Regeln & Verstöße und ersatzfreie Tage

Artwork prüft Schichten und individuelle Arbeitszeiten gegen die im Haus definierten Arbeitszeitregeln. Die Hinweise unterstützen die Planung, ersetzen aber nicht die fachliche oder rechtliche Bewertung. Welche Regel für eine Person gilt, ergibt sich aus dem Vertrag, der ihr am jeweiligen Tag zugewiesen ist.

Die Regeln pflegst du unter System → Schichteinstellungen → Regeln & Verstöße (bis Version 1.7.6 „Schichtwarnungen“). Erkannte Verstöße sammelt der Tab Offene Verstöße; die daraus entstehenden Ansprüche verfolgt die Übersicht Ersatzfreie Tage im Menü Dienstplan.

Regeln anlegen und pflegen

Eine Regel besteht aus:

Regeln lassen sich auch aus Sicht der Verträge zuordnen (Verträge zuweisen). Änderungen an Regeln oder Verträgen lösen sofort eine Neuprüfung der betroffenen Personen aus; du musst nichts manuell anstoßen.

Gesetzliche Standardregeln anlegen

Der Button Gesetzliche Standardregeln anlegen legt in einem Schritt den Regelsatz nach Arbeitszeitgesetz an und ordnet ihn den gewählten Vertragsvorlagen zu:

• Tagesmaximum 10 h,
• Wochenmaximum 48 h,
• Ruhezeit 11 h,
• maximal 6 Arbeitstage in Folge,
• Sonntagsarbeit mit Ersatzruhetag,
• Arbeit an Sondertagen mit Ersatzruhetag,
• 15 freie Sonntage pro Kalenderjahr,
• Wochendurchschnitt 48 h über 24 Wochen,
• Nachtarbeitsmaximum 8 h.

Im Dialog wählst du unter Anzulegende Regeln die gewünschten Regeln und die Verträge aus und bestätigst mit Ausgewählte Regeln anlegen. Existiert bereits eine Regel gleichen Typs, wird sie nur den Verträgen zugeordnet und nicht doppelt angelegt; eine deaktivierte Regel gleichen Typs wird dabei wieder aktiviert. Die angelegten Regeln sind danach normale Regeln: Werte, Farbe und Zuordnung kannst du anschließend anpassen.

Regeltypen

Der Hinweistext unter jedem Regeltyp in der Oberfläche erklärt, wie der Wert zu verstehen ist. Einige Regeln erzeugen Verstöße ohne Schicht – zum Beispiel am letzten Sonntag des Jahres, wenn die freien Sonntage nicht mehr erreichbar sind, oder am Fristtag der Überstunden-Abbaufrist.

So rechnet die Prüfung

• Alle Prüfungen nutzen die personenindividuellen Schichtzeiten. Hat eine Person in einer Schicht abweichende Zeiten, zählt ihre eigene Zeit.
• Tages- und Wochenmaximum zählen Schichten und individuelle Zeiten; Verstöße werden auch ohne Schicht gemeldet, wenn allein individuelle Zeiten die Grenze überschreiten.
• Die Nachtarbeits-Regel bewertet Schichten über Mitternacht als Ganzes.
• Pausen werden nach den Pausenregeln berücksichtigt, einschließlich der 9-Stunden-Grenze.
• Sondertage zählen nur, wenn der Feiertag das Kennzeichen Als Sondertag behandeln trägt und im Vertrag der Person Sondertag-Regel aktiv gesetzt ist (siehe Feiertage und Sondertage).
• Personen ohne Vertrag werden nicht geprüft.

Verstöße verschwinden von selbst, sobald der Konflikt durch Änderungen an Schichten oder individuellen Zeiten behoben ist. Bearbeitete, ignorierte und manuell erfasste Verstöße bleiben erhalten.

Warum Personen unterschiedlich bewertet werden können

Regeln werden Vertragsvorlagen zugeordnet, und der Vertrag einer Person hat einen Gültigkeitszeitraum. Zwei Personen in derselben Schicht können deshalb unterschiedliche Hinweise erhalten. Fehlt ein erwarteter Hinweis, prüfe:

1. Ist die Regel der richtigen Vertragsvorlage zugeordnet?
2. Gilt der Vertrag der Person am betroffenen Datum (Zeitstrahl unter Vertrag & Arbeitszeit)?
3. Sind alle Schichten, Pausen und individuellen Arbeitszeiten vollständig?
4. Bei Sondertagsregeln: Trägt der Feiertag das Sondertag-Kennzeichen und ist die Sondertag-Regel im Vertrag aktiv?

Marker im Dienstplan

Während der Einteilung zeigt Artwork Konflikte möglichst früh an. Dazu gehören neben Arbeitszeitregeln auch Überschneidungen, fehlende Qualifikationen, Abwesenheiten oder Mehrfacheinteilungen. Je nach Einstellung kann die Planung eine Einteilung trotzdem fortsetzen. Das bedeutet nur, dass der Vorgang technisch möglich ist – nicht, dass der Konflikt fachlich gelöst ist.

Im Dienstplan trägt jede Personenzelle höchstens zwei Marker:

• ein Warndreieck in der Warnfarbe der Regel mit der Anzahl offener Verstöße an diesem Tag,
• einen Haken-Chip mit der Anzahl bereits bearbeiteter Verstöße.

Ignorierte Verstöße werden in der Zelle nicht angezeigt. Der Tooltip nennt Regel, Status und Messwert, zum Beispiel „17 h von max. 10 h“; ein Klick öffnet den Tag der Person. Die Legende dazu steht im Hilfe-Panel des Dienstplans. Mitarbeiter*innen sehen ihre eigenen offenen Verstöße auch in Mein Einsatzplan.

Offene Verstöße

Der Tab Offene Verstöße unter System → Schichteinstellungen listet alle Verstöße mit Person, Datum, Regel, Schweregrad, Status und Messwert. Über die Filter grenzt du die Liste ein:

• Zeitraum (Von / Bis) – höchstens ein Jahr; längere Zeiträume kürzt Artwork mit einem Hinweis; ohne Zeitraum werden alle Verstöße des gewählten Status gelistet,
• Gewerke, Person und Regel,
• Schweregrad (Warnung / Fehler) und Status (Offen / Bearbeitet / Ignoriert),
• Sortieren.

Zähler-Chips zeigen die Anzahl je Status; lange Listen sind auf Seiten verteilt. Als Excel exportieren gibt die gefilterte Liste aus. Für jeden Verstoß stehen Bearbeiten, Ignorieren und Auflösen bereit; mehrere markierte Verstöße kannst du gemeinsam mit einer Begründung ignorieren.

Über Regelverstoß hinzufügen erfasst du einen Fall, den Artwork nicht automatisch erkennt. Wähle eine Regel oder Sonstiges (ohne Regel) mit eigenem Titel und gib Datum, Schweregrad und Begründung an.

Verstoß bearbeiten

Der Dialog Regelverstoß bearbeiten zeigt die Details des Verstoßes (Messwerte wie geplante Stunden, Ruhezeit oder Tage in Folge) und den Reiter Verlauf mit allen bisherigen Schritten. Beim Bearbeiten legst du fest:

• die Anzahl ersatzfreier Tage (ganze oder halbe Tage),
• die Frist, bis zu der der ersatzfreie Tag gewährt sein muss; der Hinweis Standard laut Regel: n Tage beziehungsweise Standard laut Vertrag übernimmt die hinterlegte Vorgabe,
• ob es sich um einen Ersatzfreien Tag für Feiertag handelt, der das Tagessoll senkt.

Nach dem Speichern trägt der Verstoß den Vermerk Bearbeitet/Genehmigt von … am …. Eine Nachbearbeitung ist möglich, solange noch kein ersatzfreier Tag gewährt wurde; danach ist der Verstoß gesperrt.

Empfohlene Reihenfolge

Ersatzfreie Tage: Anspruch und tatsächliche Freizeit

Der vorgemerkte Anspruch und der tatsächlich gewährte freie Zeitraum sind zwei getrennte Schritte. Die Übersicht Ersatzfreie Tage im Menü Dienstplan zeigt Offene, Gewährte und Überfällige ersatzfreie Tage mit Zählern und Letzten Aktivitäten. Die Listen lassen sich nach Person, Gewerk, Frist von / bis und Status filtern und sind auf Seiten verteilt; Als Excel exportieren gibt die gefilterte Liste aus. Dieselben Ansprüche stehen im Profil der Person unter Ersatzfreie Tage.

Ein ersatzfreier Tag kann als ganzer Tag oder – am Vor- beziehungsweise Nachmittag – als halber Tag gewährt werden. Beim gewählten Datum prüft Artwork, ob dort bereits Schichten oder besondere Tagesbedingungen vorliegen. Bestehende Schichten können nach Bestätigung entfernt werden; alternativ sollte ein anderer Tag gewählt werden. Gewährte Tage erscheinen in der Personenzelle des Dienstplans.

Eine Gewährung kann widerrufen werden. Der Verlauf bleibt dadurch nachvollziehbar; der zugrunde liegende Anspruch muss anschließend erneut bewertet beziehungsweise verplant werden.

Feiertage und Sondertage

Für die Regeln Arbeit an Sondertagen, Ruhezeit vor Sonder-/Sonntag und Kein halber freier Tag an Sondertagen sowie für die Soll-Minderung im Stundenkonto gilt eine gemeinsame Definition: Ein Tag ist ein Sondertag, wenn der Feiertag in den Termin-Einstellungen das Kennzeichen Als Sondertag behandeln trägt und der Vertrag der Person Sondertag-Regel aktiv gesetzt hat. Schulferien ohne Kennzeichen sind nie Sondertage. Dienstplaner*innen können die Sondertag-Häkchen auf der Feiertagsseite selbst pflegen, auch ohne Schreibrecht auf die übrigen Einstellungen.

Ein Verstoß an einem Sondertag kann als Ersatzfreier Tag für Feiertag bearbeitet werden; der gewährte Tag senkt dann das Tagessoll (siehe Sondertage).

Zuständigkeiten in der Praxis

Vor dem Abschluss eines Zeitraums

• Sind alle offenen Verstöße bearbeitet oder begründet?
• Haben manuelle Verstöße eine aussagekräftige Beschreibung?
• Sind Ansprüche auf ersatzfreie Tage und Fristen vollständig?
• Wurden gewährte freie Tage auf bestehende Schichten geprüft?
• Sind Änderungen nach dem Festschreiben im Freigabeprozess angekommen?