen. Jedes Layout bleibt dadurch kurz, und die Person, die druckt, muss nichts mehr auswählen.

• Druckbar sind die eigenen Komponenten (außer Ordnern) und die meisten Spezialkomponenten. Nicht druckbar sind die Komponenten mit Tab-Auswahl (Dokumente, Kommentare, To-do-Liste), Kalender, Budget (Tabelle) und die Sage-Rechnungsübersicht; für Listen gibt es die Varianten Alle Dokumente, Alle Kommentare und Alle To-do-Listen.
• Neu angelegte Komponenten können bis zu zehn Minuten brauchen, bis sie in der Palette der Drucklayouts erscheinen.

Drucklayouts

Stufe 5: Projektliste anpassen

Der Projektübersicht-Builder bestimmt die Spalten der Projektliste für alle Nutzer*innen, zum Beispiel Sparte, Projektleitung oder eine Auswahlliste Status Vertrag. Projekttitel und Aktionen sind fest; jede Komponente kann einmal als Spalte vorkommen. Spalten aus Komponenten mit eingeschränkter Sichtbarkeit sehen nur Personen mit Recht. Projektübersicht-Builder

Abhängigkeiten auf einen Blick

Was ihr weglassen könnt

Häufige Stolpersteine

• Ein Tab ist für niemanden sichtbar: eingeschränkt, aber ohne ausgewählte Personen oder Teams. Die Tab-Karte zeigt dann Kein Zugriff konfiguriert.
• Ein Feld ist in einem Tab leer, im anderen gefüllt: Es sind zwei verschiedene Komponenten mit gleicher Beschriftung. Die Zahl unter Verwendet zeigt, ob eine Komponente mehrfach platziert ist.
• Ein Dokument ist „verschwunden“: Es liegt in einem Tab, den die Dokumente-Komponente nicht einbezieht.
• Eine Komponente löschen entfernt auch alle Werte, die in Projekten bereits eingetragen sind.

Zurück zur Einrichtung für Administrator*innen oder weiter zur Einrichtung des Dienstplans.

artwork zeigt jeder Person nur, was ihre Rechte und die aktivierten Module erlauben. Deshalb sieht der Einstieg für die Disposition anders aus als für eine Person, die nur ihren Einsatzplan liest. Wähle die Seite, die deiner Aufgabe am nächsten kommt – viele Menschen im Haus vereinen zwei Rollen und lesen zwei Seiten.

Jede Rollenseite hat denselben Aufbau: Deine wichtigsten Seiten, Die ersten Aufgaben, Einstellungen, die dir helfen und Rechte, die du brauchst. Die Rechte sind als Rollenbild aus den Rechte-Vorlagen benannt; eure Administration kann sie so vergeben.

Du planst, was wann in welchem Raum stattfindet. Dein Werkzeug ist der Kalender; das Projekt liefert dir den Kontext, der Dienstplan folgt deinen Terminen.

Deine wichtigsten Seiten

Die ersten Aufgaben

Einstellungen, die dir helfen

• Die Setups Wochenblick der Disposition und Spielzeit im Überblick unter Empfohlene Einstellungen.
• Wiederholungstermin und Projektstatus auf den Kacheln, damit du Serien und unsichere Projekte sofort erkennst.
• Geplante Termine anzeigen, um Planungskalender und Kalender in einem Bild zu sehen.
• Freie Räume anzeigen und Angrenzende Räume einbeziehen im Filter, wenn du einen Raum für eine laute Veranstaltung suchst.
• Projektsuche in der Funktionsleiste, um nur eine Produktion in ihrem Zeitraum zu bearbeiten.

Rechte, die du brauchst

Rollenbild Disposition / Raumplanung: Termine fest planen (oder Raumbelegungen anfragen, wenn Raumadmins freigeben), Planungskalender einsehen und Geplante Termine bearbeiten für die Vorplanung, gegebenenfalls Raumverwaltung und Termineinstellungen, wenn du Räume und Terminarten selbst pflegst. Details unter Kalender & Termine.

Du besetzt die Termine deines Hauses oder deines Gewerks mit Personal. Der Dienstplan ist deine Hauptansicht; Termine kommen aus dem Kalender, Personen und ihre Verträge aus der Nutzerverwaltung.

Deine wichtigsten Seiten

Die ersten Aufgaben

Einstellungen, die dir helfen

• Die Setups Wochenplanung, Restbedarf abarbeiten und Nur Personal im Blick unter Empfohlene Einstellungen.
• Funktionen einblenden, damit die fehlende Funktion auf der Karte steht; Beschreibung einblenden für Treffpunkt und Aufgabe.
• Zoom 75 % für zwei Wochen nebeneinander – zum Einteilen zurück auf 100 %.
• Schichtvorlagen und Vorlagengruppen für Standardbesetzungen einer Vorstellung.
• Hilfe & Legende im Dienstplan erklärt jeden Marker.

Rechte, die du brauchst

Rollenbild Dienstplanung: Dienstpläne einsehen, Schichten planen (als Planer*in im jeweiligen Gewerk eingetragen), Dienstpläne festschreiben, für Verfügbarkeiten anderer Verfügbarkeiten anderer pflegen, für Stundenkonten Stundenkonten sehen. Details unter Dienstplan.

Du verantwortest eine Produktion oder eine Reihe. Dein Zuhause ist das Projekt: Es bündelt alles, was dazugehört, und du entscheidest, wer im Team was sehen und ändern darf.

Deine wichtigsten Seiten

Die ersten Aufgaben

Einstellungen, die dir helfen

• Anpinnen der laufenden Produktionen und der Filter Nur Projekte, in deren Team du bist in der Projektliste.
• Projektsuche im Kalender und Dienstplan, um nur deine Produktion in ihrem Zeitraum zu sehen.
• Im Kalender Projektstatus und Projektleitungen auf den Kacheln, damit Rückfragen bei dir landen.
• Link kopieren im Projektkopf, um Kolleg*innen direkt in den richtigen Tab zu schicken.
• Verlauf im Projektkopf, wenn du wissen willst, wer was geändert hat.

Rechte, die du brauchst

Rollenbild Produktionsleitung: Eigene Projekte anlegen, Projektleitung sein, Lese- oder Schreibrechte je nach Hausregel für fremde Projekte, Vertragsbausteine & Projektverträge verwalten nach Bedarf, für Budgets den Budgetzugriff im Projektteam. Details unter Projekte und So greifen die Projektrechte ineinander.

Du arbeitest in einem Gewerk oder einer Abteilung und nutzt artwork vor allem, um zu wissen, wann und wo du eingeteilt bist, und um dem Haus mitzuteilen, wann du kannst. Vieles davon geht auch am Handy.

Deine wichtigsten Seiten

Die ersten Aufgaben

Einstellungen, die dir helfen

• Meine Zahlen im Einsatzplan: Soll, Geplant, Überstunden, freie Tage.
• Im Kalender die Anzeigeoption Schichten anzeigen (falls du Dienstpläne sehen darfst), um Termine und Dienste zusammen zu sehen.
• Projektwunsch eintragen, wenn du bei einer Produktion gern dabei wärst.
• Der Chat für kurze Absprachen mit Kolleg*innen – Chat.

Rechte, die du brauchst

Rollenbild Basis (alle Mitarbeitenden): Mein Einsatzplan sehen, Dienstplan-Kalender abonnieren, gegebenenfalls Darf Schichten annehmen/ablehnen und Leserechte auf Kalender und die Projekte, in deren Team du stehst. Mehr brauchst du für die eigene Arbeit nicht; wer plant, liest Dienstplanung.

Du verantwortest Technik, Fundus oder Werkstatt. artwork hilft dir, zu wissen, was wann wo ist, und Material für Produktionen und Externe verbindlich zu reservieren. Dazu kommt oft der Blick in den Dienstplan deines Gewerks.

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Die ersten Aufgaben

Einstellungen, die dir helfen

• Artikelbilder in Übersicht ausblenden, wenn du lieber viele Zeilen siehst; Inventarnummer als Name anzeigen für Einzelinventar.
• Nur verplante Artikel in der Artikelplanung, um nur belegtes Material zu sehen.
• Nur überfällige Rückgaben im externen Ausgabebuch.
• Im Dienstplan das Setup Nur Personal im Blick, wenn dich die Termin-Kacheln stören – Empfohlene Einstellungen.
• Im Kalender Schichten anzeigen plus Filter Nur Schichten anzeigen, die nicht voll besetzt sind.

Rechte, die du brauchst

Rollenbild Lager / Inventar: Inventar anlegen und bearbeiten, Disposition, Materialausgabe; für Einstellungen (Kategorien, Eigenschaften) das Inventar-Einstellungsrecht. Für den Dienstplan Dienstpläne einsehen oder als Gewerkeleitung Schichten planen. Details unter Inventar & Materialausgabe.

Du arbeitest in Buchhaltung, Controlling, Vertragsverwaltung oder Personalverwaltung. Produktionen legen ihre Budgets, Verträge und Arbeitszeiten in artwork an; du prüfst, gibst frei, ordnest Fördermittel zu und wertest aus – ohne dass Zahlen zwischen Tabellen hin- und herkopiert werden müssen.

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Die ersten Aufgaben

Wenn du auch Personal verwaltest

• Verträge und Arbeitszeitmuster unter Vertrag & Arbeitszeit jeder Person zuweisen; erst damit gibt es Soll, Ist und Überstunden. Vertrag & Arbeitszeit
• Stunden nachbuchen, gutschreiben oder abziehen und das Stundenkonto prüfen. Arbeitszeiten
• Überstunden auszahlen. Überstunden auszahlen
• Ersatzfreie Tage und Regelverstöße nachhalten. Regeln & Verstöße

Einstellungen, die dir helfen

• In der Projektliste den Filter Nur Produktionen mit BI-Daten oder nach Projektstatus, um nur abrechnungsrelevante Projekte zu sehen.
• Gespeicherte Filter in der Vertragsliste für wiederkehrende Auswertungen, etwa „KSK-pflichtig, laufende Spielzeit“.
• Budget-Stichtag beim Anlegen von Projekten abfragen lassen, damit der Export nach Stichtag vollständig ist.
• Benachrichtigungen für Budget-Verifizierungen und Dokumentenanfragen als E-Mail, damit nichts liegen bleibt. E-Mail & Push

Rechte, die du brauchst

Rollenbilder Buchhaltung / Controlling (Budgets und Finanzierungsquellen), Vertrags- & Dokumentenverwaltung (Verträge und Dokumentenanfragen) und Personalverwaltung (Profile, Verträge, Arbeitszeiten). Für alle Projektbudgets braucht es Globaler Budgetzugriff, sonst den Budgetzugriff im jeweiligen Projektteam; Sage-Daten sind eigene Rechte. Details unter Budget & Finanzierung, Dokumente & Verträge und Personal.

Du hast die Rolle artwork admin oder die Einstellungsrechte einzelner Bereiche. Du siehst immer alles – gerade deshalb lohnt der Blick durch die Augen einer Rolle ohne Admin-Rechte.

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Die ersten Aufgaben

Einstellungen, die dir helfen

• Die Banner Wie funktioniert dieser Bereich? auf jeder Einstellungsseite; sie nennen Abhängigkeiten zwischen Bereichen.
• Die Seite Rechte erklärt (in der Nutzerverwaltung) als druckbare Referenz aller Rechte für Schulungen.
• Rechte 1:1 von einer anderen Person übernehmen, wenn ein Rollenbild nicht passt.
• Der Änderungsverlauf der Rechte je Person bei Rückfragen.
• Das Spielzeitfenster bewusst zum Saisonwechsel setzen – es steuert BI und Kennzahlen.

Rechte, die du brauchst

Die Rolle artwork admin umfasst alle Rechte. Für Fachadministrationen ohne Vollzugriff gibt es die Einstellungsrechte je Bereich (Termineinstellungen, Kalender-Einstellungen, Raumverwaltung, Schichteinstellungen, Projekteinstellungen, Inventar-Einstellungen, CRM verwalten, Tooleinstellungen, Personalverwaltung …) – siehe Systemeinstellungen und Schnittstellen.

Die Modulkapitel erklären jede Funktion für sich. Im Alltag greifen aber mehrere Module ineinander: Ein Gastspiel braucht Kalender, Projekt, Dienstplan, CRM und Inventar zugleich. Die Praxisfälle zeigen solche Wege einmal komplett – als Ausgangspunkt, den ihr an euer Haus anpasst.

Jeder Praxisfall hat denselben Aufbau: Ausgangslage, Beteiligte und Rechte, Ablauf mit Links, Stolpersteine und Varianten. Wenn euer Haus einen Ablauf anders lebt, ist die Stelle im Modulkapitel der richtige Ort zum Nachschlagen.

Ausgangslage

Eine Produktion hat drei Vorstellungen im Großen Saal. Für jede Vorstellung braucht es Bühne, Licht, Ton und Einlass mit festen Besetzungen; die Technik hat außerdem am Vorstellungstag einen Aufbau. Am Ende soll jede Person wissen, wann sie dran ist, und der Plan soll am Schwarzen Brett hängen.

Beteiligte und Rechte

Ablauf

Stolpersteine

• Termin fehlt im Schichten-Tab: Terminart nicht schichtrelevant, oder der Termin hat kein Projekt.
• Person fehlt im Personenbereich: Arbeitsprofil ohne Darf zu Schichten eingeteilt werden oder ohne dieses Gewerk.
• Änderung nach dem Festschreiben: möglich, aber sie erscheint in Änderungen nach Festschreibung und muss quittiert werden – die Betroffenen werden informiert. Festgeschriebene Schicht ändern
• Aufbau am Vortag bis nach Mitternacht: Schichten über Mitternacht belegen beide Tage; Ruhezeit-Regeln prüfen das.

Varianten

• Ohne Projekt: Schichten lassen sich auch frei in der Raumzelle des Dienstplans anlegen, etwa für Hausdienste. Schichten ohne Raum oder Termin
• Mit Freigabe-Workflow: Die Gewerkeleitung reicht ein, die Betriebsleitung gibt frei; der Wochenstatus zeigt, welche Wochen noch offen sind.
• Mit Arbeitszeitplanung: Verträge und Arbeitszeitmuster machen aus dem Plan Stundenkonten und Überstunden. Vertrag & Arbeitszeit

Ausgangslage

Ein zehntägiges Festival mit dreißig Veranstaltungen in fünf Räumen. Jede Veranstaltung hat eigene Künstler*innen, Termine und ein eigenes Budget; das Festival als Ganzes braucht eine Gesamtübersicht, ein Gesamtbudget und ein Team, das alles sieht.

Beteiligte und Rechte

Ablauf

Stolpersteine

• Die Projektliste zeigt nur die Gruppe: Filter Nur Projektgruppen oder Nur Projekte ohne Gruppe prüfen.
• Das Gesamtbudget stimmt nicht: Nur Spalten mit dem Kennzeichen relevant für Budget fließen in die Aggregation ein. Budgetrelevante Spalte
• Schichten: Sie gehören immer zum Einzelprojekt, nie zur Gruppe; im Dienstplan hilft der Projektmodus je Einzelprojekt.

Varianten

• Spielzeit statt Festival: Eine Gruppe pro Spielzeit oder Sparte funktioniert genauso; die Gruppe ist ein Ordnungsmittel, keine Terminreihe.
• Vorplanung: Programmideen zuerst im Planungskalender mit Projekten im Status in Planung, bis das Programm steht.

Ausgangslage

Eine Compagnie aus dem Ausland gastiert mit sieben Personen für vier Tage. Das Haus braucht Rider, Reisedaten, Namen aller Anreisenden, Bild- und Pressematerial, bucht ein Hotel, zahlt Tagegeld und schließt einen Gastspielvertrag.

Beteiligte und Rechte

Ablauf

Stolpersteine

• Externe sehen zu viel: Die externe Person sieht alle Komponenten des freigegebenen Tabs, unabhängig von internen Sichtbarkeiten. Deshalb ein eigener Abfrage-Tab, nie der interne Produktionstab.
• Upload geht nicht: Der Dateiupload für Externe ist ein eigener Schalter in den Einstellungen für externen Zugriff.
• Unterkunft fehlt in der Auswahl: Unterkünfte sind CRM-Kontakte; Zimmertypen und Preise werden am Kontakt gepflegt.
• Tagegeld ohne Adresskopf: Name, Adresse und E-Mail für den Adresskopf stehen unter Kommunikation & Rechtliches.

Varianten

• Ohne externen Zugriff: Die Produktionsleitung füllt den Abfrage-Tab selbst und gibt ihn als Drucklayout-PDF an die Compagnie. Drucklayouts
• Wiederkehrende Gäste: Der Kontakt bleibt im CRM; beim nächsten Gastspiel wird nur der Zugang erneut eingeladen und der Tab neu freigegeben.

Ausgangslage

Ein befreundetes Haus leiht für zwei Wochen zwölf Scheinwerfer, ein Mischpult und einen Satz Funkgeräte. Das Material muss in dieser Zeit für eigene Produktionen gesperrt sein, der Verleih dokumentiert und die Rückgabe mit Mängeln erfasst werden.

Beteiligte und Rechte

Ablauf

Stolpersteine

• Verfügbarkeit ist niedriger als der Bestand: Nur Stücke im Status Einsatzbereit zählen; überlappende Ausgaben werden mit ihrer höchsten gleichzeitigen Menge abgezogen.
• Keine Erinnerung: Ohne eingetragene ausgebende Person wird keine Rückgabe-Erinnerung verschickt.
• Überfällige Leihen finden: Filter Nur überfällige Rückgaben im externen Ausgabebuch.

Varianten

• Interne Ausgabe für eine eigene Produktion: gleicher Weg im Internen Materialausgabe-Buch oder direkt im Baustein Materialausgabe des Projekts, mit Projekt- und Raumbezug. Interne Materialausgabe anlegen
• Sonderartikel für Dinge, die nicht im Katalog stehen (Leihmaterial Dritter, Verbrauchsmaterial). Sonderartikel
• Wiederkehrende Leihen: Material aus anderer Materialausgabe kopieren übernimmt Artikel und Mengen des letzten Vorgangs.

Ausgangslage

Eine Firma mietet den Großen Saal für eine Abendveranstaltung. Sie bringt eigene Technik mit, braucht aber Einlasspersonal, einen Techniker des Hauses und zehn Stehtische aus dem Fundus. Das Haus schließt einen Mietvertrag und stellt Miete sowie Personal in Rechnung.

Beteiligte und Rechte

Ablauf

Stolpersteine

• Der Saal wirkt frei, obwohl angefragt: Offene Raumanfragen sind im Kalender als Anfrage markiert; Raumadmins sehen sie unter Terminüberprüfungen.
• Laute Nachbarn: Die Termin-Eigenschaft Es wird laut und Angrenzende Räume einbeziehen im Filter zeigen, ob gleichzeitig eine Probe nebenan liegt.
• Vermietungen verzerren Auswertungen: Eine eigene Projektkategorie hält sie im BI-Dashboard getrennt.

Varianten

• Mehrtägige oder wiederkehrende Vermietung: eine Serie mit Ende nach Datum oder Anzahl. Wiederholen
• Mieter bringt Material mit, leiht aber Technik: eine externe Materialausgabe als Leihschein, siehe Material an Externe verleihen.

Ausgangslage

Die künstlerische Leitung und die Disposition planen im Frühjahr die nächste Spielzeit: Premieren, Wiederaufnahmen und Gastspiele stehen erst als Entwurf fest, einige Termine gibt es in zwei Varianten. Technik und Gewerke sollen die Entwürfe noch nicht sehen, später aber eine verbindliche Planung bekommen.

Beteiligte und Rechte

Ablauf

Stolpersteine

• Kolleg*innen sehen Entwürfe: Wer Planungskalender einsehen hat, sieht sie im normalen Kalender, wenn Geplante Termine anzeigen an ist; das ist eine persönliche Einstellung.
• Planungstermine erzeugen keine Raumanfragen: Raumfreigaben entstehen erst bei der Übernahme; plant Rückfragen der Raumadmins ein.
• Termine ohne Projektzuordnung: Sie folgen nicht dem Projektstatus und müssen einzeln übernommen werden.

Varianten

• Direkte Buchung im Haus: Mit „Termine immer direkt buchbar“ entfällt die Prüfung; Als feste Termine übernehmen bucht sofort. Termine immer direkt buchbar
• Festival: Die Entwürfe einer Projektgruppe lassen sich über den Projektstatus-Filter gezielt ansehen, siehe Festival als Projektgruppe.

Ausgangslage

Eine Produktion probt sechs Wochen lang montags bis freitags von 10 bis 14 Uhr auf der Probebühne, in der letzten Woche auf der Großen Bühne. Einzelne Proben verschieben sich, die Endproben haben einen festen Tagesablauf, und die Technik braucht zu den Bühnenproben Personal.

Beteiligte und Rechte

Ablauf

Stolpersteine

• Eine Änderung trifft zu viele Termine: Beim Speichern entscheidet die Wahl Nur dieser Termin, Dieser und folgende oder Ganze Serie. Abweichende Termine bleiben bei Serienänderungen erhalten.
• Versehentlich gelöscht: Serientermine landen im Papierkorb; Serie wiederherstellen holt alle zurück. Terminserien wiederherstellen
• Timeline ohne Recht: Anlegen darf, wer im Projekt Schreibrecht hat; ein Dienstplan-Recht ist nicht nötig.

Varianten

• Viele unregelmäßige Proben: statt einer Serie im Ablaufplan des Projekts tabellarisch anlegen. Mehrere Termine gemeinsam anlegen
• Proben im Dienstplan ohne Termin-Kacheln: Wer nur das Personal plant, schaltet im Dienstplan Termine anzeigen aus.

Ausgangslage

Eine Technikerin arbeitet 39 Stunden pro Woche nach Tarifvertrag. Sie wird in Schichten eingeteilt, hat Bürotage ohne Schicht, bleibt an Vorstellungsabenden länger und soll am Quartalsende ihre Überstunden sehen, abbauen oder ausgezahlt bekommen.

Beteiligte und Rechte

Ablauf

Stolpersteine

• Soll zeigt „–“ und „Arbeitszeitmuster fehlt“: Der Person ist kein Muster zugewiesen, oder es gilt nicht für diesen Zeitraum.
• Ist weicht vom Dienstplan ab: Individuelle Schichtzeiten einer Person zählen statt der Schichtzeit; eine genehmigte Zeitanpassung ersetzt sie.
• Feiertag ohne Soll-Minderung: Der Feiertag ist nicht als Sondertag markiert, oder der Vertrag hat die Sondertag-Regel nicht aktiv. Sondertage

Varianten

• Dreimonatsdurchschnitt statt Tagessoll: Verträge können das Soll über einen Ausgleichszeitraum rechnen. Dreimonatsdurchschnitt
• Monatsabschluss für ein ganzes Gewerk: Die Excel-Arbeitszeit-Übersicht pro Gewerk listet Soll, Ist und Saldo aller Personen eines Gewerks je Monat. Arbeitszeit-Übersicht pro Gewerk

Dieser Index ist für die Situation gedacht, in der du gerade in artwork arbeitest und einen konkreten Handgriff suchst. Jede Zeile führt direkt zum passenden Abschnitt. Fehlt eine Aufgabe, hilft die Suche oben links; die Modulkapitel sind vollständiger als dieser Index.

Kalender und Termine

Räume und Termin-Einstellungen

Dienstplan

Arbeitszeit und Personen

Projekte, Budget und Dokumente

Inventar

CRM und Externe

Benachrichtigungen und System

artwork verwendet einige Begriffe anders, als man sie aus anderen Werkzeugen oder dem eigenen Haus kennt. Hier steht jeder Begriff mit einer kurzen Erklärung und dem Link zum ausführlichen Kapitel. Synonyme in Klammern führen in der Suche ebenfalls zum Begriff.

A–F

G–P

R–Z

Das Dashboard ist deine persönliche Startseite in Artwork. Es beantwortet vor allem die Frage: Was ist heute für mich wichtig? Die Inhalte werden aus Kalender, Dienstplan, Aufgaben und Benachrichtigungen zusammengeführt. Das Dashboard ist eine Arbeitsübersicht; gepflegt werden die Informationen in den jeweiligen Fachbereichen.

Schnellzugriffe und Kennzahlen

Oben findest du direkte Links zu Kalender, Dienstplan, Aufgaben und Benachrichtigungen. Der Dienstplan-Link erscheint nur, wenn du den Bereich sehen darfst.

Vier Kennzahlen fassen den aktuellen Tag zusammen:

Diese Zahlen sind persönlich. Eine Kollegin oder ein Kollege kann am selben Tag andere Werte sehen, weil Projektzugehörigkeit, Einsatzplanung, Aufgaben und Lesestatus unterschiedlich sind.

Heutige Termine

Die Terminkarten sind nach Beginn sortiert. Du siehst Termintyp und Terminbezeichnung beziehungsweise Projekt, Start und Ende oder die Kennzeichnung Ganztägig sowie den Raum. Mit Im Kalender öffnen springst du zum Termin im Kalender und kannst dort – abhängig von deinen Rechten – weitere Angaben ansehen oder bearbeiten.

Das Dashboard zeigt nicht pauschal alle Termine der Organisation, sondern heutige Termine aus Projekten, denen du zugeordnet bist. Nutze die vollständige Kalenderansicht, wenn du weitere Projekte, Tage oder Räume betrachten möchtest.

Heutige Schichten und individuelle Zeiten

Im Abschnitt Schichten heute werden deine Einsatzschichten und deine für heute geltenden individuellen Zeiten chronologisch dargestellt. Deine Tagesdienste stehen darüber als eigene Balken — je Dienst ein Balken mit Icon und Name in der Farbe des Tagesdiensts. Ganztägige Einträge stehen am Tagesanfang.

Die Schichtkarten entsprechen denen aus Mein Einsatzplan und zeigen den Kontext der Schicht, soweit gepflegt: Projekt, Termin, Gewerk und Funktion, Zeitraum, Pause und Raum. Außerdem:

• Kolleg*innen — wer mit dir in der Schicht eingeteilt ist.
• Zu-/Absage — bei aktiver Schichtbestätigung siehst du deinen Antwortstatus (Angefragt, zugesagt, abgesagt). Hast du das Recht Darf Schichten annehmen/ablehnen, kannst du direkt auf der Karte zusagen oder absagen, optional mit Kommentar.
• Notiz — deine individuelle Schichtnotiz ist direkt auf der Karte bearbeitbar.
• Projektlink — ein Klick auf die Produktion springt zum Tag der Schicht im Schichten-Tab des Projekts; das funktioniert auch für Projektteammitglieder ohne zusätzliche Dienstplan-Rechte.

Der Zähler umfasst sowohl Schichten als auch individuelle Zeiten. Wenn du zwar eine individuelle Zeit, aber keine Einsatzschicht hast, ist der Bereich daher nicht leer. Über zum Dienstplan öffnest du die ausführliche Planung.

Heutige Benachrichtigungen

Eine zentrale Ankündigung der Organisation kann mit Titel, Text und Bild prominent erscheinen. Darunter zeigt Artwork deine heute eingegangenen, ungelesenen Benachrichtigungen. Bei mehr als fünf Einträgen wechselst du seitenweise vor und zurück.

Benachrichtigungen können Links und Aktionen zu ihrem Ursprung enthalten, zum Beispiel zu einem Projekt, Termin oder Schichtvorgang. Zu den Benachrichtigungen öffnet das vollständige Benachrichtigungszentrum, in dem auch ältere Meldungen und persönliche Einstellungen verfügbar sind.

Nächste Aufgaben

Artwork zeigt bis zu fünf offene Aufgaben, die dir direkt zugewiesen sind oder aus einer eigenen Checkliste stammen. Aufgaben mit Frist werden zuerst nach dem frühesten Termin sortiert; überfällige Fristen erscheinen auffällig. Du siehst Aufgabenname, Beschreibung und gegebenenfalls den Projekt- und Checklistenkontext.

Mit dem Kontrollkästchen kannst du eine Aufgabe direkt als erledigt markieren. Der Projektlink öffnet die passende Checkliste. Für alle Aufgaben, Filter und weitere Bearbeitungsmöglichkeiten wechselst du über Zur Aufgabenübersicht in den To-do-Bereich.

Wenn Angaben fehlen

• Ein fehlender Termin kann bedeuten, dass du dem Projekt nicht zugeordnet bist oder der Termin nicht auf heute fällt.
• Eine fehlende Schicht kann an der Einsatzzuweisung oder am Datum liegen.
• Der Dienstplan-Link fehlt ohne die erforderliche Berechtigung.
• Das Dashboard zeigt nur eine Auswahl offener Aufgaben, nicht zwingend den gesamten Aufgabenbestand.
• Bereits gelesene oder ältere Benachrichtigungen findest du im Benachrichtigungszentrum.

Prüfe bei Unklarheiten zuerst den jeweiligen Fachbereich. Dort stehen vollständige Filter, Zeiträume und Detailinformationen zur Verfügung.

Projekte sind die zentrale Klammer in Artwork: eine Produktion, ein Konzert, eine Festival-Ausgabe oder eine Veranstaltungsreihe — mit eigenem Team, Terminen, Budget, To-do-Listen, Dokumenten und Schichten. Fast alles im System kann einem Projekt zugeordnet werden: Kalendereinträge, Schichten, Verträge, Finanzierungsquellen.

Ein Projekt ist damit mehr als eine digitale Projektmappe. Änderungen an einer Stelle wirken in den verbundenen Modulen weiter: Termine bilden den Projektzeitraum, Schichten erscheinen im Dienstplan, Budgetdaten können in Projektgruppen zusammenlaufen und Dokumente bleiben direkt bei der Produktion auffindbar. Für den Arbeitsalltag bedeutet das: Stammdaten werden nur einmal gepflegt und anschließend von Planung, Technik, Verwaltung und Kommunikation gemeinsam genutzt.

Zentrale Begriffe

Alles ist zusammensteckbar

Anders als die meisten Module ist die Projektansicht kein festes Layout: Administrator*innen bauen die Tabs aus Bausteinen zusammen — Standardbausteine wie Kalender, Budget, Schichten oder Kommentare, plus eigene Felder (Checkboxen, Texte, Auswahllisten, Links). Sichtbarkeit und Bearbeitung lassen sich zusätzlich pro Baustein einschränken. Wie deine Projektansicht aussieht, hängt also von der Konfiguration deines Hauses ab; diese Doku beschreibt die Standard-Tabs der Auslieferung.

Ein typischer Projektablauf

Berechtigungen

Zusätzlich gibt es Rechte pro Projekt (Häkchen Schreibrecht, Projektleitung, Budgetzugriff und Löschzugriff — vergeben über das Projektteam) und Einschränkungen pro Baustein.

So greifen die Projektrechte ineinander

1. Zugriff: Ob ein Projekt geöffnet werden kann, entscheidet die Mitgliedschaft im Projektteam (Person oder Abteilung) oder das globale Recht Leserechte für alle Projekte.
2. Bearbeiten: Schreiben in einem Projekt erfordert Schreibrecht in diesem Projekt — das Häkchen Schreibrecht oder Projektleitung im Projektteam, die Erstellung des Projekts oder die Zugehörigkeit zu einer zugewiesenen Abteilung. Das globale Recht Schreibrechte für alle Projekte gewährt das für jedes Projekt.
3. Bausteine: Die Berechtigungen einzelner Tab-Bausteine (Komponenten-Einstellungen) können diese Rechte nur weiter einschränken, nie erweitern.

Die Projektübersicht öffnest du über Projekte in der Seitenleiste.

Die Projektliste

Die Übersicht ist nicht nur ein Verzeichnis, sondern der persönliche Einstieg in die tägliche Projektarbeit. Sie merkt sich Filter und Sortierung pro Nutzer*in. Dadurch kann sich beispielsweise die Produktionsleitung nur laufende eigene Projekte anzeigen lassen, während die Verwaltung gezielt nach Projektgruppen oder Projekten mit BI-Daten arbeitet.

• Suche — „Projekt oder Künstlerin suchen" findet Projekte auch über ihre verknüpften Künstlerinnen.
• Anpinnen — über das Projektmenü lassen sich Projekte anpinnen; sie erscheinen dann für dich oben im Bereich Gepinnt. Auch bei aktiver Suche bleibt der Bereich stehen und zeigt die angepinnten Projekte, die zur Suche passen; in der normalen Trefferliste erscheinen sie nicht ein zweites Mal.
• Sortieren — alphabetisch oder chronologisch, jeweils auf- und absteigend. Bei Sortierung nach Projektzeitraum stehen Projekte ohne Termine immer am Ende; die Zeitraum-Spalte zeigt nur das Datum ohne Uhrzeit.
• Filter — deine Auswahl wird pro Nutzer*in gespeichert:
  • Nach Art: nur Projektgruppen, nur Projekte
  • Nach Zeit: zukünftige bzw. abgelaufene Projekte anzeigen
  • Sonstige: Projekte ohne Termine ausblenden, nur Projekte ohne Gruppe, nur Projekte mit eigener Teamzugehörigkeit, nur Produktionen mit BI-Daten
  • Projektstatus: nur Projekte bestimmter Status
• Papierkorb — gelöschte Projekte lassen sich wiederherstellen oder endgültig löschen (Berechtigung Löschrecht für alle Projekte).
• Projektliste exportieren — öffnet den Export-Dialog mit bis zu vier Reitern (siehe Exporte aus der Projektübersicht).
• Mehrfachauswahl — berechtigte Personen können mehrere Projekte markieren und gemeinsam in den Papierkorb verschieben.
• Neuer Browser-Tab — Strg-Klick (Windows) bzw. Cmd-Klick (Mac) oder die mittlere Maustaste öffnen ein Projekt in einem neuen Tab.

Das Menü Anpinnen findest du im Drei-Punkte-Menü beim Überfahren der Zeile oder im Rechtsklick-Menü; es steht nur Personen mit Bearbeiten- oder Löschrecht am Projekt zur Verfügung.

Exporte aus der Projektübersicht

Über Zuletzt geöffnetes Projekt gelangst du ohne erneute Suche zurück in deine letzte Projektarbeit; das Dropdown Zuletzt geöffnete Projekte der Projektsuche listet bis zu zehn Produktionen. Angepinnte Projekte sind dagegen eine dauerhafte, persönliche Favoritenliste.

Die Übersicht zeigt nur Projekte, die du sehen darfst — die eigenen, die Team-Projekte und mit Leserechte für alle Projekte alle. Zeilen von Projekten ohne Projektzutritt sind nicht klickbar.

Ein Projekt anlegen

Der Button Neues Projekt öffnet das Anlege-Fenster (Berechtigung Eigene Projekte anlegen & bearbeiten oder höher). Ein Schalter wechselt zwischen Projekt und Projektgruppe.

Neben dem Pflichtfeld Projektname fragt das Fenster — je nach den Erstellungs-Einstellungen deines Hauses — ab:

Wer Projekte anlegt, aber keine globalen Leserechte hat, wird automatisch ins Projektteam aufgenommen — das Projekt bleibt so sichtbar.

Nach dem Speichern öffnet Artwork das neue Projekt. Die Angaben aus dem Anlege-Fenster sind nicht endgültig: Berechtigte Personen können die Basisdaten später über das Projektmenü ändern. Der eigentliche Inhalt — etwa Beschreibung, Team, Termine, Checklisten oder Budget — wird anschließend in den Projekttabs gepflegt.

Bestehende Künstler*innen und CRM-Kontakte

Künstlerinnen können als einfache Namensangabe oder als verknüpfter CRM-Kontakt geführt werden. Eine Verknüpfung ist besonders sinnvoll, wenn Kontaktdaten, Firmenbeziehungen und weitere Projekte derselben Person später wiedergefunden werden sollen. Die Projektsuche berücksichtigt die zugeordneten Künstlerinnen.

Projektgruppen

Eine Projektgruppe ist technisch selbst ein Projekt mit Gruppen-Kennzeichen. Typische Nutzung: ein Festival als Gruppe, die einzelnen Konzerte als Mitglieder. Projekte können beim Anlegen oder später einer Gruppe zugeordnet werden; die Gruppe zeigt ihre Mitglieder in einem eigenen Baustein. Im Budget können Spalten als relevant für Projektgruppen markiert werden — die Gruppe aggregiert dann die Werte ihrer Unterprojekte, wenn Konto (KTO) und Kostenstelle (KST) übereinstimmen.

In der Kopfzeile einer Projektgruppe stehen zusätzliche Aktionen bereit: Du kannst vorhandene Projekte hinzufügen oder direkt ein neues Projekt in dieser Gruppe anlegen. In einem Mitgliedsprojekt führt die Gruppenanzeige zur übergeordneten Gruppe zurück. So lässt sich zwischen Festival, Spielzeit-Schwerpunkt oder Tournee und den einzelnen Produktionen wechseln, ohne erneut suchen zu müssen.

Duplizieren statt Vorlage

Ein „Projekt aus Vorlage" gibt es nicht — stattdessen wird ein bestehendes Projekt über sein Menü dupliziert und dient so als Blaupause. Budgetvorlagen existieren zusätzlich als eigenes Konzept.

Beim Duplizieren entsteht ein neues, eigenständiges Projekt. Prüfe danach insbesondere Name, Projektteam, Zeitraum, Status und projektspezifische Inhalte. Das Duplikat ist als Startpunkt gedacht; spätere Änderungen am Original und an der Kopie werden nicht miteinander synchronisiert.

Aufräumen und Wiederherstellen

In den Papierkorb legen entfernt ein Projekt aus dem normalen Arbeitsbereich, löscht es aber noch nicht unwiderruflich. Im Projektpapierkorb kann es wiederhergestellt werden. Das endgültige Löschen ist bewusst an eine weitergehende Berechtigung gebunden, da ein Projekt mit Terminen, Dateien, Budget- und Schichtdaten verbunden sein kann.

Ein Klick auf ein Projekt öffnet die Projektansicht. Ihr Aufbau — welche Tabs es gibt und was sie enthalten — kommt aus dem Tab-Baukasten; hier beschreiben wir die Standard-Konfiguration der Auslieferung.

Kopfzeile

Oben stehen Projektname und Status sowie die Projekt-Aktionen:

• Drucken — öffnet die Auswahl der Drucklayouts und erzeugt ein Projekt-PDF.
• Duplizieren — kopiert das Projekt als Vorlage für ein neues.
• Bearbeiten — die Basisdaten (Name, Eigenschaften, Status …). Wechselst du hier den Status auf einen, der in den Projekteinstellungen als zählt als „in Planung“ markiert ist, fragt der Dialog Projektstatusänderung, ob alle Termine des Projekts in Planungstermine umgewandelt werden sollen – In Planungstermine umwandeln betrifft ausnahmslos alle Termine, auch vergangene und feste; mit Nein bleibt nur der Status geändert. Umwandeln darf, wer Geplante Termine bearbeiten hat. In der Gegenrichtung (von „in Planung“ auf einen normalen Status) bietet der Dialog Überprüfung der Termine anfordern bzw. Als feste Termine übernehmen an. Der Dialog erscheint nur beim Bearbeiten über die Kopfzeile, nicht beim Statuswechsel aus der Projektliste oder über den Status-Baustein.
• Verlauf — das Änderungsprotokoll des Projekts.
• Löschen — verschiebt das Projekt in den Papierkorb.
• Link kopieren — kopiert die direkte Adresse des geöffneten Projekts, damit Kolleg*innen genau dorthin wechseln können. Ob sie den Inhalt sehen, hängt weiterhin von ihren Zugriffsrechten ab.

Bei Projektgruppen kommen Projekte hinzufügen und Projekt in dieser Gruppe erstellen hinzu. Ist ein normales Projekt Mitglied einer Gruppe, ist die Gruppe direkt in der Kopfzeile erreichbar.

Die Kopfzeile zeigt außerdem, wann das Projekt zuletzt geändert wurde, und kürzt lange Raumlisten auf drei Räume plus „+n“. Beim Scrollen klappt sie automatisch zusammen, damit der Inhalt des Tabs mehr Platz bekommt.

Orientierung im Projekt

Die obere Tab-Leiste wechselt zwischen den großen Arbeitsbereichen. Eine optionale Seitenleiste am rechten Rand stellt häufig benötigte Angaben wie Team, Eigenschaften, Schichtkontakte oder Budgetinformationen unabhängig vom geöffneten Tab bereit. Eingeklappte Ordner innerhalb eines Tabs helfen, umfangreiche Projektseiten übersichtlich zu halten.

Der Projektzeitraum wird in der Regel aus den frühesten und spätesten Terminen berechnet, deren Termintyp als relevant markiert ist. Dadurch passt sich der Zeitraum an, wenn beispielsweise eine erste Aufbauprobe oder der letzte Abbau ergänzt wird. Er steuert unter anderem den Projektmodus von Kalender und Dienstplan.

Die Standard-Tabs

Die Tab-Namen stammen aus der Konfiguration (in der Auslieferung englisch benannt, jederzeit umbenennbar):

Je Tab kann zusätzlich eine Seitenleiste mit eigenen Unter-Tabs konfiguriert sein — im Standard Projektinformationen (Team & Eigenschaften), Schichtinformationen und Budgetinformationen; sie wird über den Pfeil am rechten Rand ein- und ausgeklappt.

Projektteam

Der Team-Baustein listet alle Beteiligten. Wer im Team steht, kann das Projekt öffnen und lesen. Pro Person vergibt das Projekt zusätzlich über das Rechte-Menü:

• Schreibrecht — darf die Inhalte der Tab-Bausteine bearbeiten. Neue Teammitglieder starten mit gesetztem Schreibrecht; nimm das Häkchen gezielt weg, wo reines Lesen gewünscht ist.
• Projektleitung — markiert die Person als Projektleitung. Damit ist Schreibrecht automatisch gesetzt und ausgegraut; ein Info-Icon im Menü erklärt die Unterschiede (siehe unten).
• Budgetzugriff — darf die Budgettabelle sehen und bearbeiten.
• Löschzugriff — darf das Projekt löschen.
• Projektrollen — frei definierbare Rollen (z. B. Regie, Produktionsleitung), verwaltet in den Projekteinstellungen. Jeder Nutzerin kann Standard-Projektrollen hinterlegt haben, die beim Hinzufügen vorausgewählt sind. Projektrollen sind reine Bezeichnungen und vergeben keine Rechte.

Als Projektleitung markieren lassen sich nur Nutzer*innen mit der globalen Berechtigung Projektleitung sein. Die Projektleitung unterscheidet sich von einem Teammitglied so:

• Sie hat immer Schreibrecht im gesamten Projekt, auch ohne das Häkchen Schreibrecht.
• Sie sieht automatisch die Verträge des Projekts (Baustein Verträge, getrennt vom Baustein Dokumente) sowie verknüpfte Finanzierungsquellen.
• Sie erhält Benachrichtigungen zu Raumanfragen, Raumänderungen, unbesetzten Schichten zur Besetzungsfrist und zu Absendungen aus externen Zugängen.
• Sie wird als Projektleitung im Projektkopf, an Kalender- und Dienstplan-Kacheln und in Exporten angezeigt.

Beim Bearbeiten des Teams können — abhängig von der Einrichtung — einzelne Personen und ganze Abteilungen gefunden werden. Mitglieder einer zugewiesenen Abteilung haben Schreibrecht im Projekt. Die Häkchen gelten nur für dieses Projekt; hausweite Rechte für alle Projekte werden in den Nutzerrechten vergeben (siehe Berechtigungen). So kann eine Person etwa allgemein keine Projekte bearbeiten, innerhalb einer konkreten Produktion aber gezielt Schreib- oder Budgetzugriff erhalten.

Wer neu ins Team kommt, erhält die Meldung „Du wurdest zu … hinzugefügt“ – gleich, ob beim Anlegen des Projekts, über den Team-Baustein oder automatisch durch eine Schicht, eine Aufgabe oder eine Checkliste. Neue Projektleitungen erhalten „Du wurdest zur Projektleitung von … ernannt“. Solange eine gleichlautende Meldung ungelesen ist, entsteht keine zweite.

Externe Teammitglieder aus dem CRM

Ist in den Projekteinstellungen der Schalter CRM-Kontakte im Projektteam aktiv, bietet das Team-Fenster zusätzlich CRM-Kontakte an. So hältst du fest, welche externen Kontakte — etwa eine Agentur oder eine Compagnie — für das Projekt relevant sind, und weist ihnen Projektrollen zu. Externe Teammitglieder erscheinen im Projektteam und in Projektausgaben mit ihrer Kontaktart; sie erhalten dadurch keinen Zugang zu Artwork. Wird eine Projektrolle gelöscht, wird sie auch von externen Teammitgliedern entfernt.

Mail ans Projektteam

Über E-Mail an das gesamte Projektteam öffnet der Team-Baustein dein Mailprogramm mit allen Teamadressen als Empfänger*innen — auch mit Outlook. Personen ohne hinterlegte oder mit privat markierter E-Mail-Adresse werden im Baustein entsprechend gekennzeichnet.

Terminplan und Projektkalender

Je nach Konfiguration gibt es zwei ergänzende Ansichten:

• Der Projektkalender zeigt nur die Termine dieses Projekts und übernimmt die vertraute Kalenderdarstellung.
• Der Terminplan stellt viele Projekttermine als Tabelle dar. Neue Zeilen lassen sich schnell hintereinander erfassen; bestehende Termine können sortiert, gefiltert und gesammelt geändert oder gelöscht werden. Sichtbare Spalten und Spaltenbreiten sind anpassbar.

Im Terminplan bearbeitest du unter anderem Raum, Termintyp, Name, Start- und Enddatum, Uhrzeiten, Ganztägigkeit, Wiederholung und Beschreibung. Ein Kalender-Shortcut öffnet den betreffenden Tag im Hauptkalender. Timelines können direkt am Termin gepflegt oder aus einer Vorlage übernommen werden.

Schichtinformationen im Projekt

Der Schicht-Tab zeigt den Dienstplan bereits auf den Projektzeitraum und die projektbezogenen Termine eingegrenzt. Projektbezogen lassen sich außerdem Schicht-Ansprechpartner*innen, eine allgemeine Schichtbeschreibung und die schichtrelevanten Termintypen pflegen. Damit weiß die Planung, welche Termine berücksichtigt werden sollen und an wen Rückfragen gehen. Die Auswahl ist ein Hinweis für die Planung; der Schicht-Tab zeigt weiterhin alle Termine des Projekts.

Über die Anzeigeeinstellungen des Schicht-Tabs lassen sich zusätzlich projektfremde Termine und Schichten einblenden — praktisch, um beim Planen Konflikte mit anderen Produktionen direkt zu sehen. Die Einstellung Projektzuordnungen anzeigen ergänzt eine Übersicht der dem Projekt zugeordneten Personen und Projektwünsche, inklusive der Avatare in den Tagesbalken.

To-do-Listen

To-do-Listen gehören einem Projekt (oder stehen für sich) und enthalten Aufgaben mit Verantwortlichen und Erledigt-Status:

• Listen können privat sein — nur du siehst sie.
• Aufgaben lassen sich Nutzer*innen zuweisen, sortieren und zwischen Listen verschieben; „alle erledigen/zurücksetzen" gibt es je Liste.
• To-do-Listenvorlagen (Systemeinstellungen) füllen wiederkehrende Abläufe mit einem Klick; in der Vorlage hinterlegte Personen werden den Aufgaben automatisch zugewiesen und bei Bedarf ins Projektteam aufgenommen.
• Je nach Baukasten zeigt ein Tab eine bestimmte Liste oder alle Listen des Projekts.
• Checklisten im Projekt folgen dem Projektrecht: Anlegen, Bearbeiten und Abhaken brauchen Schreibrecht im Projekt. Ohne Bearbeitungsrecht ist die Abhaken-Checkbox ausgegraut.

Mehr dazu unter To-dos & Checklisten.

Kommentare

Der Kommentar-Baustein sammelt Diskussionen mit Zeitstempel und Verfasser*in — als Tab für alle Kommentare oder als einzelner Baustein, der nur die Kommentare seines Tabs zeigt.

Dokumente & Verträge

• Projektdokumente — Dateien am Projekt, als Baustein pro Tab oder als Gesamtliste. Je nach Dateityp können sie direkt in Artwork angesehen, heruntergeladen, gedruckt, umbenannt oder ersetzt werden. Dateien, die eine eingeladene externe Person über einen externen Zugang hochgeladen hat, tragen das Badge Extern hochgeladen von ….
• Verträge — Verträge haben eigene Metadaten (Vertragspartner, Vertragsart, Beträge) und werden projektweit unter Verträge gesammelt; wiederverwendbare Vertragsbausteine stehen als Downloads bereit. Zugriff steuern eigene Berechtigungen (z. B. Verträge einsehen/bearbeiten/ hochladen); die Projektleitung sieht die Verträge ihres Projekts automatisch.
• Dokumentenanfragen — fehlende Unterlagen können bei zuständigen Personen angefordert und mit Frist verfolgt werden. Der Baustein Verträge & Dokumente zeigt sie in den Reitern Mir zugewiesen, Von mir erstellt, Nicht zugewiesen, An andere zugewiesen und Abgeschlossene Anfragen (siehe Dokumentenanfragen). Eingehende Dateien bleiben mit der Anfrage und gegebenenfalls dem daraus entstandenen Vertrag verbunden.

Weitere mögliche Projektbausteine

Welche dieser Bausteine sichtbar sind, entscheidet die Konfiguration eures Hauses:

Business Intelligence

Der BI-Baustein verbindet Projekt- und Termindaten mit manuell gepflegten Kennzahlen. Werte können als Projektsumme oder pro Termin erfasst werden (Erfassungsart). Artwork berechnet daraus beispielsweise Auslastungen und weitere Kennzahlen, weist auf fehlende Angaben hin und erlaubt Filter nach Raum oder Termin. Stichtage halten Zwischenstände fest und vergleichen sie mit den aktuellen Werten; der Excel-Export kann über wiederverwendbare Spaltenvorlagen an unterschiedliche Auswertungen angepasst werden. Details unter Business Intelligence im Projekt.

Externe Zugänge im Projekt

Ist der externe Zugriff freigeschaltet und hast du das Recht Externe einladen, findest du in jedem Projekt-Tab den Knopf Externen zu diesem Tab einladen. Damit lädst du etwa eine Compagnie oder Agentur per E-Mail ein, diesen Tab ohne Artwork-Konto zu lesen oder auszufüllen. Im Projekt erkennst du die Ergebnisse so:

• Hochgeladene Dateien tragen in Dokumenten-Bausteinen das Badge Extern hochgeladen von ….
• Der Block Externe Personen in diesem Tab neben dem Einladen-Knopf zeigt den Stand jeder eingeladenen Person (eingeladen, in Bearbeitung, abgesendet, bestätigt, zurückgegeben).
• Klickt die eingeladene Person auf Eingegebene Daten absenden, ist der Tab für sie gesperrt, es entsteht ein Eintrag im Projektverlauf mit der externen Person als Verursacher*in, und die einladende Person sowie die Projektleitung werden benachrichtigt. Mit Bestätigen schließt du den Vorgang ab, mit Zur Überarbeitung zurückgeben öffnest du den Tab wieder – beides mit optionalem Kommentar, der per E-Mail bei der Person ankommt.
• Kontakte, die Externe in einer CRM-Kontaktliste anlegen, tragen das Badge Extern · ungeprüft, bis du sie bestätigst.

Ablauf, Einladungsdialog und Verwaltung der Zugänge beschreibt die Seite Externer Zugriff.

Projektverlauf

Über die Kopfzeile erreichst du den Verlauf: wer wann was am Projekt geändert hat — von Basisdaten über Termine bis zur Teamliste. Auch Absendungen aus externen Zugängen erscheinen hier.

Der Verlauf ist besonders hilfreich bei Übergaben und Rückfragen: Statt nur den aktuellen Wert zu sehen, lässt sich nachvollziehen, wann eine Änderung erfolgt ist und wer sie vorgenommen hat. Für Schichten und Budget gibt es zusätzlich eigene, fachlich detailliertere Verläufe.

Die Terminliste (auch Ablaufplan) ist für Projekte mit vielen Terminen gedacht: Proben, Aufbau, Vorstellungen, Gastspiele und Abbau lassen sich in einer Tabelle schneller pflegen als über viele einzelne Kalenderdialoge. Alle Einträge sind echte Kalendertermine. Änderungen erscheinen deshalb sofort im Hauptkalender und können den Projektzeitraum sowie die Schichtplanung beeinflussen.

Je nach Konfiguration heißt der Tab beispielsweise Terminliste, Ablaufplan oder Terminplan. Er muss als Komponente in der Projektansicht eingerichtet sein und läuft dort immer über die volle Breite.

Terminliste, Projektkalender oder Hauptkalender?

Die Tabelle lesen

Jede Zeile steht für einen Termin. Abhängig von der Konfiguration und der Breite der Ansicht enthält sie unter anderem:

• Raum und Termintyp,
• Terminname,
• Startdatum, optional Enddatum,
• Start- und Endzeit oder die Kennzeichnung ganztägig,
• Wiederholungs- beziehungsweise Serienhinweise,
• Eigenschaften, Beschreibung und Timeline,
• ein Aktionsmenü zum Bearbeiten oder Löschen.

Die Spalten füllen die volle Breite des Tabs; eine konfigurierte Spaltenbreite gilt als Mindestbreite. Die Spaltenkopf-Zeile bleibt beim Scrollen in beide Richtungen sichtbar. Beschreibungen können ein- und ausgeblendet werden, damit entweder möglichst viele Termine oder mehr inhaltliche Details sichtbar sind.

Zuletzt bearbeitete und neu angelegte Termine sind durch eine dezente Tönung der Zeile markiert. Die Markierung springt direkt beim Speichern um, auch wenn nur die Beschreibung geändert wurde.

Filtern

Die Terminliste hat einen eigenen Filterbereich mit denselben Kategorien wie der Kalender — darunter Projektstatus, der nur Termine von Projekten mit den gewählten Status zeigt. Filterkombinationen lassen sich als gespeicherte Filter ablegen; der aktive gespeicherte Filter ist grün mit Haken hervorgehoben, das Symbol Filter abwählen hebt ihn auf, das X löscht ihn.

Einzelne Termine anlegen

Mehrere Termine gemeinsam anlegen

Für gleichartige Termine kannst du mehrere neue Zeilen vorbereiten und gemeinsam erstellen. Das ist beispielsweise hilfreich für eine Vorstellungsserie oder mehrere Probentage. Kontrolliere vor dem Speichern:

• Stimmen Raum und Termintyp in jeder Zeile?
• Sind individuelle Namen wirklich erforderlich oder genügt der Termintyp?
• Liegen Uhrzeiten und Enddaten im richtigen Kalendertag?
• Sollen alle Termine für den Projektzeitraum relevant sein?

Bestehende Termine bearbeiten

Viele Werte lassen sich direkt in der Zeile ändern. Das Aktionsmenü öffnet bei umfangreicheren Angaben die Einzelbearbeitung im Terminformular. Bei Serienterminen wählst du dort oben, ob die Änderung für Nur dieser Termin, Dieser und folgende oder die Ganze Serie gilt — siehe Serien bearbeiten.

Im Mehrfachmodus markierst du mehrere Zeilen und änderst gemeinsame Angaben gesammelt. Je nach Auswahl stehen beispielsweise Termintyp, Name, Tag, Start- und Endzeit sowie das Löschen zur Verfügung. Nur aktivierte Felder werden auf die Auswahl übertragen; nicht ausgewählte Werte bleiben unverändert.

Timeline eines Termins

Über das Terminmenü lässt sich eine Timeline öffnen. Sie beschreibt den internen Ablauf, etwa Get-in, Soundcheck, Einlass, Vorstellung und Abbau. Zeilen können einzeln ergänzt oder aus einer Timeline-Vorlage importiert werden. Ein fertiger Ablauf kann wiederum als neue Vorlage gespeichert werden.

Die Timeline ist Bestandteil des Termins, aber keine zusätzliche Raumbelegung. Wenn ein Abschnitt einen eigenen Raum oder eigenen Freigabeprozess braucht, lege dafür einen eigenständigen Termin oder Untertermin an.

Zum Kalender wechseln

Der Kalender-Shortcut einer Zeile öffnet den betreffenden Tag im Hauptkalender. Nutze ihn, um angrenzende Räume, parallele Produktionen und Belegungskonflikte zu prüfen. Die Option Projektzeitraum im Kalender anzeigen übernimmt den berechneten Zeitraum des Projekts als Ausschnitt.

Auswirkungen auf Projekt und Schichten

Termine mit einem als relevant für den Projektzeitraum konfigurierten Typ verschieben automatisch Beginn oder Ende des Projekts. Der Schichten-Tab zeigt alle Termine des Projekts. Wird ein Termin verschoben oder gelöscht, prüfe daher auch geplante Schichten und Timelines.

Typischer Abschlusscheck

1. Terminliste nach Datum sortieren.
2. Termine ohne Raum oder Termintyp ergänzen.
3. Übernacht- und mehrtägige Termine kontrollieren.
4. Projektzeitraum prüfen.
5. Im Hauptkalender Konflikte und angrenzende Räume ansehen.
6. Danach die Schichtplanung des Projekts öffnen.

Projekte können unterschiedliche fachliche Bausteine enthalten. Welche davon du siehst, hängt von der Konfiguration und deinen Berechtigungen ab. Dieses Kapitel erklärt die Standardabläufe für Projektdokumente, Verträge und Dokumentenanfragen, Künstler*innenaufenthalte und Materialausgaben.

Projektdokumente

Dokumente können an einen bestimmten Tab gebunden oder in der Komponente Alle Dokumente projektweit zusammengeführt sein. Typische Dateien sind Produktionspläne, technische Rider, Presseunterlagen, Angebote und Freigaben.

Je nach Dateityp und Berechtigung kannst du:

• Dateien hochladen und herunterladen,
• Vorschauen für Bilder oder PDF-Dokumente öffnen,
• Dokumente drucken,
• Name und Zuordnung bearbeiten,
• eine vorhandene Datei ersetzen,
• nicht mehr benötigte Dateien löschen.

Tabgebundene Dokumente eignen sich für fachlich getrennte Bereiche. Die Gesamtliste hilft bei der Übergabe und verhindert, dass eine Datei in einem anderen Tab übersehen wird.

Ist ein Tab über einen externen Zugang freigegeben, können eingeladene Personen die Dokumente des Tabs ansehen und herunterladen — und, wenn der Dateiupload für Externe erlaubt ist, eigene Dateien hochladen. Solche Dateien tragen im Baustein das Badge Extern hochgeladen von ….

Verträge

Verträge sind geschützte Projektdokumente mit zusätzlichen Angaben. Neben der Datei können unter anderem gepflegt werden:

Beim Hochladen können zusätzlich Aufgaben angelegt und einer Person mit Dokumentzugriff zugewiesen werden. So bleibt die weitere Bearbeitung direkt mit dem Vertrag verbunden. Die Projektleitung sieht die Verträge ihres Projekts automatisch, ohne einzeln freigegeben zu werden.

Dokumentenanfragen

Eine Dokumentenanfrage startet den Prozess, bevor die Vertragsdatei vorliegt. Der Baustein Verträge & Dokumente trennt fünf Reiter:

• Mir zugewiesen — offene Anfragen, für die du eine Datei liefern sollst,
• Von mir erstellt — Anfragen, deren Fortschritt du verfolgst,
• Nicht zugewiesen — Anfragen dieses Projekts ohne zuständige Person,
• An andere zugewiesen — offene Anfragen dieses Projekts, die anderen Personen zugewiesen sind, mit Angefragt von, Zugewiesen an, Status und Stichtag,
• Abgeschlossene Anfragen — erledigte Anfragen mit der hochgeladenen Datei.

Die Reiter Nicht zugewiesen und An andere zugewiesen sehen Personen mit dem Recht, Dokumentenanfragen zu erstellen oder zu bearbeiten, sowie Admins. Die projektübergreifende Übersicht beschreibt Dokumentenanfragen.

Eine Anforderung erstellen

Die zuständige Person öffnet die Details und lädt das angeforderte Dokument hoch. Dabei können die vorbereiteten Vertragsdaten übernommen und der endgültige Dokumentzugriff festgelegt werden. Mit dem Upload wechselt die Anforderung in den abgeschlossenen Bereich und verlinkt auf den entstandenen Vertrag.

Offene, selbst erstellte Anforderungen können bearbeitet oder gelöscht werden. Nutze den Detaildialog, um Verantwortliche, Frist, Beträge und den aktuellen Status zu kontrollieren.

Künstler*innenaufenthalte

Der Baustein Artist Residencies dokumentiert Aufenthalt und Kosten einer Künstlerin, eines Künstlers oder eines CRM-Kontakts im Projekt.

Voraussetzung ist mindestens eine Unterkunft, die in der Nutzerverwaltung unter den Adressen angelegt wurde. Anschließend können gepflegt werden:

• Künstler*in beziehungsweise CRM-Kontakt,
• Unterkunft und Zimmertyp,
• Ankunfts- und Abreisedatum mit Uhrzeit,
• Kosten pro Nacht,
• Tagegeld und zusätzliches Tagegeld,
• Anzahl der Frühstücke und Abzug pro Frühstück,
• Beschreibung sowie hausindividuelle CRM-Felder.

Die Zahl der Nächte und die daraus entstehenden Summen werden aus Zeitraum und Sätzen berechnet und bei Änderungen aktualisiert. Kontrolliere Anreise-/Abreisetag und Frühstücksabzüge, bevor du die Daten exportierst.

Den Namen eines Aufenthalts änderst du direkt in der Tabelle: Ein Klick auf den Namen öffnet ein Eingabefeld in der Zelle, Enter speichert, Escape verwirft. Das gilt für alle Aufenthalte; ein verknüpfter CRM-Datensatz bleibt dabei unberührt.

Materialausgaben

Die Materialausgabe verbindet ein Projekt mit dem Inventar. Ein Eintrag kann Inventarartikel, freie Sonderartikel, Zeitraum, Raum, verantwortliche Personen, Notizen, Tags und Anhänge enthalten. In der Projektansicht lassen sich Ausgaben aufklappen, nach Tags filtern und mit ihren Artikeldetails, Bildern und Dateien prüfen.

Abweichende Ausgabezeiträume werden hervorgehoben. Das Materialausgabe-Protokoll zeigt Änderungen und unterstützt die Nachverfolgung, wenn Mengen, Zeitraum oder Zuordnungen angepasst wurden.

Materialausgaben sind für alle sichtbar, die das Projekt lesen dürfen. Teammitglieder mit Schreibrecht im Projekt können die Materialausgaben ihres Projekts im Projekt-Tab anlegen und bearbeiten, auch ohne das Inventar-Recht für Materialausgaben.

Welche Information gehört wohin?

Jedes Projekt hat eine Budgettabelle (Standard-Tab Budget). Sichtbar ist sie nur für Personen mit Budgetzugriff im Projekt sowie für Nutzer*innen mit globalem Budgetzugriff.

Aufbau der Tabelle

Die Tabelle gliedert sich hierarchisch:

• Hauptpositionen (z. B. Einnahmen, Ausgaben Künstlerisch) enthalten
• Unterpositionen (z. B. Gagen, Technik), die wiederum
• Zeilen mit den eigentlichen Beträgen enthalten.

Die Spalten sind konfigurierbar: Neben den Stammspalten (KTO, KST, Beschreibung) lassen sich weitere Spalten anlegen, umbenennen, einfärben und per Formel aus anderen Spalten berechnen. Zellen unterstützen Kommentare und Berechnungen; Summen laufen je Unterposition, Hauptposition und gesamt.

Genau eine Spalte trägt die Kennzeichnung „Relevant für Budget": Überall, wo Artwork Budget-Daten aus Projekten zieht (z. B. in Übersichten und Auswertungen), wird ausschließlich diese Spalte verwendet. Bei neu erstellten Spalten wird die Kennzeichnung automatisch sinnvoll gesetzt; sie kann jederzeit manuell auf eine andere Spalte verschoben werden — Infotexte in der Tabelle erklären das Verhalten. Eine Mehrfachvergabe ist nicht möglich.

Positionen, Unterpositionen, Zeilen und Spalten lassen sich — mit den entsprechenden Rechten — anlegen, duplizieren, umbenennen, verschieben und löschen. Beim Verschieben per Drag & Drop bestätigt die Meldung Reihenfolge gespeichert, dass die neue Sortierung übernommen wurde. Dadurch kann die Tabelle sowohl einen einfachen Kostenplan als auch einen umfangreichen, hausinternen Kontenrahmen abbilden. Farbige Spalten und Kommentare helfen, Plan-, Ist-, Prognose- oder Erläuterungsspalten im Alltag auseinanderzuhalten.

Konten und Kostenstellen in der Zeile

Sind Konten und Kostenstellen in der Kontenpflege aktiviert, zeigen die KTO- und KST-Zellen den Eintrag immer als Nummer – Name — in der Budgettabelle, in Vorlagen- und Kompaktansicht und im Excel-Export. Eine Umschaltung zwischen Nummer und Name gibt es nicht mehr.

Die Kontensuche in der KTO-/KST-Zelle bedienst du mit der Tastatur: Pfeiltasten wechseln den Treffer, Enter übernimmt ihn, Escape schließt die Suche. Der Suchbegriff wird in den Treffern hervorgehoben; tippst du eine Nummer exakt ein, wird sie beim Verlassen des Felds automatisch übernommen. Die Suche zeigt höchstens 50 Treffer und weist mit Weitere Treffer – Suche verfeinern darauf hin, wenn es mehr gibt.

Werte und Berechnungen

Zellen können direkte Werte enthalten oder aus anderen Zellen berechnet werden. Berechnete Spalten eignen sich beispielsweise für Differenzen, Prognosen oder prozentuale Anteile. Die hierarchischen Summen werden automatisch aktualisiert, sobald sich eine untergeordnete Zeile ändert.

Sage-Buchungen und andere Quellen bleiben als Herkunft erkennbar. So lässt sich unterscheiden, ob ein Betrag geplant, manuell ergänzt oder aus der Buchhaltung übernommen wurde.

Verifizieren & Festschreiben

Zwei Mechanismen bringen Verbindlichkeit in die Zahlen:

• Verifizieren — Haupt- oder Unterpositionen werden zur Verifizierung angefragt und von berechtigten Personen bestätigt (Vier-Augen-Prinzip fürs Budget). Verifizierte Positionen sind entsprechend markiert.
• Festschreiben — festgeschriebene („fixierte") Positionen sind gegen Änderungen gesperrt, bis sie wieder gelöst werden.

Verifizieren bestätigt also den geprüften Stand, während Festschreiben die weitere Bearbeitung verhindert. Beide Funktionen können auf Haupt- oder Unterpositionen angewendet und bei Bedarf wieder zurückgenommen werden. Das ermöglicht gestufte Freigaben: Ein Gewerk kann bereits abgeschlossen sein, während andere Budgetbereiche noch bearbeitet werden.

Budgetvorlagen

Eine fertige Tabellenstruktur lässt sich als Budgetvorlage speichern und auf neue Projekte anwenden — so starten alle Produktionen mit demselben Kontenrahmen. Vorlagen werden zentral unter System → Budget verwaltet (Berechtigungen Budgetvorlagen einsehen/bearbeiten; der Menüpunkt selbst braucht Budget-Einstellungen); zusätzlich kann die Tabelle eines Projekts auf die Grundstruktur zurückgesetzt werden.

Eine Vorlage kann nicht nur Zeilenüberschriften, sondern auch die gewünschte Gliederung und Spaltenlogik vereinheitlichen. Vor dem Zurücksetzen sollte geprüft werden, ob bereits projektspezifische Einträge vorhanden sind, da der Vorgang bewusst in die vorhandene Tabellenstruktur eingreift.

Konten & Kostenträger

Unter System → Budget pflegst du in der Kontenpflege global Konten (KTO) und Kostenstellen (KST), die in den Budgetzeilen zur Auswahl stehen, sowie im Register Allgemein die Namen der ersten Spalten — siehe Budget-Einstellungen.

Sage-Anbindung

Ist die Sage100-Schnittstelle (Tool-Einstellungen) eingerichtet, holt Artwork Buchungsdaten aus der Buchhaltung: Buchungen werden anhand von KTO/KST den Budgetzeilen zugeordnet; nicht zuordenbare Buchungen landen in einer eigenen Liste zur manuellen Zuordnung. Eigene Berechtigungen steuern, wer projektbezogene bzw. globale Sage-Daten sieht.

Nicht automatisch zugeordnete Buchungen können per Drag & Drop oder Auswahl der passenden Budgetzeile nachbearbeitet werden. Mehrere passende Datensätze lassen sich gemeinsam zuordnen; die Budgetansicht bleibt dadurch auch bei abweichenden Buchungstexten oder noch fehlenden Kontierungen nutzbar. Differenz- und Summenspalten, die die Sage-Spalte einbeziehen, rechnen von Anfang an mit den zugeordneten Buchungen.

Sage-Rechnungsübersicht

Die Tab-Komponente Sage-Rechnungsübersicht (Spezialkomponente im Tab-Baukasten) zeigt alle Sage-Buchungen des Projekts als Tabelle — die einer Budgetzelle zugeordneten ebenso wie die projektbezogenen, noch nicht zugeordneten:

• Spalten Kreditor/Name, KTO (Sachkonto, sonst Soll-Konto, mit Kontoname aus der Kontenpflege), KST, Bezeichnung, Betrag, Belegdatum und ein Status-Chip Zugeordnet oder Nicht zugeordnet.
• Gruppenköpfe je Kostenstelle, eine Summenzeile über alle Buchungen; Sammelbuchungen lassen sich aufklappen.
• Ein Klick auf eine Buchung öffnet das bekannte Buchungsdetail-Fenster — bei nicht zugeordneten Buchungen nur lesend.

Die Komponente ist nur bei aktiver Sage-Anbindung sichtbar und setzt Budgetzugriff auf das Projekt sowie das Recht Projektbezogene Sage-Daten einsehen voraus.

Finanzierungsquellen

Budgetzeilen können mit Finanzierungsquellen verknüpft werden, um Fördermittel und Drittmittel gegen das Budget zu stellen — siehe Finanzierungsquellen.

Exporte

• Projektbudget als Excel — die Tabelle des Projekts. KTO, KST und Beschreibung werden als Text ausgegeben, führende Nullen wie „04000“ bleiben erhalten.
• Budget-Export nach Stichtag — projektübergreifend: alle Budgets, deren Budget-Stichtag im gewählten Zeitraum liegt (das Feld aus dem Anlege-Fenster).

Der projektbezogene Export eignet sich zur Weitergabe einer einzelnen Kalkulation. Der Stichtags-Export ist dagegen ein Steuerungsinstrument für mehrere Produktionen: Er beantwortet, welche Budgets in einem bestimmten Planungs- oder Berichtszeitraum relevant sind.

Projektgruppen-Aggregation

In einer Projektgruppe können Spalten als relevant für Projektgruppen markiert werden: Stimmen KTO- und KST-Werte überein, aggregiert die Gruppe die Zahlen ihrer Unterprojekte in einer eigenen Spalte.

Unter System → Budget werden gemeinsame Grundlagen für Projektbudgets gepflegt. Der Menüpunkt setzt das Recht Budget-Einstellungen (Modul Systemeinstellungen) voraus; abhängig von deinen weiteren Rechten siehst du die Register Allgemein, Kontenpflege und Budgetvorlagen. Änderungen wirken auf neue Budgets oder auf die auswählbaren Stammdaten in bestehenden Projekten.

Weil diese Einstellungen unmittelbar die Budgetarbeit in Projekten steuern, findest du sie in diesem Handbuch direkt im Kapitel Projekte.

Allgemein: Namen der ersten Spalten

Im Register Allgemein legst du fest, wie die ersten drei Spalten neu erstellter Budgettabellen heißen. Trage für jede Spalte einen eindeutigen Namen ein und bestätige ihn mit dem Häkchen. Leere Namen können nicht gespeichert werden.

Wähle Bezeichnungen, die organisationsweit verstanden werden. Berücksichtige dabei auch Schnittstellen: Bei aktiver Sage-Anbindung können die ersten beiden Spalten als Sollkonto und Kostenstelle interpretiert und in den Tool-Einstellungen in ihrer Reihenfolge festgelegt werden.

Konten und Kostenstellen aktivieren

Mit dem globalen Schalter in der Kontenpflege bestimmst du, ob Konten und Kostenstellen in jedem Projektbudget als erste beziehungsweise zweite Spalte verwendet werden. Aktiviere diese Struktur nur, wenn die Stammdaten gepflegt sind und der Budgetprozess sie tatsächlich voraussetzt. In den Budgetzeilen erscheinen Konten und Kostenstellen dann immer als Nummer – Name; die Kontensuche in der Zelle ist unter Projektbudget beschrieben.

Ein Konto besteht aus:

• Kontonummer,
• Beschreibung,
• Kennzeichnung als Aufwands- oder Erlöskonto.

Eine Kostenstelle besteht aus Nummer und Beschreibung. Beide Listen lassen sich durchsuchen, ergänzen und direkt bearbeiten. Nummer und Beschreibung müssen sinnvoll gefüllt sein; Beschreibungen sind auf 255 Zeichen begrenzt.

Konten und Kostenstellen löschen

Beim Löschen fragt Artwork nach einer Bestätigung. Gelöschte Konten und Kostenstellen erscheinen in den entsprechenden Registern des Papierkorbs, sofern du darauf zugreifen darfst. Dort können sie wiederhergestellt oder endgültig entfernt werden.

Budgetvorlagen

Budgetvorlagen speichern eine wiederverwendbare Tabellenstruktur mit Spalten, Haupt- und Unterpositionen, Zeilen sowie vorhandenen Berechnungen und Kommentaren. Sie helfen, neue Projekte mit einer einheitlichen Kalkulation zu beginnen.

Im Register Budgetvorlagen kannst du Vorlagen suchen, auf- und zuklappen und mit den bekannten Budgetwerkzeugen bearbeiten. Eine Vorlage entsteht aus einer bestehenden Budgettabelle, wenn diese mit einem Vorlagennamen als Vorlage gespeichert wird.

Bei der Vorlagenerstellung und -verwendung gelten wichtige Grenzen:

• Schnittstellenspalten vom Typ Sage werden nicht als normale Vorlagenspalten kopiert.
• Verknüpfungen zu konkreten Finanzierungsquellen werden nicht übernommen.
• Beim Anwenden einer Vorlage auf ein Projekt wird dessen bisherige Budgetstruktur ersetzt.

Empfohlener Pflegeablauf

Die tägliche Arbeit mit Positionen, Berechnungen, Kommentaren, Freigaben, Finanzierungsquellen und Exporten ist unter Budget im Projekt beschrieben.

Der Projektbaustein Business Intelligence sammelt Kennzahlen für Auswertung und Berichtswesen. Er verbindet manuelle Angaben mit den Terminen, Räumen und Eigenschaften des Projekts. Ob der Baustein sichtbar und bearbeitbar ist, wird in den Projekteinstellungen und über die Baustein-Berechtigung festgelegt; für den Export kann zusätzlich ein eigenes Recht gelten.

Kennzahlen auf einen Blick

Im Kopf stehen die wichtigsten berechneten Werte, beispielsweise Besucher*innen, verkaufte Karten, Einnahmen und Auslastung. Nicht erfasste Werte zeigt Artwork als — statt als 0, damit „noch nicht eingetragen“ und „tatsächlich null“ unterscheidbar bleiben. Darunter zeigt die Datenqualität, wie viele der für eine belastbare Auswertung benötigten Angaben vorhanden sind und welche noch fehlen.

Ein fehlender Wert ist nicht automatisch null. Wenn eine Kennzahl für das Projekt tatsächlich keine Bedeutung hat, markiere sie als Nicht relevant für dieses Projekt. Dadurch bleibt in der Auswertung erkennbar, dass sie bewusst ausgeschlossen und nicht vergessen wurde.

Der Baustein folgt dem Grundsatz „erst erfassen, dann auswerten“: Oben trägst du Zahlen ein, darunter werten Kennzahlen, Vergleiche und Stichtage sie aus. Die Speicher-Rückmeldung nennt den Grund, wenn ein Wert nicht übernommen wurde, und markiert das betroffene Feld.

Publikum und Einnahmen

Für Besucher*innen, verkaufte Karten und Einnahmen gibt es zwei Erfassungsarten:

In der Erfassungsart Pro Termin erscheint eine Tabelle der Projekttermine. Sie zeigt standardmäßig Nur Publikumstermine — also Termine, deren Terminart den BI-Tag für Vorstellungen trägt; mit Alle Termine anzeigen holst du die übrigen dazu. Die Tabelle kann nach Raum und Termin durchsucht und sortiert werden. Mehrere markierte Zeilen lassen sich mit einem gemeinsamen Wert füllen; Termine in der Zukunft sind als solche gekennzeichnet. Die Summenzeile zeigt den aktuellen Stand; die Auslastung wird aus verkauften Karten und wirksamer Raumkapazität berechnet.

Sind keine Besucherzahlen eingetragen, kann Artwork sie vorläufig aus den verkauften Karten schätzen. Die Schätzung wird als solche gekennzeichnet. Aus den Karten je Besucher*innen-Kategorie (voll, ermäßigt, frei) leitet Artwork Quoten wie den Anteil zahlender Gäste ab.

Raumkapazitäten und Auslastung

Artwork verwendet zunächst die Standardkapazität eines Raums. Ist die Kapazität für dieses Projekt abweichend — beispielsweise wegen einer anderen Bestuhlung — trägst du eine projektspezifische Kapazität ein. Die Spalte Wirksame Kapazität zeigt, welcher Wert für die Berechnung verwendet wird.

Pflege Kapazitäten, bevor du Auslastungen bewertest. Ohne Kapazität kann aus verkauften Karten keine belastbare Quote entstehen.

Produktionsdaten

Der Standardbereich beschreibt die Produktion mit folgenden Angaben:

• Neuproduktion,
• Koproduktion,
• Eigenproduktion,
• Deutschlandpremiere,
• Premierendatum.

Diese Werte können projektübergreifend exportiert und für Statistiken oder Förderberichte verwendet werden.

Automatisch abgeleitete Werte

Artwork berechnet weitere Werte aus Projekt, Terminen und BI-Eingaben. Dazu gehören Kennzahlen und Zählungen nach konfigurierten BI-Tags. BI-Tags fassen Terminarten für Auswertungen zusammen, ohne die Terminarten im Kalender zu verändern.

Die Kennzahlen Vorstellungen, Veranstaltungstage und die Auslastung werden nur berechnet, wenn der jeweilige BI-Tag mindestens einer Terminart zugeordnet ist. Welcher Tag welche Kennzahl steuert, legt der Tag-Dialog unter System → Termine → BI-Tags mit Steuert Kennzahl fest — genau ein Tag steuert „Vorstellungen“ (auch die Kapazitätsbasis der Auslastung), einer „Veranstaltungstage“. Fehlt die Zuordnung, steht — mit einem Hinweis; es gibt keinen Rückfall auf alle Termine.

Abgeleitete Werte werden nicht direkt überschrieben. Korrigiere stattdessen die zugrunde liegenden Termine, Kapazitäten oder Eingaben.

Zeitaufwände

Unter Zeitaufwände dokumentierst du einen benannten Aufwand in einer Größenklasse:

• 0–10,
• 10–25,
• 25–50,
• 50–100,
• 100+.

Der Name beschreibt den bewerteten Bereich, etwa „Produktionsleitung" oder „Technische Vorbereitung". Die erstellende Person bleibt am Eintrag sichtbar.

Stichtage (Snapshots)

Ein Stichtag speichert die BI-Werte eines Projekts zu einem benannten Datum. Er eignet sich für Plan-, Zwischen- und Abschlussstände.

Stichtage ändern sich nicht mit den laufenden Projektdaten. Das Löschen eines Stichtags ist endgültig und sollte nur erfolgen, wenn der Berichtspunkt nicht mehr benötigt wird.

Der Vergleich mit dem Zeitraum davor und die Zielerreichung im Baustein beziehen sich dagegen auf die laufenden Werte: Sie setzen die Ist-Zahlen ins Verhältnis zum vorangegangenen Zeitraum beziehungsweise zu den Planwerten.

Eigene Felder

Administrator*innen können zusätzliche BI-Felder definieren. Je nach Konfiguration erscheinen Textfelder, Zahlen, Auswahlfelder oder andere Projektbausteine. Die Vollständigkeitsanzeige berücksichtigt auch diese Felder, wenn sie für die Datenqualität vorgesehen sind.

Excel-Export

Den BI-Export öffnest du im BI-Baustein des Projekts oder im BI-Dashboard — es ist derselbe Dialog. Er kann mehrere Projekte und einen Zeitraum umfassen. Die Spaltenauswahl ist gruppiert und durchsuchbar; du wählst beispielsweise:

• Stammdaten und Projektzeitraum,
• Sitzplätze, Besucher*innen, Karten, Einnahmen und Auslastung,
• Premiere und Produktionsart,
• BI-Tags und eigene Felder.

Häufig verwendete Spaltenkombinationen lassen sich als Vorlage mit eindeutigem Namen speichern und später erneut auswählen. Während die Excel-Datei erstellt wird, siehst du einen Wartezustand mit Export abbrechen. Die Datei hat eine fixierte Kopfzeile, Autofilter, echte Datums- und Prozentwerte und ein Info-Blatt mit Zeitraum, Filtern und erstellender Person. Exportdateien bleiben 24 Stunden abrufbar — nur für die Person, die den Export gestartet hat; danach musst du den Export erneut erstellen. Prüfe vor dem Download Zeitraum, Projektauswahl und Spalten, damit der Export denselben Berichtsstand abbildet wie die sichtbaren Kennzahlen.

Empfohlener Erfassungsablauf

1. Projekttermine und verwendete Räume vollständig pflegen.
2. Raumkapazitäten prüfen und bei Bedarf projektspezifisch überschreiben.
3. Für Besucher*innen, Karten und Einnahmen die Erfassungsart Gesamt oder Pro Termin festlegen.
4. Produktionsdaten und eigene Felder ergänzen.
5. Hinweise zur Datenqualität abarbeiten.
6. Zu wichtigen Berichtsterminen einen Stichtag erstellen.
7. Erst danach den projektübergreifenden Export erzeugen.

Die Projekteinstellungen liegen unter System → Projekte (Berechtigung Systemeinstellungen für Projekte definieren) und sind in Tabs gegliedert: Projekteinstellungen (Stammdaten & Erstellungs-Schalter), Künstler*innenaufenthalte, Projektrollen-Einstellungen, Tab-Einstellungen, Komponenten-Einstellungen, Drucklayout-Einstellungen, Projektübersicht-Builder und BI-Einstellungen. Der größte Hebel — die Tabs & Bausteine der Projektansicht — hat eine eigene Doku-Seite; hier geht es um Stammdaten und Schalter.

Wegweiser durch die Einstellungen

Änderungen an diesen Stellen gelten zentral. Prüfe deshalb nach einer Anpassung nicht nur die Einstellungsseite, sondern auch ein bestehendes und ein neu angelegtes Projekt aus Sicht einer normalen Nutzerrolle.

Eigenschaften: Kategorien, Genres, Bereiche

Drei frei definierbare Attributlisten, nach denen Projekte beschrieben und gefiltert werden:

• Kategorien (z. B. Schauspiel, Konzert, Vermietung)
• Genres (z. B. Klassik, Jazz, Neue Dramatik)
• Bereiche (z. B. Eigenproduktion, Gastspiel, Education)

Projekte können mehrere Werte je Liste tragen; einer davon lässt sich als Haupt-Kategorie/-Genre/-Bereich markieren. Die Anzeigeoption Terminfarbe nach Hauptkategorie nutzt das im Kalender.

Projektstatus

Frei definierbare Status mit Farbe (z. B. Idee, In Planung, Bestätigt, Abgesagt). Ein Status kann als Planungsstatus (is_planning) markiert werden: Termine von Projekten in diesem Status werden im Kalender wie geplante Termine behandelt.

Die Reihenfolge und Farbgebung sollten so gewählt werden, dass der Status in Projektübersicht und Kalender schnell verständlich ist. Ein Planungsstatus ist nicht nur eine optische Kennzeichnung: Er beeinflusst, ob zugehörige Termine als vorläufig behandelt und nur für entsprechend berechtigte Personen sichtbar werden.

Einstellungen für die Projekterstellung

Diese Schalter bestimmen, welche Felder das Anlege-Fenster anbietet — so bleibt es so schlank, wie euer Prozess es erlaubt:

Zwei weitere Schalter auf derselben Seite wirken über das Anlege-Fenster hinaus:

• Projektstatus als Pflichtfeld — beim Anlegen muss ein Projektstatus gewählt werden; ein zugewiesener Status bleibt beim Bearbeiten der Basisdaten änderbar, kann aber nicht mehr entfernt werden.
• CRM-Kontakte im Projektteam — im Projektteam lassen sich zusätzlich CRM-Kontakte als externe Teammitglieder verknüpfen und mit Projektrollen versehen.

Projektrollen

Projektrollen (z. B. Regie, Dramaturgie, Produktionsleitung) werden im Tab Projektrollen-Einstellungen definiert und im Projektteam vergeben. Jeder Nutzerin kann in ihrem Profil Standard-Projektrollen haben, die beim Hinzufügen zum Team vorausgewählt sind.

Weitere projektnahe Stammdaten

Auf derselben Seite werden außerdem Vertragsarten, Unternehmensformen und Währungen gepflegt (für das Vertragsmodul), dazu gibt es eigene Einstellungsseiten für Artist Residencies und die Budget-Einstellungen.

Projektübersicht-Builder

Der Projektübersicht-Builder bestimmt, welche Spalten und Inhalte die Projektliste anzeigt — auch die Übersicht ist also an euer Haus anpassbar.

Per Drag & Drop werden die gewünschten Informationsbausteine in die Übersicht aufgenommen und sortiert. So kann eine kompakte künstlerische Ansicht andere Schwerpunkte setzen als eine Verwaltungsübersicht. Typische Inhalte sind Projektname, Zeitraum, Status, Künstlerinnen, Eigenschaften, Projektleitung, Gruppe oder BI-Kennzahlen. Änderungen gelten zentral für die Projektübersicht aller Nutzerinnen; deren persönliche Filter und Sortierung bleiben davon unabhängig.

Drucklayouts

Drucklayout-Einstellungen definieren, wie das Projekt-PDF aussieht: Aus den druckbaren Bausteinen der Projektansicht (Titel, Basisdaten, Texte, Eigenschaften …) stellst du ein Layout zusammen; beim Drucken aus der Projekt-Kopfzeile wählen Nutzer*innen dann eines der Layouts. So kann es z. B. ein internes Infoblatt und ein Vermietungs-Exposé aus denselben Projektdaten geben.

Ein Layout kann Überschriften, Textfelder, Projektbasisdaten, Zeitraum, Status, Team, Eigenschaften, Schichtangaben, Budgetinformationen, Dokumentlisten und weitere druckfähige Bausteine enthalten. Beim Erstellen des PDFs werden immer die aktuellen Projektdaten eingesetzt.

Platzierte Bausteine sortierst du per Drag & Drop um: Du kannst sie verschieben oder ihre Plätze tauschen, auch zwischen den Bereichen des Layouts. Die Komponentensuche findet Spezial-Komponenten auch über ihren deutschen Namen.

Ein Layout besteht aus Kopfzeile (1–5 Spalten), Hauptteil (1–3 Spalten) und Fußzeile (1–5 Spalten); die Spaltenzahlen sind nach dem Anlegen fest. Mit einem einspaltigen Hauptteil lassen sich alle Spezialkomponenten einsetzen. Kopf- und Fußzeile können je Spalte eine freie Notiz tragen. Nur Layouts mit eingeschaltetem Soll dieses Drucklayout verfügbar sein? stehen im Projekt zur Auswahl. Gedruckt wird über das Drucker-Symbol in der Projekt-Kopfzeile und den Druckdialog des Browsers (Als PDF speichern).

Welche Layouts sich bewährt haben und wie ihr sie aufbaut, beschreibt Projektansicht einrichten.

Künstler*innenaufenthalte

Die Einstellungen für Artist Residencies legen fest, welche Angaben bei einem projektbezogenen Aufenthalt erfasst werden. Damit kann euer Haus etwa Anreise, Abreise, Unterkunft, Reisezweck oder eigene organisatorische Felder einheitlich dokumentieren. Die erfassten Aufenthalte stehen anschließend im Projektbaustein zur Verfügung und können exportiert werden. Die praktische Erfassung von Unterkunft, Zeitraum und Pauschalen beschreibt Dokumente, Verträge & weitere Projektdaten.

BI-Einstellungen

Der Tab BI-Einstellungen (Berechtigung Tooleinstellungen) bündelt die Einrichtung des BI-Moduls:

• Die Einrichtungs-Checkliste oben auf der Seite zeigt in sieben Schritten, was dem Modul noch fehlt — BI-Modul aktivieren, Kennzahl-Tags Terminarten zuordnen, BI-Komponente in einen Projekt-Tab legen, Platzkapazitäten an Räumen hinterlegen, Besucher*innen-Kategorien prüfen, Spielzeitfenster festlegen, BI-Rechte vergeben. Der Status wird live ermittelt, jeder Schritt hat einen Direktlink zur passenden Seite.
• Besucher*innen-Kategorien strukturieren die Erfassung der Kartenzahlen (voll, ermäßigt, frei).
• BI-Felder sind freie Zusatzfelder für hausindividuelle Kennzahlen.

Welche Terminarten als Vorstellung oder Veranstaltungstag zählen, legst du in den BI-Tags unter System → Termine → BI-Tags fest: Im Tag-Dialog wählst du unter Steuert Kennzahl, ob der Tag „Vorstellungen“ oder „Veranstaltungstage“ steuert. Einen eigenen Menüpunkt für den BI-Export gibt es nicht mehr; der Export sitzt im BI-Dashboard und im BI-Baustein des Projekts. Wie Anwender*innen Kennzahlen, Auslastungen, Datenqualität und Stichtage pflegen, steht in Business Intelligence im Projekt.

Gelöschte Einstellungen

Auch zentrale Projekteinstellungen können von bestehenden Daten verwendet werden. Deshalb gibt es für gelöschte Einträge einen eigenen Papierkorb, aus dem sie wiederhergestellt oder endgültig entfernt werden können. Prüfe vor dem endgültigen Löschen, ob die Einstellung noch in Projekten benötigt wird.

Die Projektansicht ist ein Baukasten: Welche Tabs es gibt, was auf ihnen steht und wer was sehen darf, konfigurieren Administrator*innen unter System → Projekte in den Tabs Tab-Einstellungen und Komponenten-Einstellungen (Berechtigung Systemeinstellungen für Projekte definieren). Änderungen wirken auf alle Projekte.

Tabs verwalten

• Tab erstellen legt einen neuen Tab an; Name und Reihenfolge sind frei — die Reihenfolge wird per Drag & Drop sortiert.

• Ein Tab kann als Standard-Tab markiert werden: Er öffnet sich, wenn jemand ein Projekt aufruft. Zusätzlich zeigt jeder Tab seine Sichtbarkeit („Sichtbar für alle" bzw. eingeschränkt).

• Jeder Tab enthält eine geordnete Liste von Bausteinen; zusätzlich kann er Seitenleisten-Tabs haben — schmale Unterbereiche rechts (im Standard z. B. Projektinformationen, Schichtinformationen, Budgetinformationen).

• Ordnerkomponenten (aufklappbare Container) gruppieren Bausteine in ein-/ausklappbare Abschnitte.

• Tab aus Vorlage anlegen neben Tab erstellen legt einen fertig bestückten Tab an. Jede Vorlage trägt eine Beschreibung; Vorlagen mit Seitenleiste zeigen Inklusive Seitenleiste mit den Namen der Seitenleisten-Tabs. Zur Auswahl stehen:

  • die Standard-Tabs Kommt mit dem nächsten Update Projektinformationen (mit den orangen Abschnitten Beschreibungen, Websitetext und Presse & Öffentlichkeitsarbeit sowie den Projektdokumenten), Ablaufplan, To-do-Listen, Schichten (mit Seitenleiste Schichtinformationen), Budget (mit Seitenleiste Budgetinformationen) und Kommentare — praktisch, wenn ein Standard-Tab versehentlich gelöscht wurde oder ein neues Haus mit der bewährten Aufteilung starten will;
  • die Vorlage Abfrage Produktion: ein Abfrageformular mit farbigen Abschnitten für Kontakt & Compagnie, Künstler*innen (als CRM-Kontaktliste), generelle Infos, Dokumente, Musik & Rechte, Texte & Beschreibung, Bild & Video sowie Sponsoring & Partner — für die Datenabfrage bei Gastspielen, auch in Verbindung mit externen Zugängen.

  Das Ergebnis ist immer ein ganz normaler Tab: Die Vorlage nimmt nur die Handarbeit ab, du kannst die Bausteine wie alle anderen umbenennen, verschieben, ergänzen oder löschen.

Alle Projekt-Tabs folgen einem einheitlichen, links verankerten Layout: Werkzeuge wie Kalender, Schichten, Budget und Terminliste laufen über die volle Breite, Tabellen und Listen in einer einheitlichen Spalte, Text- und Formularbausteine in Lesebreite.

Ein sinnvoller Tab bildet einen klaren Arbeitszusammenhang ab, etwa „Kommunikation", „Technik" oder „Finanzen". Inhalte, die auf fast jeder Seite gebraucht werden, eignen sich eher für die Seitenleiste. Der Standard-Tab sollte die Informationen enthalten, die die meisten Personen beim Öffnen eines Projekts zuerst benötigen.

Die Bausteine

Zwei Familien:

Eigene Bausteine

Frei anlegbare Inhalte, die pro Projekt ausgefüllt werden:

Bei Textfeld-, Textbereich- und Link-Bausteinen ist der konfigurierte Platzhalter ein echter Platzhalter: Er erscheint im leeren Feld und verschwindet, sobald etwas eingetragen ist. Ein Baustein braucht deshalb eine eigene Beschriftung in den Komponenten-Einstellungen, wenn er dauerhaft benannt sein soll.

Standard-Bausteine

Fertige Funktionsblöcke — jeder existiert genau einmal und kann in einen oder mehrere Tabs gelegt werden. Die wichtigsten:

Viele Standard-Bausteine greifen auf dieselben Projektdaten zu, zeigen sie aber in einem anderen Arbeitskontext. Der Projektzeitraum wird zum Beispiel aus Kalenderterminen berechnet, der Schicht-Tab öffnet die globale Dienstplanlogik im Projektkontext und die Materialausgabe verbindet das Projekt mit dem Inventar. Beim Zusammenstellen eines Tabs sollte deshalb nicht nur die Darstellung, sondern auch der anschließende Arbeitsablauf bedacht werden.

Eine Komponente in mehreren Tabs

Jede Komponente – eigene wie Standard-Bausteine – darf in mehreren Tabs liegen und zeigt dort pro Projekt denselben Datensatz. Ein Feld, das in den Tabs Technik und Produktion liegt, wird also nur einmal gepflegt. Die Berechtigungen gelten für die Komponente und damit in allen Tabs; für abweichende Rechte braucht es eine eigene Komponente. Beispiele und den Umgang mit Dokumenten in eingeschränkten Tabs beschreibt Projektansicht einrichten.

Sichtbarkeit & Schreibrechte pro Baustein

Grundregel: Einen Baustein sehen setzt immer Zugriff auf das Projekt voraus, ihn bearbeiten immer Schreibrecht im Projekt (Häkchen Schreibrecht oder Projektleitung im Projektteam oder das globale Recht Schreibrechte für alle Projekte). Die Einstellungen in den Komponenten-Einstellungen können diesen Kreis weiter einschränken, aber nie erweitern. Je Baustein wählst du:

So bleibt z. B. der Budget-Baustein der Verwaltung vorbehalten, während die Kurzbeschreibung alle sehen. Nutzer*innen mit Schreibrechte für alle Projekte und Admins sind von diesen Einschränkungen nicht betroffen. Die Regeln werden auch serverseitig geprüft — sie entsprechen genau dem, was die Oberfläche anbietet.

Im Komponenten-Modal erklärt ein Info-Icon an jedem Feld, was es bewirkt; die Texte hängen vom Bausteintyp ab.

Sichtbarkeit prüfen

Die Tab-Sichtbarkeit, das Projektrecht und die Berechtigung des einzelnen Bausteins wirken zusammen. Eine Person benötigt Zugriff auf das Projekt, auf den Tab und auf den darin liegenden Baustein; zum Bearbeiten zusätzlich Schreibrecht im Projekt. Darüber hinaus können fachliche Rechte gelten, etwa für Budgets, Verträge oder Materialausgaben. Nach größeren Änderungen empfiehlt es sich deshalb, die Ansicht mit einer typischen Rolle aus Projektteam (mit und ohne Schreibrecht), Verwaltung und externem Zugang zu prüfen.

Änderungen sicher einführen

Da die Konfiguration für alle Projekte gilt, bewährt sich dieses Vorgehen:

1. Ziel und Nutzergruppe des neuen Tabs oder Felds festlegen.
2. Bestehenden Standard-Baustein wiederverwenden oder einen eigenen Baustein mit eindeutigem Namen erstellen.
3. Sicht- und Schreibrechte bewusst vergeben.
4. Baustein zunächst an einer übersichtlichen Stelle platzieren und mit einem vorhandenen Projekt testen.
5. Team informieren, wenn sich Tab-Namen, Reihenfolge oder Pflichtabläufe ändern.

Empfehlung: klein anfangen

Der Auslieferungszustand (Projektinformationen, Terminplan, To-do-Listen, Schichten, Budget, Kommentare) deckt die meisten Häuser ab. Bewährt hat sich, neue Tabs erst anzulegen, wenn ein Bereich wiederkehrend eigene Inhalte braucht — jeder zusätzliche Tab ist ein Klick mehr für alle.

Das BI-Dashboard verdichtet die in Projekten erfassten Business-Intelligence-Daten zu einer organisationsweiten Steuerungsansicht. Während das normale Dashboard deinen heutigen Arbeitsalltag zeigt, beantwortet das BI-Dashboard Fragen wie:

• Wie viele Besucher*innen, Einnahmen und Vorstellungen wurden im Zeitraum erfasst?
• Wie entwickeln sich Besucherzahlen und Einnahmen im Vergleich zum Vorjahr?
• Welche Sparten oder Produktionskategorien tragen zu den Ergebnissen bei?
• Bei welchen Produktionen stehen Aufwand und Ergebnis in einem auffälligen Verhältnis?
• Wo fehlen noch BI-Angaben?

Der Menüpunkt ist nur sichtbar, wenn das BI-Modul aktiviert ist und dein Konto das BI-Dashboard sehen darf.

Aufbau: Überblick und Steuerung

Das Dashboard hat zwei Sichten, die du oben umschaltest:

Unter der Kopfzeile steht in einem Satz, welcher Auswertungszeitraum gerade gilt — er wirkt auf alle Kacheln, Diagramme und die Tabelle. Der Sparten-Filter ist ein echter Seitenfilter: Ein Klick auf eine Sparte filtert das ganze Dashboard, nicht nur die Tabelle. Über Excel-Export öffnest du den gemeinsamen BI-Export-Dialog, vorbelegt mit dem Dashboard-Zeitraum.

Zeitraum wählen

Standardmäßig verwendet Artwork das in den allgemeinen Einstellungen hinterlegte Spielzeitfenster. Ist keine oder eine ungültige Spielzeit hinterlegt, rechnet das Dashboard mit dem laufenden Kalenderjahr. Alternativ stehen Schnellwahlen zur Verfügung:

Bei Spielzeit und Kalenderjahr blätterst du mit den Pfeilen neben der Auswahl zur vorherigen oder nächsten Spielzeit beziehungsweise zum vorherigen oder nächsten Jahr, ohne Daten zu tippen; Preset und Versatz stehen in der Adresszeile, sodass sich die Ansicht als Link teilen lässt. Von- und Bis-Felder erscheinen nur bei Freier Zeitraum. Nach einer manuellen Eingabe wählst du Anwenden. Das Bis-Datum darf nicht vor dem Von-Datum liegen. Der Vorjahresvergleich verwendet automatisch den um ein Jahr zurückversetzten, gleich langen Zeitraum.

Woher stammen die Werte?

Die Auswertung führt Informationen aus allen normalen Projekten zusammen; Projektgruppen werden nicht als eigene Produktion gezählt. Quellen sind unter anderem:

• Besucher*innen, verkaufte Karten und Einnahmen aus dem BI-Projektbaustein,
• Projekttermine, Termintypen und zugeordnete BI-Tags,
• Raumkapazitäten und projektspezifische Kapazitäten,
• Projektkategorien beziehungsweise Sparten,
• Verträge, Buchungen, Aufgaben, Projektdokumente und erfasste Zeitaufwände.

Wie du diese Angaben pflegst, erläutert Business Intelligence im Projekt.

Empfohlener Arbeitsablauf

Die KPI-Kacheln fassen den gewählten Zeitraum über alle Produktionen zusammen. Bei geeigneten Kennzahlen zeigt eine grüne oder rote Prozentangabe die Veränderung gegenüber dem entsprechenden Vorjahreszeitraum. Fehlt dort ein Vergleich, kann der Vorjahreswert null oder nicht vorhanden sein. Nicht erfasste Werte stehen als —, nicht als 0. An jeder Kachel erklärt ein Info-Tooltip, wie die Kennzahl berechnet wird; eine Legende beschreibt die Farblogik der Auslastung (grün ab 90 %, blau ab 50 %, gelb darunter) und der Zielerreichung.

Bedeutung der Kennzahlen

Ein ≈ vor der Besucherzahl bedeutet, dass mindestens ein Teilwert aus verkauften Karten geschätzt wurde. Die Schätzung hilft bei der Orientierung, ist aber kein Ersatz für eine bestätigte Besucherzahl.

Für die Auslastung addiert Artwork verkaufte Karten und wirksame Kapazitäten über die Produktionen und bildet daraus eine Gesamtquote. Es handelt sich nicht um den einfachen Durchschnitt der angezeigten Projektquoten.

Hinweis zu fehlenden BI-Tags

Terminarten werden über BI-Tags als Vorstellung oder Veranstaltungstag für die Auswertung eingeordnet. Welcher Tag welche Kennzahl steuert, legst du im Tag-Dialog unter System → Termine → BI-Tags mit Steuert Kennzahl fest: Genau ein Tag steuert „Vorstellungen“ (und damit auch die Kapazitätsbasis der Auslastung), einer „Veranstaltungstage“. Ein Umbenennen des Tags ändert daran nichts.

Ist der steuernde Tag keiner Terminart zugeordnet, warnt das Dashboard und zeigt Vorstellungen, Veranstaltungstage beziehungsweise die Auslastung als — mit Hinweis — auch wenn Kalendertermine vorhanden sind. Es gibt keinen Rückfall auf alle Termine.

Der Link BI-Tags konfigurieren führt berechtigte Personen zu den BI-Tags. Ordnet dort die passenden Terminarten zu. Diese Konfiguration ändert nicht die Termine selbst, sondern ihre Bedeutung für die Auswertung.

Datenlücken erkennen

Artwork meldet Produktionen, wenn sie im gewählten Zeitraum Termine besitzen, aber weder Gesamtwerte noch terminbezogene Werte für Besucher*innen, Karten oder Einnahmen enthalten. Solche Lücken ziehen die Gesamtauswertung in Richtung null und sollten vor einer Berichtsabgabe geprüft werden; die Kachel Erfasst zeigt, wie viele Produktionen bereits Zahlen haben.

Eine Produktion gilt nicht als Lücke, wenn alle drei Kennzahlen bewusst als Nicht relevant markiert wurden. Diese Unterscheidung macht sichtbar, ob Angaben fehlen oder fachlich nicht anwendbar sind.

Schnellerfassung

Klicke in der Datenlücken-Warnung oder in der Produktionstabelle auf einen Projektnamen. In der Schnellerfassung kannst du Gesamtwerte für

• Besucher*innen,
• verkaufte Karten und
• Einnahmen

eintragen oder eine Kennzahl als Nicht relevant kennzeichnen. Bereits vorhandene Werte sind vorbelegt — du änderst nur, was neu ist. Nach dem Speichern aktualisiert Artwork die Dashboardwerte. Mit Projekt öffnen wechselst du zur vollständigen BI-Ansicht des Projekts.

Vor einer Auswertung prüfen

1. Stimmt der gewählte Zeitraum mit dem Berichtszeitraum überein?
2. Sind die steuernden BI-Tags an die relevanten Terminarten gebunden?
3. Wurden alle gemeldeten Datenlücken geklärt?
4. Sind geschätzte Besucherzahlen für den Zweck ausreichend?
5. Sind Raum- und Projektkapazitäten aktuell?
6. Wurden nicht anwendbare Werte ausdrücklich gekennzeichnet?

Für einen festgehaltenen Projektstand kannst du zusätzlich einen Stichtag im Projekt anlegen. Das BI-Dashboard selbst zeigt die aktuell vorhandenen Quelldaten des gewählten Zeitraums.

Das BI-Dashboard führt von der zeitlichen Entwicklung über Sparten bis zur einzelnen Produktion. Die Sicht Überblick enthält Monatsentwicklung und Spartendiagramme, die Sicht Steuerung das Diagramm Aufwand vs. Ertrag und die Produktionstabelle. Diagramme dienen zur Orientierung und zum Erkennen von Auffälligkeiten; für eine fachliche Bewertung sollten immer Zeitraum, Datenqualität und Projektkontext berücksichtigt werden.

Monatlicher Verlauf

Das Diagramm Monatliche Entwicklung verwendet ausschließlich terminbezogene BI-Einträge, weil nur diese ein konkretes Datum besitzen. Es zeigt:

• Besucher*innen je Monat als Balken,
• Besucher*innen des entsprechenden Vorjahresmonats als gestrichelte Linie,
• Einnahmen je Monat auf einer zweiten Skala.

Nur als Projekt-Gesamtsumme erfasste Werte erscheinen nicht in diesem Monatsverlauf, können aber in den KPI-Gesamtsummen enthalten sein. Dadurch kann die Summe der Monatsbalken von der Besucher- oder Einnahmenkachel abweichen.

Bei sehr langen Zeiträumen begrenzt Artwork die Darstellung auf höchstens 36 Monate, damit das Diagramm lesbar bleibt.

Auswertung nach Kategorie

Einnahmen nach Sparte und Besucher*innen nach Sparte gruppieren Produktionen nach ihrer Hauptkategorie beziehungsweise Sparte. Ist keine Hauptkategorie gesetzt, verwendet Artwork die erste zugeordnete Kategorie; ohne Kategorie erscheint ein neutraler Eintrag.

Klicke auf einen Bereich oder Balken, um das ganze Dashboard — Kacheln, Diagramme und Produktionstabelle — auf diese Sparte zu filtern. Die aktive Sparte wird angezeigt und kann dort wieder entfernt werden. Der Filter verändert keine Projekte und bleibt eine temporäre Ansicht.

Aufwand im Verhältnis zum Ergebnis

Das Punktdiagramm in der Sicht Steuerung stellt jede auswertbare Produktion gegenüber:

• horizontal: Aufwandsscore,
• vertikal: Einnahmen, sobald Einnahmen vorhanden sind, sonst Besucher*innen.

Die farbigen Quadranten vergleichen jede Produktion mit dem Median aller Produktionen im aktuellen Zeitraum:

Klicke auf einen Punkt, um das Projekt zu öffnen. Das Diagramm erscheint, sobald mindestens drei Produktionen im Zeitraum Zahlen haben.

Wie entsteht der Aufwandsscore?

Der Score ist ein gewichteter Näherungswert aus bereits in Artwork vorhandenen Arbeitsmerkmalen:

2 × Verträge + 1 × Buchungen + 1,5 × offene Aufgaben + 0,5 × Projektdokumente + 0,1 × repräsentative Aufwandsstunden

Die im Projekt erfassten Aufwandsklassen werden dafür mit repräsentativen Stundenwerten angesetzt. Der Score ist kein Arbeitszeitkonto und keine Kostenrechnung. Er schafft eine einheitliche Vergleichsgröße für die interne Steuerung.

Produktionstabelle lesen

Die Tabelle zeigt je Produktion:

• Sparte,
• Besucher*innen und gegebenenfalls Schätzkennzeichnung,
• Einnahmen und Auslastung,
• Anzahl der Vorstellungen,
• Verträge je Vorstellung,
• Buchungen je Vorstellung,
• Aufgaben plus Dokumente je Produktion,
• Aufwandsscore.

Klicke auf eine Spaltenüberschrift, um auf- oder absteigend zu sortieren. Bei Kennzahlen je Vorstellung erscheint ein Strich, wenn keine Vorstellung als Bezugsgröße vorliegt; nicht erfasste Werte stehen ebenfalls als —. Ein Klick auf eine Produktion öffnet die Schnellerfassung für Gesamtwerte beziehungsweise den BI-Tab des Projekts. Über Tabelle exportieren übergibst du die Tabelle an den BI-Export.

Die Auslastungsleiste dient als schnelle visuelle Orientierung: niedrige, mittlere und hohe Werte werden unterschiedlich eingefärbt. Entscheidend bleibt der daneben ausgewiesene Prozentwert und die Qualität der zugrunde liegenden Ticket- und Kapazitätsdaten.

Sinnvolle Interpretation

1. Zuerst Datenlücken und Schätzungen klären.
2. Dann Zeitraum und Vorjahresvergleich prüfen.
3. Auffällige Sparte im Diagramm auswählen.
4. In der Steuerung die Tabelle nach Einnahmen, Auslastung oder Aufwand sortieren.
5. Betroffene Projekte öffnen und Quelldaten sowie Rahmenbedingungen prüfen.
6. Erst danach Schlussfolgerungen oder Berichte ableiten.

Der Kalender ist die Raumbelegungs- und Terminplanung von Artwork: Vorstellungen, Proben, Auf- und Abbauten, Blocker — alles wird als Termin in einen Raum geplant. Das Raster zeigt Tage als Zeilen und Räume als Spalten, sodass du Belegung und freie Slots auf einen Blick siehst.

Der Kalender ist gleichzeitig Ausgangspunkt für Projekt- und Personalplanung: Ein Termin kann einem Projekt zugeordnet werden, dessen Zeitraum mitbestimmen, Untertermine und eine Ablauf-Timeline enthalten und als Rahmen für Schichten dienen. Änderungen am Termin sind deshalb direkt im Projekt und im Dienstplan sichtbar.

Zentrale Begriffe

Das Menü „Kalender"

Ein typischer Terminablauf

Die Seiten dieses Kapitels

Berechtigungen

Zusätzlich vergibt jeder Raum eigene Rechte: Raumadmins (bearbeiten und Belegungen freigeben) und Anfrageberechtigte — siehe Terminüberprüfungen.

Den Terminkalender öffnest du über Kalender → Kalender in der Seitenleiste. Das Raster zeigt Tage als Zeilen (gruppiert nach Kalenderwochen) und Räume als Spalten; jede Zelle enthält die Termine dieses Raums an diesem Tag als farbige Karten mit Typ-Kürzel und Uhrzeit.

Ein Klick auf eine Raumüberschrift führt zur Raumansicht. Lange Raumnamen werden in der Kopfzeile auf bis zu zwei Zeilen umgebrochen; wird ein Name trotzdem gekürzt, siehst du ihn vollständig beim Darüberfahren. Ein Klick auf eine Terminkarte öffnet den Termin — im Lesemodus, wenn du keine Änderungsrechte hast, oder als bearbeitbares Formular. Über das Projektsymbol einer Karte gelangst du direkt zum verknüpften Projekt.

Die Funktionsleiste

Von links nach rechts:

Fehlt Terminen ein Raum, erscheint über dem Raster ein roter Hinweis („n Termin(e) ohne Raum!") — ein Klick öffnet die Liste, aus der sich die Termine nachträglich einplanen lassen.

Welche Ansicht wofür?

Raster, Monatsansicht (Zoom 40 %), Tagesansicht, „Auf einen Blick“ und Projektzeitraum zeigen denselben Kalender mit unterschiedlichem Fokus. Ein Vergleich der Ansichten, die Wirkung jeder Zoomstufe und empfohlene Einstellungen für typische Aufgaben stehen unter Ansichten & Anzeigeeinstellungen. Kurz: Zoom, expandierte Tage und Vollbild verändern nur die Darstellung; Filter und Projektmodus verändern, welche Inhalte einbezogen werden — das ist besonders vor einem Export wichtig.

Monatsansicht

Die Monatsansicht ist die kleinste Zoomstufe (Monatsansicht (40 %) im Zoom-Dropdown). Mit ausgeschaltetem Tage expandieren passt ein ganzer Monat auf den Bildschirm; die Kacheln erscheinen im Kompaktmodus. Details unter Zoom, Kompaktmodus und Raumspaltenbreite.

Wird eine Raumspalte schmal (etwa bei vielen Räumen oder kleiner Raumspaltenbreite), zeigen Kacheln nur noch Name, Uhrzeit und ein Info-Symbol; alle Details stehen im Tooltip. Gekürzte Beschreibungen zeigen beim Darüberfahren ebenfalls den vollständigen Text.

Filter

Der Filterbereich engt das Raster auf das ein, woran du gerade arbeitest. Aktive Filter erscheinen als entfernbare Tags; ein Suchfeld pro Filterkategorie grenzt die angezeigten Einträge schnell ein.

Gefiltert werden kann nach Raumkategorien, Raumattributen, Räumen, Bereichen (Gebäudebereiche), Terminarten, Termin-Eigenschaften, Gewerken und Projektstatus. Dazu kommen Schnellfilter wie laut / nicht laut, mit / ohne Publikum, freie Räume anzeigen und angrenzende Räume einbeziehen — praktisch, um z. B. eine leise Probe neben einer lauten Veranstaltung zu vermeiden.

• Projektstatus zeigt nur Termine von Projekten mit einem der gewählten Status; Termine ohne Projekt werden dann ausgeblendet. Der Filter wirkt im Kalender, im Planungskalender, in den Tagesansichten und in der Terminliste des Projekts und lässt sich in gespeicherten Filtern ablegen.
• Die Sektion Schichtfilter enthält Nur Schichten anzeigen, die nicht voll besetzt sind — sinnvoll zusammen mit der Anzeigeeinstellung Schichten anzeigen.

Freie Räume anzeigen ist ein Suchwerkzeug für neue Belegungen: Es reduziert die Ansicht auf Räume, die zu den gewählten Kriterien und Zeiten passen. Angrenzende Räume einbeziehen hilft dagegen, Auswirkungen auf Nachbarräume zu beurteilen.

Gespeicherte Filter

Über Filter speichern legst du die aktuelle Kombination als gespeicherten Filter ab und wendest sie später mit einem Klick an. Der gerade aktive gespeicherte Filter ist grün mit Haken hervorgehoben; das Symbol Filter abwählen hebt ihn auf, ohne ihn zu löschen, das X löscht den gespeicherten Filter. Ein gespeicherter Filter merkt sich die Kombination für deinen persönlichen Arbeitsablauf; er ändert keine Termine. Dasselbe Verhalten gilt im Dienstplan (Woche, Tag, Liste) und in der Terminliste des Projekts.

Anzeigeeinstellungen

Das Zahnrad öffnet deine persönlichen Darstellungsoptionen; sie bleiben über Sitzungen erhalten und zeigen nur Einstellungen, die in der jeweiligen Ansicht auch wirken. Die Optionen sind in vier Gruppen sortiert:

• Navigation — Zeitraum in allen Ansichten teilen
• Erscheinungsbild & Barrierefreiheit — Kontrast, Tage expandieren, Farbquelle der Kacheln (Terminart, Status oder Hauptkategorie), Raumspaltenbreite, Tagesbemerkungen
• Sichtbarkeit & Filter — leere Räume, geplante Termine, Serien, Projektgruppen, Schichten, Timeline
• Termininhalt — was auf den großen Kacheln steht

Jede Option mit Wirkung, Gültigkeit je Ansicht und Einsatzempfehlung beschreibt Ansichten & Anzeigeeinstellungen. Dort steht auch, warum Kalender und Planungskalender dieselben Einstellungen teilen.

An Tageszeilen werden außerdem Feiertage und Schulferien angezeigt (verwaltet in den Termin-Einstellungen). Wochenenden innerhalb eines Ferienzeitraums sind durch eine dunklere Abstufung der Ferienfarbe erkennbar.

Tagesbemerkungen

Ist die Tagesbemerkungs-Spalte in den Kalender-Einstellungen aktiviert, zeigt der Kalender (ebenso der Planungskalender) eine eigene Spalte für Notizen zum gesamten Tag pro Raum — etwa Hinweise für alle Gewerke oder organisatorische Besonderheiten. Die Notizen erscheinen auch im Dienstplan. Passt eine Bemerkung nicht vollständig in die Zelle, zeigt ein Tooltip beim Darüberfahren den ganzen Text — im Kalender, in der Tagesansicht und im Dienstplan. Wer die Spalte sehen und wer sie bearbeiten darf, regeln die Berechtigungen Tagesbemerkungen sehen und Tagesbemerkungen bearbeiten.

Tagesansicht

Die Tagesansicht zeigt bis zu 31 Tage als Stundenraster pro Raum — ideal für den Veranstaltungstag. Welcher Tagesausschnitt angezeigt wird (z. B. 08:00–24:00), legt die Systemeinstellung Kalender-Einstellungen fest.

Stunden außerhalb des hervorgehobenen Tagesfensters bleiben erreichbar, werden aber kompakter dargestellt. Mehrtägige und ganztägige Termine sind weiterhin erkennbar. Die Kacheln zeigen bei jeder Zoomstufe ihren vollen Inhalt; werden sie durch parallele Termine schmal, bleiben Name, Uhrzeit und ein Info-Symbol mit Tooltip. Bei sehr niedrigen Kacheln erscheint der Status (Geplanter Termin, Prüfung angefragt) nur als Farbstreifen am Rand, der Text im Tooltip. Für lange Zeiträume wechselst du zurück ins Raster, da die Tagesansicht auf 31 Tage begrenzt ist.

Mehrfachbearbeitung

Der Mehrfachbearbeitungs-Schalter erlaubt, mehrere Termine und Zellen auszuwählen und gesammelt zu behandeln:

• Termine duplizieren oder löschen (in den Papierkorb; Untertermine werden mitgelöscht)
• Einen Termin in ausgewählte Zellen duplizieren — Termin markieren und die Tag-Raum-Zellen anklicken, in die er kopiert werden soll
• In mehreren Zellen gleichzeitig Termine erstellen — erst mehrere Tag-Raum-Zellen auswählen, dann einen Termin anlegen; es entstehen eigenständige Einzeltermine, kein Sammeltermin
• Ausgewählte Termine in eine Zelle verschieben — sind genau eine Zelle und mindestens ein Termin markiert, wandern die Termine gemeinsam in diese Tag- und Raumzelle. Uhrzeiten und Dauer bleiben erhalten; mehrtägige Termine und zugehörige Schichten werden entsprechend mitverschoben
• Anfragen zusagen / absagen (für Raumadmins, solange Raumbelegungsanfragen im Einsatz sind)
• Termine überprüfung anfordern, Termine genehmigen / ablehnen (im Verifizierungs-Workflow)

Aktiviere zuerst den Mehrfachmodus und markiere danach die gewünschten Termine oder Zellen. Die verfügbaren Sammelaktionen richten sich nach Status und Berechtigung der Auswahl. Prüfe vor dem Bestätigen besonders, ob Serien, Raumanfragen oder geplante Termine enthalten sind — deren Folgeaktionen können sich von normalen Einzelterminen unterscheiden.

Papierkorb

Gelöschte Termine wandern für 30 Tage in den Papierkorb und lassen sich von dort wiederherstellen.

Beim Löschen eines Serientermins fragt Artwork, ob nur dieser Termin, dieser und folgende oder die ganze Serie in den Papierkorb soll — siehe Serien bearbeiten. Serien werden nie endgültig gelöscht; im Papierkorb gibt es Serie wiederherstellen für alle Termine einer Serie auf einmal. Der Papierkorb schützt vor versehentlichem Löschen, ersetzt aber keine langfristige Archivierung.

Der Kalender lässt sich in weiten Grenzen an die eigene Arbeitsweise anpassen. Fast alles davon steckt an zwei Stellen der Funktionsleiste: im Zoom und im Zahnrad (Anzeige-Einstellungen). Diese Seite erklärt jede Option, sagt, in welcher Ansicht sie wirkt, und schlägt Einstellungen für typische Aufgaben vor. Wie du den Kalender grundsätzlich bedienst, steht unter Die Kalender-Ansicht.

Welche Ansicht wofür?

Zoom, Vollbild, Tagesansicht und „Auf einen Blick“ ändern nur die Darstellung. Filter und Projektzeitraum ändern dagegen, welche Inhalte gezeigt werden — das ist vor einem Export wichtig, weil Exporte die aktiven Filter übernehmen.

Zoom, Kompaktmodus und Raumspaltenbreite

Das Prozent-Dropdown in der Funktionsleiste bietet die Stufen 40 %, 60 %, 80 %, 100 % (Standard), 120 % und 140 %. Der erste Eintrag, Monatsansicht (40 %), springt außerdem zum Monatsanfang des gerade sichtbaren Bereichs. Alternativ zoomst du mit Strg (Windows) bzw. Cmd (Mac) + Mausrad über dem Kalender.

Wichtig zum Verständnis: Der Zoom steuert nur die Zeilenhöhe, also wie viele Tage auf den Bildschirm passen. Die Breite der Raumspalten bleibt bei jeder Stufe gleich; sie stellst du separat über Raumspaltenbreite in den Anzeigeeinstellungen ein (Schmal 160 px, Standard 212 px, Breit 280 px, Sehr breit 320 px).

Unter 80 % schaltet der Kalender in den Kompaktmodus, erkennbar am Chip Kompakt in der Funktionsleiste:

• Jede Kachel wird zu einer Zeile mit Uhrzeit und Titel. Als Titel gilt der Terminname, sonst der Projektname, sonst die Terminart; die Terminart steht als Kürzel davor (etwa AUF: Aufbau Bühne).
• Ein Klick auf die Kachel öffnet den Termin direkt; das Drei-Punkte-Menü gibt es im Kompaktmodus nicht.
• Beim Darüberfahren zeigt ein Tooltip alle Details.
• Die Optionen unter Termininhalt (siehe unten) wirken nur auf die großen Kacheln ab 80 %.