Spielzeit im Planungskalender vorbereiten

Eine kommende Spielzeit vorplanen, ohne den Kalender der Kolleg*innen zu füllen, und die Entwürfe gesammelt übernehmen

Ausgangslage

Die künstlerische Leitung und die Disposition planen im Frühjahr die nächste Spielzeit: Premieren, Wiederaufnahmen und Gastspiele stehen erst als Entwurf fest, einige Termine gibt es in zwei Varianten. Technik und Gewerke sollen die Entwürfe noch nicht sehen, später aber eine verbindliche Planung bekommen.

Beteiligte und Rechte

Wer	Tut	Braucht
Disposition	legt die Entwürfe an, prüft Kollisionen, übernimmt	Planungskalender einsehen, Geplante Termine bearbeiten
Künstlerische Leitung	sieht und kommentiert die Entwürfe	Planungskalender einsehen
Prüfer*innen	bestätigen prüfpflichtige Terminarten	als Verifizierer*in der Terminart eingetragen
alle anderen	sehen erst die übernommenen Termine	keine besonderen Rechte

Ablauf

Projekte anlegen für die Produktionen der Spielzeit, mit einem Projektstatus, der als zählt als „in Planung“ markiert ist. Neue Termine dieser Projekte entstehen dann als Planungstermine. Projekte im Planungsstatus

Im Planungskalender planen: Termine mit Projekt, Raum und Zeiten anlegen, Varianten nebeneinander stehen lassen, mit der Mehrfachbearbeitung Termine duplizieren und verschieben. Planungskalender

Gegen den echten Kalender prüfen: Die Anzeigeeinstellung Feste Termine anzeigen blendet die bestehenden Belegungen ein, sodass Kollisionen mit Vermietungen oder Wiederaufnahmen sichtbar werden. Planungsmodus

Überblick geben: die Spielplan-Übersicht (PDF) mit den Planungsterminen für die Leitungsrunde, oder im normalen Kalender vorübergehend Geplante Termine anzeigen einschalten. Spielplan-Übersicht Projekte (PDF)

Übernehmen: Sobald eine Produktion steht, ihre Termine markieren und Als feste Termine übernehmen – oder den Projektstatus auf einen normalen Status setzen; der Dialog bietet dann an, die Termine zu übernehmen bzw. zur Prüfung zu geben. Vom Plan zum echten Termin · Kopfzeile des Projekts

Prüfen lassen: Terminarten mit Verifizierungsmodus gehen an die Prüfer*innen, Räume mit Raumfreigabe an die Raumadmins. Erst danach erscheinen die Termine für alle. Terminüberprüfungen

Stolpersteine

Kolleg*innen sehen Entwürfe: Wer Planungskalender einsehen hat, sieht sie im normalen Kalender, wenn Geplante Termine anzeigen an ist; das ist eine persönliche Einstellung.
Planungstermine erzeugen keine Raumanfragen: Raumfreigaben entstehen erst bei der Übernahme; plant Rückfragen der Raumadmins ein.
Termine ohne Projektzuordnung: Sie folgen nicht dem Projektstatus und müssen einzeln übernommen werden.

Varianten

Direkte Buchung im Haus: Mit „Termine immer direkt buchbar“ entfällt die Prüfung; Als feste Termine übernehmen bucht sofort. Termine immer direkt buchbar
Festival: Die Entwürfe einer Projektgruppe lassen sich über den Projektstatus-Filter gezielt ansehen, siehe Festival als Projektgruppe.