Raum an Externe vermieten

Eine Vermietung vom Erstkontakt über Raumbelegung, Vertrag, Technik und Personal bis zur Abrechnung abbilden

Ausgangslage

Eine Firma mietet den Großen Saal für eine Abendveranstaltung. Sie bringt eigene Technik mit, braucht aber Einlasspersonal, einen Techniker des Hauses und zehn Stehtische aus dem Fundus. Das Haus schließt einen Mietvertrag und stellt Miete sowie Personal in Rechnung.

Beteiligte und Rechte

Wer	Tut	Braucht
Vermietung / Disposition	legt Projekt und Termine an, klärt den Raum	Eigene Projekte anlegen, Termine fest planen oder Raumbelegungen anfragen
Raumadmin des Saals	gibt die Belegung frei (falls Raumanfragen genutzt werden)	Raumadmin des Raums
Verwaltung	legt den Vertrag ab, führt das Budget	Vertragsbausteine & Projektverträge verwalten, Budgetzugriff
Dienstplanung	besetzt Einlass und Technik	Schichten planen
Lager	gibt die Stehtische aus	Materialausgabe

Ablauf

Mieter im CRM anlegen – als Kontaktart Veranstalter oder Firma mit Ansprechperson und Rechnungsadresse. Einen Kontakt anlegen

Projekt anlegen, etwa „Vermietung Firma X, 14.11.“, mit einer Kategorie Vermietung, damit Vermietungen in Listen, Filtern und im BI-Dashboard getrennt auswertbar sind. Ein Projekt anlegen

Termine anlegen: Aufbau, Veranstaltung und Abbau im Großen Saal, mit Terminart Vermietung oder Aufbau; Einlasszeit am Veranstaltungstermin. Wer den Saal nicht direkt buchen darf, stellt dabei eine Raumanfrage. Termine anlegen · Raumbelegungsanfragen bearbeiten

Noch unsicher? Solange die Firma nicht unterschrieben hat, den Termin im Planungskalender anlegen oder das Projekt auf einen Status in Planung setzen; so sieht das Haus den Saal nicht als belegt. Planungskalender

Vertrag ablegen am Projekt: Vertragspartner aus dem CRM, Betrag, Zugriff nur für Verwaltung und Vermietung. Fehlende Unterlagen (etwa den Versicherungsnachweis) als Dokumentenanfrage anfordern. Verträge

Personal einplanen: Schichten für Einlass und Technik am Veranstaltungstermin, dann wie gewohnt besetzen und festschreiben. Vorstellung mit Schichten planen

Material reservieren: eine interne Materialausgabe am Projekt mit den Stehtischen; die Artikelplanung zeigt die Belegung. Interne Materialausgabe anlegen

Abrechnen: Miete als Erlös, Personalkosten und Material als Kosten im Projektbudget; bei aktiver Sage-Schnittstelle erscheinen die gebuchten Rechnungen im Projekt. Projektbudget

Stolpersteine

Der Saal wirkt frei, obwohl angefragt: Offene Raumanfragen sind im Kalender als Anfrage markiert; Raumadmins sehen sie unter Terminüberprüfungen.
Laute Nachbarn: Die Termin-Eigenschaft Es wird laut und Angrenzende Räume einbeziehen im Filter zeigen, ob gleichzeitig eine Probe nebenan liegt.
Vermietungen verzerren Auswertungen: Eine eigene Projektkategorie hält sie im BI-Dashboard getrennt.

Varianten

Mehrtägige oder wiederkehrende Vermietung: eine Serie mit Ende nach Datum oder Anzahl. Wiederholen
Mieter bringt Material mit, leiht aber Technik: eine externe Materialausgabe als Leihschein, siehe Material an Externe verleihen.