Festival als Projektgruppe

Viele Einzelveranstaltungen unter einem Dach – Projektgruppe, Budgets, Kalender, Team und Auswertung

Ausgangslage

Ein zehntägiges Festival mit dreißig Veranstaltungen in fünf Räumen. Jede Veranstaltung hat eigene Künstler*innen, Termine und ein eigenes Budget; das Festival als Ganzes braucht eine Gesamtübersicht, ein Gesamtbudget und ein Team, das alles sieht.

Beteiligte und Rechte

Wer	Tut	Braucht
Festivalleitung	legt die Projektgruppe an, sieht alle Einzelprojekte	Eigene Projekte anlegen, Projektleitung der Gruppe
Produktionsleitungen	führen je ein Einzelprojekt	Projektteam mit Schreibrecht im Einzelprojekt
Disposition	belegt die Räume	Termine fest planen
Verwaltung	prüft Budgets und Fördermittel	Budgetzugriff, Finanzierungsquellen verwalten

Ablauf

Projektgruppe anlegen. Beim Anlegen Projektgruppe wählen; sie bekommt Status, Kategorie und Team wie ein Projekt. Projektgruppen

Einzelprojekte anlegen – direkt aus der Gruppe mit Projekt in dieser Gruppe erstellen oder bestehende Projekte mit Projekte hinzufügen aufnehmen. Ein Projekt kann in mehreren Gruppen liegen.

Termine belegen. Jedes Einzelprojekt erhält seine Termine; im Kalender zeigt Projektgruppe anzeigen an jeder Kachel, dass sie zum Festival gehört, und der Filter Projektstatus blendet abgesagte Programmpunkte aus. Anzeigeeinstellungen

Budgets führen. Jedes Einzelprojekt hat sein Budget; in der Gruppe summiert die Projektgruppen-Aggregation die Einzelbudgets zum Gesamtbudget. Fördermittel als Finanzierungsquelle anlegen und den Projekten freigeben. Projektgruppen-Aggregation · Projekte & Budgets

Team und Sichtbarkeit. Wer in der Gruppe im Team steht, sieht die Gruppe – nicht automatisch jedes Einzelprojekt. Produktionsleitungen gehören ins Team ihres Einzelprojekts; die Festivalleitung in alle oder bekommt Leserechte für alle Projekte. So greifen die Projektrechte ineinander

Programm nach außen geben. Die Spielplan-Übersicht (PDF) zeigt alle Programmpunkte im Wandkalender-Stil; die Excel-Terminliste liefert die Daten für Website und Druck. Spielplan-Übersicht Projekte (PDF)

Auswerten. BI-Daten je Einzelprojekt erfassen; das BI-Dashboard vergleicht die Produktionen nach Publikum, Einnahmen und Aufwand. Business Intelligence im Projekt

Stolpersteine

Die Projektliste zeigt nur die Gruppe: Filter Nur Projektgruppen oder Nur Projekte ohne Gruppe prüfen.
Das Gesamtbudget stimmt nicht: Nur Spalten mit dem Kennzeichen relevant für Budget fließen in die Aggregation ein. Budgetrelevante Spalte
Schichten: Sie gehören immer zum Einzelprojekt, nie zur Gruppe; im Dienstplan hilft der Projektmodus je Einzelprojekt.

Varianten

Spielzeit statt Festival: Eine Gruppe pro Spielzeit oder Sparte funktioniert genauso; die Gruppe ist ein Ordnungsmittel, keine Terminreihe.
Vorplanung: Programmideen zuerst im Planungskalender mit Projekten im Status in Planung, bis das Programm steht.