Festschreiben & Freigabe

Solange ein Plan im Entwurf ist, lassen sich Schichten frei ändern — das Personal wird noch nicht benachrichtigt. Das Festschreiben macht einen Zeitraum verbindlich:

• festgeschriebene Schichten zeigen ein Schloss-Symbol und speichern, wer festgeschrieben hat,
• alle eingeteilten Personen werden über ihren finalen Dienstplan benachrichtigt,
• spätere Änderungen an festgeschriebenen Schichten landen unter Änderungen nach Festschreibung, damit nichts unbemerkt bleibt.

Vor dem Festschreiben empfiehlt sich ein kurzer Abschlusscheck: Filter auf nicht voll besetzte Schichten setzen, offene Plätze prüfen, Regelverstöße und Abwesenheiten kontrollieren und den richtigen Projektzeitraum sowie das richtige Gewerk bestätigen. Die Seite Wochenstatus bündelt genau diese Punkte für alle Gewerke. Festgeschrieben wird nur die gewählte Kombination aus Kalenderwoche und Gewerk — nicht automatisch der gesamte sichtbare Dienstplan.

Eine Woche festschreiben

Der Kalender-Haken in der Funktionsleiste öffnet den Festschreiben-Dialog (Berechtigung Dienstpläne festschreiben). Festgeschrieben wird immer eine Kombination aus Kalenderwoche, Jahr und Gewerk — dabei lassen sich auch mehrere Gewerke gleichzeitig auswählen. Die Tontechnik kann also final sein, während das Licht noch in Arbeit ist.

Der Dialog zeigt nur die Gewerke, die du festschreiben darfst, und nennt seinen Modus im Titel:

• Dienstplan festschreiben (ohne Freigabe-Workflow) — die Schichten der gewählten Gewerke in dieser Woche werden sofort festgeschrieben und das Personal benachrichtigt.
• Dienstplan zur Freigabe einreichen (mit aktivem Workflow) — der Dialog erklärt, dass der Plan nicht direkt festgeschrieben, sondern den freigabeberechtigten Personen vorgelegt wird, listet diese Personen auf und erzeugt je Gewerk eine eigene Anfrage (Button Zur Freigabe einreichen). Sind noch keine freigabeberechtigten Personen hinterlegt, sagt der Dialog das.

Nach dem Speichern meldet Artwork das Ergebnis mit Anzahl der betroffenen Schichten; Serverfehler werden sichtbar angezeigt. Eine Kalenderwoche 53 wird in Jahren mit 52 Kalenderwochen abgewiesen.

Einzelne Schichten lassen sich auch direkt von ihrer Karte aus festschreiben oder wieder öffnen („Festschreibung aufheben“). Bei aktivem Freigabe-Workflow ist das direkte Festschreiben — einzeln wie gesammelt — gesperrt; Schichten werden dann nur über eine Anfrage festgeschrieben.

Im Raster zeigt die KW-Statuskachel jeder Kalenderwoche den Stand je Gewerk:

Wochenstatus

Die Seite Dienstplan → Wochenstatus (Berechtigung Dienstpläne einsehen) zeigt eine Matrix Gewerke × Kalenderwochen. Über der Matrix wählst du die Anzahl Wochen (4, 8, 13 oder 26), blätterst in 4-Wochen-Schritten und filterst auf einzelne Gewerke; Alle Gewerke anzeigen hebt den Filter auf. Sichtbar sind die Gewerke, für die du eine Planungszuständigkeit hast.

Jede Zelle trägt einen Status:

Dazu zeigt die Zelle unbestätigte Änderungen, offene Regelverstöße und offene Plätze / Bedarf. Ein Frist-Marker bezieht sich auf die Anfragefrist des Gewerks (Tage vor Wochenbeginn): gelb, wenn die Frist bald abläuft, rot, wenn sie überschritten ist. Die Zeile Summe je KW fasst zusammen, wie viele Gewerke der Woche festgeschrieben sind.

Ein Klick auf eine Zelle öffnet die Details mit den passenden Aktionen: Zur KW im Dienstplan, Anfrage stellen bzw. Dienstplan festschreiben (je nachdem, ob der Workflow aktiv ist), Zur Anfrage, Offene Regelverstöße und Änderungen.

Der Freigabe-Workflow

Häuser mit Vier-Augen-Prinzip aktivieren in den Schichteinstellungen den Schalter Dienstplanfreigabe-Workflow und benennen dort die freigabeberechtigten Personen. Die Freigabeberechtigten sind keine eigene Berechtigung, sondern genau diese Liste (Admins dürfen immer). Der Workflow lässt sich nur mit mindestens einer freigabeberechtigten Person aktivieren. Erst mit aktivem Workflow erscheinen die drei Workflow-Seiten im Menü Dienstplan.

Planer*innen behalten den Überblick unter Dienstplan → Meine Freigabe-Anfragen: eine Leseansicht der eigenen bzw. der für die eigenen Gewerke gestellten Anfragen als flache Liste (neueste Kalenderwoche zuerst, mit Seiten), filterbar nach Status, Gewerk und Nur meine Anfragen, mit Status (Ausstehend / Freigegeben / Abgelehnt), den hinterlegten Begründungen sowie den Aktionen Anfrage zurückziehen und Erneut zur Freigabe einreichen. Auch hier führt Zum Dienstplan (aktuelle KW) direkt in die Planung.

Eine ausstehende Anfrage kennzeichnet den eingereichten Stand und macht Paralleländerungen nachvollziehbar. Müssen inhaltliche Korrekturen vorgenommen werden, wird die Anfrage zurückgezogen oder von den Freigabeberechtigten abgelehnt und danach neu eingereicht. Zusätzliche Schichten derselben Woche und desselben Gewerks werden einer bestehenden ausstehenden Anfrage automatisch zugeordnet.

Anfragefrist je Gewerk

Damit keine Woche unbeantwortet liegen bleibt, kann jedes Gewerk eine Frist für Freigabe-Anfragen in Tagen vor KW-Beginn haben (siehe Schichteinstellungen → Gewerke). Ist die Frist erreicht, ohne dass für die Kalenderwoche eine Anfrage gestellt wurde, bekommt die Gewerkeleitung automatisch eine Benachrichtigung. Im Wochenstatus ist die Frist als gelber bzw. roter Marker sichtbar.

Nach dem Festschreiben

• Änderungen nach Festschreibung — Änderungen an festgeschriebenen Schichten (Zeiten, Besetzung, Löschungen) sammeln sich unter Dienstplan → Änderungen nach Festschreibung. Freigabeberechtigte bestätigen dort jede Änderung einzeln oder alle gefiltert auf einmal; bis dahin markiert die gelbe KW-Statuskachel die Woche als „nach Festschreibung geändert“. Filter: alle/offene/bestätigte Änderungen, Gewerk, Personensuche, intern/extern. Die vollständige Spur liegt zusätzlich im Schichtverlauf; die Liste lässt sich als Excel exportieren.
• Arbeitszeitänderungsanfragen — Mitarbeiter*innen können Korrekturen ihrer Arbeitszeiten anfragen; die Planung nimmt diese unter Dienstplan → Arbeitszeitänderungsanfragen an oder lehnt sie mit Begründung ab.

Festgeschriebene Schicht ändern

Eine nachträgliche Änderung kann notwendig sein, etwa bei Krankheit, Zeitverschiebung oder Personaltausch. Artwork verhindert sie nicht pauschal, kennzeichnet aber den betroffenen Stand und benachrichtigt beziehungsweise protokolliert die Änderung. Dadurch bleibt der operative Plan handlungsfähig, ohne die Verbindlichkeit der ursprünglichen Freigabe zu verlieren.

Die Festschreibung einer einzelnen Schicht kann auch gezielt aufgehoben werden. Nutze das nur, wenn die Schicht wieder in die normale Bearbeitung zurückkehren soll; für eine kleine, nachvollziehbare Korrektur ist der Weg über Änderungen nach Festschreibung häufig der passendere.

Schichtbestätigung durch Mitarbeitende

Ist in den Schichteinstellungen der Schalter Schichtbestätigung durch Mitarbeitende aktiv, können eingeplante Personen mit dem Recht Darf Schichten annehmen/ablehnen ihre Schichten in Mein Einsatzplan zusagen oder absagen — auch bei vorläufigen, noch nicht festgeschriebenen Schichten, optional mit Kommentar. Unbeantwortete Zuweisungen zeigen den Status Angefragt. Personen ohne das Recht werden nicht gefragt und zeigen keinen Antwortstatus; Externe nehmen nicht am Ablauf teil.

Die Antwort ist im Dienstplan direkt sichtbar: im Personenbereich als farbige Pille an der Schicht (blau angefragt, grün zugesagt, rot abgesagt) und im Tagesmodal unter jeder Schicht (Angefragt, Zugesagt am …, Abgesagt am …, mit Kommentar). Planer*innen mit Schichten planen können die Antwort stellvertretend erfassen — im Tagesmodal, über das Menü der Zuweisung in der Tagesansicht oder im Einsatzplan der Person. Nach einer Absage bietet die Schichtkarte Ersatz suchen an.

Benachrichtigungen

Die Benachrichtigungsgruppe „Schichtplanung“ hält alle auf dem Laufenden. Die wichtigsten Auslöser:

Häufigkeit und Kanäle stellt jede*r in den persönlichen Benachrichtigungseinstellungen ein.