Probenplanung mit Serien und Timeline

Eine Probenphase als Serie anlegen, einzelne Proben verschieben, Tagesabläufe als Timeline pflegen und Proben mit Personal besetzen

Ausgangslage

Eine Produktion probt sechs Wochen lang montags bis freitags von 10 bis 14 Uhr auf der Probebühne, in der letzten Woche auf der Großen Bühne. Einzelne Proben verschieben sich, die Endproben haben einen festen Tagesablauf, und die Technik braucht zu den Bühnenproben Personal.

Beteiligte und Rechte

Wer	Tut	Braucht
Produktionsleitung / Disposition	legt die Serie an und pflegt Änderungen	Schreibrecht im Projekt, Termine fest planen
Regieassistenz	pflegt Tagesabläufe (Timeline)	Schreibrecht im Projekt
Dienstplanung	besetzt die Bühnenproben	Schichten planen

Ablauf

Serie anlegen: einen Termin Probe auf der Probebühne, unter Wiederholen wöchentlich, Montag bis Freitag, Ende nach Datum. Wiederholen

Die Bühnenwoche anpassen: den ersten Termin der letzten Woche öffnen, den Raum auf die Große Bühne ändern und Dieser und folgende wählen. Serien bearbeiten

Einzelne Proben verschieben: nur diesen Termin ändern; er bleibt Teil der Serie, weicht aber ab. Mit der Anzeigeoption Wiederholungstermin erkennst du Serientermine im Kalender. Sichtbarkeit & Filter

Tagesabläufe pflegen: an den Endproben eine Timeline mit Einlass, Beginn, Pause und Ende; wiederkehrende Abläufe als Timeline-Vorlage speichern und in andere Termine importieren. Timeline

Untertermine für parallele Teilproben (etwa Musikprobe im Probenraum während der Szenenprobe), damit sie am Haupttermin hängen. Untertermine

Personal einplanen: Im Schichten-Tab des Projekts für die Bühnenproben Schichten aus einer Vorlage anlegen und besetzen. Mehrfachplanung mit Vorlagen

Den Plan verteilen: Das Team abonniert den Kalender oder bekommt die Terminliste des Projekts als Excel. Kalender-Abonnement

Stolpersteine

Eine Änderung trifft zu viele Termine: Beim Speichern entscheidet die Wahl Nur dieser Termin, Dieser und folgende oder Ganze Serie. Abweichende Termine bleiben bei Serienänderungen erhalten.
Versehentlich gelöscht: Serientermine landen im Papierkorb; Serie wiederherstellen holt alle zurück. Terminserien wiederherstellen
Timeline ohne Recht: Anlegen darf, wer im Projekt Schreibrecht hat; ein Dienstplan-Recht ist nicht nötig.

Varianten

Viele unregelmäßige Proben: statt einer Serie im Ablaufplan des Projekts tabellarisch anlegen. Mehrere Termine gemeinsam anlegen
Proben im Dienstplan ohne Termin-Kacheln: Wer nur das Personal plant, schaltet im Dienstplan Termine anzeigen aus.