Mein Einsatzplan & Arbeitszeiten

Mein Einsatzplan ist die Sicht der einzelnen Mitarbeiter*innen auf ihre geplanten und geleisteten Zeiten. Hier werden nicht nur Schichten angezeigt: Auch individuelle Arbeitszeiten, Verfügbarkeiten, Urlaub, Tagesdienste, ersatzfreie Tage, die eigenen Kennzahlen und Arbeitszeitänderungsanfragen gehören zum persönlichen Plan.

Mein Einsatzplan

Unter Dienstplan → Mein Einsatzplan siehst du deine eigenen Dienste im gewählten Zeitraum (Berechtigung Mein Einsatzplan sehen). Festgeschriebene Schichten sind der verbindliche Stand; noch nicht festgeschriebene Einträge können sich während der Planung ändern.

Kopfzeile und Summen

Über der Wochenübersicht stehen die Summen des gewählten Zeitraums, zum Beispiel Arbeit 32:00 h · Pause 2:30 h; jede Kalenderwoche zeigt ihre eigenen Summen. Darunter steht die Zeile Geplant … h · Soll … h. Das Soll kommt aus dem Arbeitszeitmuster, das im gewählten Zeitraum gilt; Sondertage senken das Soll, Urlaub und Krankheit sind soll-neutral. Ist für dich kein Arbeitszeitmuster hinterlegt, steht beim Soll „–“ und das Badge Arbeitszeitmuster fehlt erscheint. Wende dich dann an die Personalverwaltung, denn ohne Muster lassen sich weder Soll noch Stundenkonto berechnen (siehe Profile & Arbeitsdaten).

In der Funktionsleiste findest du außerdem Schichtkalender abonnieren (siehe Kalender-Abo), Meine Zahlen und – mit Dienstplan-Recht – den Schichtverlauf sowie den PDF-Export.

Die Einsatzplan-Karte

Jede Schicht erscheint als Karte mit Datum, Beginn, Ende und Pause, Raum, Projekt und zugehörigem Termin, Gewerk und deiner Funktion in der Schicht, der Beschreibung der Planung und den Kolleg*innen derselben Schicht. Prüfe außerdem die Badges auf der Karte:

Über die Karte erreichst du Im Kalender anzeigen und Arbeitszeitänderung anfragen (siehe Eine Arbeitszeitänderung beantragen).

Warndreieck am Tag

Bist du an einem Tag eingeplant, obwohl dort ein Abwesenheitseintrag liegt, zeigt der Tageskopf ein Warndreieck: gelb bei einer Abwesenheit, rot, wenn der Tagesstatus nicht verfügbar ist oder die Schicht bereits festgeschrieben wurde. Der Hovertext lautet Nicht verfügbar eingetragen trotz Schicht und nennt den Status. Kläre solche Tage mit der Planung. Eigene offene Regelverstöße erscheinen ebenfalls als Marker am Tag.

Schichten zu- oder absagen

Die Zu-/Absage ist ein Opt-in je Person. Du siehst die Buttons Schicht zusagen und Schicht absagen nur, wenn zwei Voraussetzungen erfüllt sind:

1. In den Schichteinstellungen ist die Schichtbestätigung durch Mitarbeitende aktiv.
2. Dein Konto hat das Recht Darf Schichten annehmen/ablehnen (Modul Dienstplan, siehe Rollen & Berechtigungen).

So funktioniert der Ablauf:

• Unbeantwortete Zuweisungen zeigen den Status Angefragt – noch keine Antwort (blau). Nach deiner Antwort steht Zugesagt am … (grün) oder Abgesagt am … (rot) auf der Karte.
• Die Zu-/Absage ist auch bei vorläufigen Schichten möglich. Optional gibst du einen Kommentar als Antwort an Planer*in mit.
• Eine Absage entfernt dich nicht aus der Schicht. Nach jeder Antwort erinnert ein Hinweis daran: Du bleibst eingeplant, bis der Plan geändert wird. Die Planung wird über Absagen benachrichtigt.
• Ändert die Planung die Zeit einer zugesagten Schicht, wird die Zusage zurückgesetzt und die Karte zeigt Zeit geändert – bitte erneut zusagen.
• Planer*innen sehen deinen Status als farbige Pille im Personenbereich des Dienstplans und im Tagesfenster einer Person und können die Antwort dort stellvertretend erfassen, etwa nach einem Telefonat.

Meine Zahlen

Meine Zahlen öffnet das Kennzahlen-Fenster für die eigene Person, nur lesend. Die Reiter Spielzeitbezogene Daten, Ersatzfreie Tage, Urlaub, Ist-Stunden (mit Monatsnavigation), Überstunden und Regelverstöße zeigen dieselben Werte, die die Planung im Kennzahlen-Fenster sieht; unter Regelverstöße stehen deine eigenen offenen Verstöße, die die Planung im Dienstplan bearbeitet. Ist im Haus keine Spielzeit hinterlegt, rechnet das Fenster mit dem laufenden Kalenderjahr. Was die einzelnen Kennzahlen bedeuten, erklärt Profile & Arbeitsdaten.

Projektwunsch eintragen

Mit Projektwunsch eintragen trägst du dich unverbindlich als Wunsch für ein Projekt ein, für einzelne Tage oder den gesamten Projektzeitraum. Planende sehen den Wunsch im Dienstplan und beim Besetzen von Schichten und können ihn mit einem Klick in eine verbindliche Projektzuordnung übernehmen. An Tagen mit eingetragener Abwesenheit ist kein Wunsch möglich.

Kalender-Abo

Mit der Berechtigung Schichtkalender abonnieren richtest du über Schichtkalender abonnieren einen persönlichen Kalender-Feed ein. Er enthält deine festgeschriebenen Schichten sowie individuelle Zeiten und Tagesdienste; Funktion und Pause stehen in der Beschreibung jedes Eintrags. Zeigt euer Haus im Abo alle Schichten, erscheinen auch noch nicht festgeschriebene Schichten mit dem Präfix [vorläufig] – sie können sich noch ändern.

Wurde der Abo-Link versehentlich weitergegeben, macht Link erneuern den alten Link sofort ungültig; danach abonnierst du den Kalender mit dem neuen Link erneut. Zeitraum, Gewerke und Erinnerungen des Feeds erklärt Exporte & Kalender-Abo.

Der Personentag im Dienstplan

Planer*innen öffnen einen Tag einer Person direkt aus der Personalübersicht. Das Tagesfenster führt alle Informationen dieses Tages zusammen:

• geplante Schichten mit Zu-/Absage-Status,
• individuelle Arbeitszeiten und Projektzuordnungen,
• Tagesstatus (verfügbar / frei / nicht verfügbar) und Abwesenheiten,
• Tagesdienste,
• erkannte Regelverstöße,
• gewährte ersatzfreie Tage,
• Tageskommentar und Änderungsanfragen.

Damit ist sichtbar, ob eine scheinbar freie Zeit tatsächlich verfügbar ist. Eine Person kann beispielsweise keine Schicht haben, aber durch Urlaub, eine individuelle Arbeitszeit oder einen ersatzfreien Tag bereits gebunden sein.

Individuelle Arbeitszeiten

Eine individuelle Arbeitszeit erfasst Arbeit, die nicht als Schicht geplant wird – zum Beispiel Büroarbeit, Vorbereitung, Besprechungen oder eine regelmäßige interne Aufgabe. Sie kann ganztägig oder mit Beginn, Ende und Pause angelegt werden.

Beim Speichern berücksichtigt Artwork die hinterlegten Pausenregeln. Prüfe trotzdem, ob Beginn, Ende und Pause der tatsächlich vorgesehenen Zeit entsprechen: Individuelle Zeiten zählen in Soll/Ist-Berechnung, Stundenkonto und in die Prüfung von Ruhe- und Höchstarbeitszeiten (siehe Regeln & Verstöße). Mehrtägige individuelle Zeiten werden dabei einmal je Tag gezählt.

Wiederkehrende individuelle Zeiten

Für wiederkehrende Tätigkeiten kannst du eine Serie anlegen. Eine Serie enthält:

• Bezeichnung,
• Start- und Enddatum des Serienzeitraums,
• ganztägig oder Beginn und Ende,
• Pause,
• Wiederholungsintervall,
• eine oder mehrere Personen.

Änderst du eine Serie, wird die Änderung auf ihre Einträge übertragen.

Verfügbarkeit und Abwesenheit

Verfügbarkeiten zeigen der Planung, wann eine Person eingesetzt werden kann. Abwesenheiten wie Urlaub machen Zeiträume sichtbar, in denen keine Einteilung erfolgen soll. Werden Verfügbarkeiten nachträglich geändert, obwohl bereits Schichten oder individuelle Zeiten bestehen, weist Artwork auf den Konflikt hin und kann – abhängig von Berechtigung und Situation – das Entfernen der betroffenen Einträge anbieten.

Wird eine Person trotz Abwesenheit oder Tagesstatus nicht verfügbar eingeteilt, nennt der Konflikthinweis die Person, die tatsächlich eingeteilt hat, und den Zeitpunkt Zuweisung erfolgte am … – sowohl in der Benachrichtigung als auch in der Abwesenheitsliste im Profil.

Eine Verfügbarkeit ersetzt keine Schicht: Sie sagt nur, ob eine Person grundsätzlich eingeplant werden kann. Die konkrete Arbeitszeit entsteht erst durch eine Schicht oder individuelle Arbeitszeit.

Für sich selbst können Personen Wünsche und Abwesenheiten eintragen — nicht aber den Tagesstatus frei setzen. Der Tagesstatus (verfügbar / frei / nicht verfügbar) wird von den Planenden gepflegt.

Tagesdienste

Ein Tagesdienst ist ein ganztägiger Marker, etwa für Bereitschaft, Bürodienst oder eine organisatorische Zuständigkeit. Er hat keine eigene Beginn- und Endzeit und ist deshalb nicht dasselbe wie eine Schicht. Tagesdienste werden zentral konfiguriert und anschließend am Personentag vergeben.

Eine Arbeitszeitänderung beantragen

Wenn die angezeigte Zeit nicht der tatsächlichen Arbeitszeit entspricht, sollte sie nicht stillschweigend über einen Kommentar korrigiert werden. Nutze die Arbeitszeitänderungsanfrage. Die Anfrage stellt den aktuellen Stand – Datum, Beginn, Ende, Raum, Gewerk und verantwortliche Personen – der gewünschten neuen Beginn- und Endzeit gegenüber. Ein Kommentar erläutert den Grund.

Der Status einer Anfrage ist Ausstehend, Freigegeben oder Abgelehnt. Planer*innen bearbeiten die eingegangenen Anfragen zentral unter Meine erhaltenen Arbeitszeitanpassungsanfragen: Freigeben übernimmt die neue Zeit, Ablehnen verlangt eine Ablehnungsnachricht. Der Ablehnungsgrund wird dir in deiner Anfrage angezeigt. So bleibt nachvollziehbar, was ursprünglich geplant war, welche Änderung gewünscht wurde und wie entschieden wurde.

Kennzahlen einer Person verstehen

Mit der entsprechenden Berechtigung öffnet die Planung über den Info-Button in der Personalübersicht das Kennzahlen-Fenster einer Person. Es ist dasselbe Fenster wie Meine Zahlen, nur für fremde Personen:

Die sichtbaren Werte hängen vom am jeweiligen Tag gültigen Vertrag, den Berechtigungen und dem gewählten Zeitraum ab. Bei unerwarteten Soll- oder Restwerten prüfe deshalb zuerst den Zeitstrahl unter Vertrag & Arbeitszeit. Die Zählregeln der einzelnen Kennzahlen stehen unter Kennzahlen.

Überstunden auszahlen

Wenn der Vertrag der Person eine aktive Überstundenregelung enthält und die nötige Berechtigung vorliegt, können Überstunden als ausgezahlt dokumentiert werden. Erfasst werden Stunden, Minuten und ein Kommentar. Die Buchung erscheint im Überstundenverlauf und verändert den offenen Stand.

Eine Auszahlung ist keine Änderung einzelner Schichten. Falsche Arbeitszeiten sollten zunächst korrigiert werden; erst der danach verbleibende Saldo sollte ausgebucht werden.

Praktische Kontrollroutine

1. Neue oder geänderte Schichten auf Datum, Uhrzeit, Pause und Funktion prüfen.
2. Festschreibungsstatus beachten und – falls freigeschaltet – Schichten zu- oder absagen.
3. Urlaub, Verfügbarkeit und individuelle Zeiten gegenprüfen; Warndreiecke am Tag klären.
4. Abweichungen über eine Änderungsanfrage melden.
5. Nach Korrektur Stundenkonto und gegebenenfalls Überstunden unter Meine Zahlen erneut prüfen.