Einrichtung für Administrator*innen

Diese Seite ist der Fahrplan für die Ersteinrichtung – und die Checkliste, wenn ein Haus ein weiteres Modul in Betrieb nimmt. Je Modul steht zuerst, was elementar ist (ohne das funktioniert das Modul nicht sinnvoll), und danach, was optional ist und für welchen Praxisfall es gedacht ist. Alles Elementare zusammen dauert bei einem mittleren Haus einen halben Tag; Optionales kommt nach und nach, wenn der Bedarf da ist.

Reihenfolge auf einen Blick

Grundlagen (Tool-Einstellungen)

Elementar

• Branding: großes Logo (Login, E-Mails), kleines Logo (Kopfzeile), Login-Illustration – damit artwork als euer Werkzeug erkennbar ist. Branding
• Kommunikation & Rechtliches: Name der Organisation, Seitentitel, Geschäfts- und Einladungs-E-Mail (die Absender aller Mails), Links zu Impressum und Datenschutz, das Spielzeitfenster (Basis für BI und spielzeitbezogene Kennzahlen). Kommunikation & Rechtliches
• Mail: SMTP-Zugang und Testmail, sonst kommen Einladungen und Meldungen nicht an. Mail
• Modul-Sichtbarkeit: Module ausblenden, die euer Haus nicht nutzt – für Nicht-Admins verschwinden sie aus der Navigation. Modulsichtbarkeit

Optional – wofür gedacht

• Dateieinstellungen anpassen, wenn ihr Video, Audio oder größere Dateien hochladen wollt; die Standardlisten decken Dokumente, Office und Bilder ab. Dateieinstellungen
• Externe Benutzerverwaltung (LDAP/Active Directory, OIDC/SSO), wenn eure IT eine zentrale Anmeldung betreibt. Externe Benutzerverwaltung
• Schnittstellen: API-Keys für eigene Auswertungen, Webhooks für andere Systeme, Sage für den Abgleich gebuchter Rechnungen im Budget. Schnittstellen
• Adresskopf für die Tagegeld-Abrechnung der Künstler*innenaufenthalte.

Nutzer*innen & Rechte

Elementar

• Rechte-Vorlagen anlegen oder die mitgelieferten Rollenbilder (Basis, Produktionsleitung, Disposition / Raumplanung, Dienstplanung, Personalverwaltung, Buchhaltung / Controlling, Vertrags- & Dokumentenverwaltung, Lager / Inventar, Künstler*innenbetreuung / CRM, Systemadministration) prüfen – so wird jede Einladung zur Frage „welches Rollenbild?“ statt „welche 80 Häkchen?“. Rollen & Berechtigungen
• Nutzer*innen einladen – per E-Mail, Einladung 7 Tage gültig; bei Bedarf gleich mit Teams und Rechte-Vorlage. Konten & Einladungen
• Mindestens zwei Admins, damit niemand ausgesperrt ist.

Optional – wofür gedacht

• Teams (Abteilungen), um Projekten oder Checklisten ganze Gruppen zuzuweisen. Externe & Teams
• Freelancer und Dienstleister ohne eigenes Konto, wenn sie nur im Dienstplan eingeteilt werden sollen.
• Arbeitsprofile (darf Schichten übernehmen, Gewerke, Funktionen) – elementar, sobald der Dienstplan genutzt wird; siehe dort.

Kalender

Elementar

• Bereiche und Räume: Bereiche als Gebäude, Standort oder Etage; Räume mit Farbe, Relevant für Disposition (nur solche Räume erscheinen in den Kalendern) und Raumadmins, die Belegungsanfragen beantworten. Danach Räume sortieren, denn die Reihenfolge gilt in allen Kalendern. Räume, Bereiche & Buchungsrechte
• Terminarten mit Farbe und Kürzel (Vorstellung, Probe, Aufbau, Blocker …). Sie prägen die Kalenderkacheln, die Filter und die Schichtplanung. Termintypen
• Buchungsmodell entscheiden: Sollen alle direkt buchen (Termine immer direkt buchbar), oder sollen Raumadmins Belegungsanfragen freigeben? Standardwerte

Optional – wofür gedacht

• Terminstatus (angefragt, bestätigt, abgesagt …) aktivieren, wenn der Bestätigungsstand eines Termins wichtiger ist als seine Art – die Kacheln lassen sich dann nach Status färben. Terminstatus
• Termin-Eigenschaften wie Mit Publikum oder Es wird laut, um Nachbarräume zu schützen und danach zu filtern. Event-Eigenschaften
• Raumkategorien und Raumattribute (Bühne, Probebühne, Flügel, Tanzboden …) als Filter für „freie Räume finden“.
• Angrenzende Räume und Kapazität je Raum, wenn ihr Lärmkonflikte und Auslastung auswerten wollt.
• Verifizierungsmodus je Terminart, wenn bestimmte Termine (etwa Vorstellungen) inhaltlich freigegeben werden sollen. Terminüberprüfungen
• Planungskalender freischalten (Modul-Sichtbarkeit und Rechte), wenn die Disposition Spielzeiten vorplanen soll, ohne dass Kolleg*innen die Entwürfe sehen. Planungskalender
• Feiertage & Schulferien importieren, damit sie in Kalender und Dienstplan sichtbar sind und als Sondertage in die Arbeitszeit zählen. Feiertage & Schulferien
• Einlass-Feld aktivieren, wenn Einlasszeiten am Termin gepflegt werden.
• Tagesbemerkungs-Spalte für Notizen zum ganzen Tag (etwa Hausinformationen für alle Gewerke). Kalender-Einstellungen
• Tagesansicht-Zeitfenster (Start- und Endzeit) an euren Betrieb anpassen, etwa 08:00–02:00 für Spielbetrieb mit Late-Night.
• Timeline-Vorlagen für wiederkehrende Tagesabläufe (Get-in, Einlass, Beginn, Ende).

Projekte

Den ausführlichen Weg mit Ausbaustufen, Sichtbarkeit, Dokumenten und Drucklayouts beschreibt Projektansicht einrichten.

Elementar

• Tab-Einstellungen prüfen: Die Standard-Tabs (Projektinformationen, Ablaufplan, To-do-Listen, Schichten, Budget, Kommentare) sind sofort nutzbar; entscheidet, ob ihr Tabs nach Abteilungen oder nach Phasen schneidet. Fehlende Standard-Tabs holt Tab aus Vorlage anlegen zurück. Tabs & Bausteine
• Projektstatus (in Planung, bestätigt, abgesagt …), damit Listen und Kalender danach filtern können; markiert Planungsstatus als zählt als „in Planung“. Projektstatus

Optional – wofür gedacht

• Kategorien, Genres, Bereiche als Projekteigenschaften, wenn ihr nach Sparten auswertet oder Kacheln nach Hauptkategorie färben wollt.
• Erstellungs-Einstellungen: welche Felder beim Anlegen abgefragt werden (Status, Projektleitung, Künstler*innen, Budget-Stichtag, Kostenträger) und ob CRM-Kontakte im Projektteam erlaubt sind. Einstellungen für die Projekterstellung
• Projektrollen (Regie, Produktionsleitung …) als Bezeichnungen im Team – sie vergeben keine Rechte. Projektrollen
• Eigene Bausteine (Textfelder, Auswahlfelder, Checkboxen, Ordner) für Informationen, die euer Haus je Projekt braucht.
• Drucklayouts, um Projektdaten als PDF an Externe zu geben, ohne interne Inhalte preiszugeben. Drucklayouts
• Projektübersicht-Builder, um die Spalten der Projektliste zu bestimmen.
• Künstler*innenaufenthalte (Tagegeld, Frühstücksabzug, Unterkünfte im CRM), wenn ihr Gastspiele mit Reise- und Hotelplanung abwickelt.
• BI-Einstellungen (Publikumskategorien, BI-Felder, BI-Tags), wenn ihr Besucher*innen, Einnahmen und Auslastung erfassen wollt.

Dienstplan

Den ausführlichen Weg in drei Ausbaustufen – Schichten besetzen, Arbeitszeit berechnen, Regeln prüfen – beschreibt Dienstplan einrichten.

Elementar

• Funktionen zuerst (Meister*in, Fachkraft, Aushilfe …), denn jede Schicht fragt Plätze je Funktion ab und der Gewerk-Dialog bietet nur vorhandene Funktionen an. Funktionen und Qualifikationen
• Gewerke mit Kürzel und Farbe (Ton, Licht, Bühne, Einlass …), meist entlang der Arbeitsbereiche des Hauses; je Gewerk die Funktionen und wer das Gewerk planen darf. Gewerke
• Arbeitsprofile der Personen: Darf zu Schichten eingeteilt werden, Gewerke und Funktionen – sonst erscheint niemand im Personenbereich. Arbeitsprofil

Optional – wofür gedacht

• Zeitvorlagen und Schichtvorlagen (mit Vorlagengruppen), wenn dieselben Schichten immer wieder anfallen – ein Klick statt zehn Dialoge. Vorlagen
• Arbeitszeitplanung: Arbeitszeitmuster (Tagessoll je Wochentag) und Nutzerverträge (Urlaubstage, freie Tage, Überstundenregel), den Personen unter Vertrag & Arbeitszeit zugewiesen. Erst damit gibt es Stundenkonten, Soll/Ist, Überstunden und Kennzahlen. Wer das nicht braucht, schaltet die Arbeitszeitberechnung Kommt mit dem nächsten Update aus. Arbeitszeitmuster & Verträge
• Regeln & Verstöße, wenn ihr Arbeitszeitgesetz und Tarif tracken wollt: Tages- und Wochenmaxima, Ruhezeiten, freie Tage, Sonntagsarbeit – mit Gesetzliche Standardregeln anlegen als Start. Verstöße erscheinen im Dienstplan und in der Übersicht ersatzfreier Tage. Regeln & Verstöße
• Schichtgruppen, wenn Ruhezeiten zwischen Schichttypen (etwa Abend → Früh) geprüft werden sollen; Voraussetzung für die entsprechende Regel.
• Nachtarbeitszeitraum, damit Nachtstunden gesondert gezählt werden.
• Tagesdienste (Schlüsseldienst, Bereitschaft), die ohne Schicht einer Person am Tag zugeordnet werden.
• Freigabe-Workflow, wenn Gewerkeleitungen ihre Wochen zur Freigabe einreichen und eine zweite Stelle freigibt; dazu Anfragefristen je Gewerk. Festschreiben & Freigabe
• Schichtbestätigung durch Mitarbeitende, wenn Personen ihre Dienste zu- oder absagen sollen.
• Projektzuordnungen, um Personen verbindlich oder als Wunsch einer Produktion zuzuordnen; abschaltbar, wenn ihr das nicht braucht.
• Überbuchung erlauben, Sortierung nach Vor- oder Nachname, Kalender-Abo mit oder ohne vorläufige Schichten nach Hausregel. Weitere Schalter

Inventar

Elementar

• Eigenschaften zuerst (Lumen, Gewicht, Seriennummer, Zustand … mit Datentyp), dann Kategorien und Unterkategorien, denen ihr die passenden Eigenschaften zuordnet – so fragt eine Lampe nach Lumen und ein Schuh nach Größe. Inventar-Einstellungen
• Status (einsatzbereit, defekt, verliehen …) mit Farben prüfen; nur der Status Einsatzbereit zählt als verfügbare Menge.
• Rechte: wer Artikel anlegt, wer disponiert, wer Material ausgibt.

Optional – wofür gedacht

• Tags und Tag-Gruppen für Querschnitte über Kategorien hinweg (Produktion, Standort, Eigentum).
• Material-Sets für Pakete, die immer gemeinsam ausgegeben werden (Beamer-Set, Mikrofonkoffer). Material-Sets
• Hersteller als CRM-Kontakte der Kontaktart Hersteller*in, wenn ihr sie am Artikel hinterlegen und filtern wollt.
• Inventarnummer-Präfix und Einzelstücke immer Menge 1, wenn ihr Einzelinventar mit Nummern führt.
• Bildgröße-Limit für Artikelfotos.

CRM

Elementar

• Kontaktarten prüfen und ergänzen (Künstler*in, Agentur, Compagnie, Unterkunft, Hersteller …) mit ihren Eigenschaften; entscheidet, welche Felder Pflicht sind, in der Liste stehen und filterbar sind. CRM-Einstellungen

Optional – wofür gedacht

• Vertrauliche Eigenschaftsgruppen (Bankdaten, Konditionen) mit Gruppenrechten, damit nur Finanzen sie sieht.
• Import aus Excel/CSV, um bestehende Adressbestände zu übernehmen. Kontakte importieren
• Externer Zugriff freischalten, damit Compagnien und Künstler*innen ihre Daten und Projekt-Abfragen selbst ausfüllen; dazu das Recht Externe einladen und die Tab-Vorlage Abfrage Produktion. Externer Zugriff
• CRM-Kontakte im Projektteam erlauben, um Externe als Teammitglieder mit Rolle zu führen.

Dokumente & Verträge

Elementar

• Nur, wenn ihr Verträge in artwork ablegt: Vertragsarten, Rechtsformen und Währungen in den Projekteinstellungen, damit das Vertragsformular passende Auswahlwerte hat. Weitere projektnahe Stammdaten

Optional – wofür gedacht

• Vertragsbausteine als Vorlagen zum Herunterladen. Zugriff, Bausteine & Export
• Dokumentenanfragen, wenn Verwaltung und Produktion fehlende Unterlagen intern anfordern sollen. Dokumentenanfragen

Budget & Finanzierungsquellen

Elementar

• Nur, wenn ihr Projektbudgets führt: Namen der ersten Spalten und entscheiden, ob Konten und Kostenstellen zentral gepflegt werden. Budget-Einstellungen

Optional – wofür gedacht

• Budgetvorlagen aus einem fertigen Projektbudget speichern, damit neue Produktionen mit derselben Struktur starten.
• Sage-Schnittstelle für den Abgleich gebuchter Rechnungen. Sage-Anbindung
• Finanzierungsquellen mit Kategorien, wenn Fördermittel Projekten zugeordnet werden. Finanzierungsquellen
• Budget-Stichtag beim Anlegen abfragen, wenn ihr den Budget-Export nach Stichtag nutzen wollt.

To-dos, Benachrichtigungen, BI

• Checklisten-Vorlagen für wiederkehrende Abläufe (Premiere, Gastspiel, Abbau) mit relativen Fristen. Checklisten-Vorlagen
• Benachrichtigungen: Jede Person stellt E-Mail und Push selbst ein; als Admin sorgst du für das Mail-Konto und kannst mit Benachrichtigung an alle ein zentrales Banner setzen. Benachrichtigungen
• BI: Spielzeitfenster, BI-Tags an Terminarten und die BI-Komponente in einem Projekt-Tab, damit das Dashboard Werte zeigt. BI-Dashboard

Nach der Einrichtung