Gastspiel mit Künstler*innen-Aufenthalt

Compagnie im CRM, Datenabfrage per externem Zugriff, Aufenthalte mit Unterkunft und Tagegeld, Vertrag im Projekt

Ausgangslage

Eine Compagnie aus dem Ausland gastiert mit sieben Personen für vier Tage. Das Haus braucht Rider, Reisedaten, Namen aller Anreisenden, Bild- und Pressematerial, bucht ein Hotel, zahlt Tagegeld und schließt einen Gastspielvertrag.

Beteiligte und Rechte

Wer	Tut	Braucht
Produktionsleitung	führt Projekt und Aufenthalte, lädt die Compagnie ein	Projektteam, Externe einladen
Compagnie (extern)	füllt die Abfrage aus, lädt Material hoch	einen externen Zugang, kein Konto
Verwaltung	legt Vertrag und Tagegeld-Abrechnung ab	Vertragsbausteine & Projektverträge verwalten, Budgetzugriff
Administration	schaltet externen Zugriff frei	artwork admin

Ablauf

Compagnie im CRM anlegen (Kontaktart Compagnie oder Agentur) und im Projekt verknüpfen – als Künstler*in oder, wenn erlaubt, als externes Teammitglied mit Projektrolle. Kontakte mit Projekten verbinden

Abfrage-Tab anlegen. In den Tab-Einstellungen Tab aus Vorlage anlegen → Abfrage Produktion: farbige Abschnitte für Kontakt, anreisende Personen (als CRM-Kontaktliste), Technik, Dokumente, Texte, Bild und Video. Tabs verwalten

Compagnie einladen. Im Abfrage-Tab Externen zu diesem Tab einladen: E-Mail, Name, Tab mit Schreibrecht und Enddatum. Die Person füllt ohne Konto aus, lädt Rider und Fotos hoch (wenn der Upload freigeschaltet ist) und legt die Anreisenden als Kontakte an; mit Eingegebene Daten absenden meldet sie Vollständigkeit. Du bestätigst oder gibst zur Überarbeitung zurück. Externer Zugriff

Aufenthalte planen. Im Baustein Künstler*innenaufenthalte je Person Anreise, Abreise, Unterkunft (ein CRM-Kontakt der Kontaktart Unterkunft mit Zimmertypen), Zimmertyp, Kosten pro Nacht und Tagegeld eintragen; die Anreisenden aus der Kontaktliste übernehmen. Künstler*innenaufenthalte

Exportieren. Aus dem Baustein den Aufenthaltsplan als PDF oder Excel und die Tagegeld-Abrechnung als Per Diem Export – mit dem Adresskopf aus den Tool-Einstellungen, auf Deutsch oder Englisch.

Vertrag ablegen unter Dokumente → Verträge oder im Projekt: Vertragsart Gastspiel, Betrag, Währung, Ausländersteuer und KSK-Angaben, Zugriff nur für Verwaltung und Projektleitung; fehlende Unterlagen als Dokumentenanfrage anfordern. Verträge verwalten

Termine und Schichten. Aufbau, Proben und Vorstellungen im Kalender, Schichten wie im Praxisfall Vorstellung mit Schichten planen. Die Timeline des Vorstellungstermins hält Get-in, Soundcheck und Einlass fest.

Stolpersteine

Externe sehen zu viel: Die externe Person sieht alle Komponenten des freigegebenen Tabs, unabhängig von internen Sichtbarkeiten. Deshalb ein eigener Abfrage-Tab, nie der interne Produktionstab.
Upload geht nicht: Der Dateiupload für Externe ist ein eigener Schalter in den Einstellungen für externen Zugriff.
Unterkunft fehlt in der Auswahl: Unterkünfte sind CRM-Kontakte; Zimmertypen und Preise werden am Kontakt gepflegt.
Tagegeld ohne Adresskopf: Name, Adresse und E-Mail für den Adresskopf stehen unter Kommunikation & Rechtliches.

Varianten

Ohne externen Zugriff: Die Produktionsleitung füllt den Abfrage-Tab selbst und gibt ihn als Drucklayout-PDF an die Compagnie. Drucklayouts
Wiederkehrende Gäste: Der Kontakt bleibt im CRM; beim nächsten Gastspiel wird nur der Zugang erneut eingeladen und der Tab neu freigegeben.