Material an Externe verleihen

Leihschein anlegen, Verfügbarkeit im Zeitraum prüfen, PDF drucken, Rückgabe dokumentieren und Erinnerungen nutzen

Ausgangslage

Ein befreundetes Haus leiht für zwei Wochen zwölf Scheinwerfer, ein Mischpult und einen Satz Funkgeräte. Das Material muss in dieser Zeit für eigene Produktionen gesperrt sein, der Verleih dokumentiert und die Rückgabe mit Mängeln erfasst werden.

Beteiligte und Rechte

Wer	Tut	Braucht
Lager / Technik	legt den Leihschein an, gibt aus, nimmt zurück	Materialausgabe, Disposition
Externes Haus	erhält Leihschein und Material	einen CRM-Kontakt, kein Konto
Produktionen des eigenen Hauses	sehen die gesperrte Menge in der Artikelplanung	Disposition (lesend)

Ablauf

Kontakt prüfen. Das entleihende Haus als CRM-Kontakt (etwa Kontaktart Institution oder Partner) mit Ansprechperson und Adresse anlegen. Einen Kontakt anlegen

Externe Materialausgabe anlegen unter Inventarsystem → Materialausgaben im Externen Materialausgabe-Buch: Name, Materialwert, Ausgabe- und Rückgabedatum, externer Kontakt, ausgebende Person. Externe Materialausgabe anlegen

Artikel aufnehmen – per Suche oder aus einem Material-Set („Funkset groß“). Das Badge im Zeitraum zeigt die verfügbare Menge; bei Überbuchung erscheint das Konflikt-Banner mit Automatisch Mengen anpassen. Artikel auswählen und Verfügbarkeit prüfen

Leihschein drucken. Drucken → Dokumentenvorschau → Dokument erstellen & anhängen erzeugt das PDF und hängt es an die Ausgabe; das Haus unterschreibt bei Abholung. PDF erstellen und drucken

Während der Leihe sehen eigene Produktionen die gesperrte Menge in der Artikelplanung als gestreiften Balken (externe Ausgabe). Artikeldisposition

Rückgabe erfassen mit Rückgabe eingeben und Mängel nach Rückgabe; defekte Stücke im Katalog auf den passenden Status setzen. Wird das Rückgabedatum ohne Rückgabe erreicht, erinnert artwork die ausgebende Person mit Rückgabe bestätigen / Noch nicht zurück direkt in der Meldung. Rückgabe dokumentieren

Stolpersteine

Verfügbarkeit ist niedriger als der Bestand: Nur Stücke im Status Einsatzbereit zählen; überlappende Ausgaben werden mit ihrer höchsten gleichzeitigen Menge abgezogen.
Keine Erinnerung: Ohne eingetragene ausgebende Person wird keine Rückgabe-Erinnerung verschickt.
Überfällige Leihen finden: Filter Nur überfällige Rückgaben im externen Ausgabebuch.

Varianten

Interne Ausgabe für eine eigene Produktion: gleicher Weg im Internen Materialausgabe-Buch oder direkt im Baustein Materialausgabe des Projekts, mit Projekt- und Raumbezug. Interne Materialausgabe anlegen
Sonderartikel für Dinge, die nicht im Katalog stehen (Leihmaterial Dritter, Verbrauchsmaterial). Sonderartikel
Wiederkehrende Leihen: Material aus anderer Materialausgabe kopieren übernimmt Artikel und Mengen des letzten Vorgangs.