Überblick
Was der Dienstplan ist und wie seine Bausteine zusammenspielen
Der Dienstplan ist das Personalplanungsmodul von Artwork. Planer*innen definieren Schichten — Zeitblöcke, die eine bestimmte Anzahl Personen in bestimmten Funktionen benötigen — und besetzen sie per Drag & Drop. Ist eine Woche fertig geplant, wird der Plan festgeschrieben: Die Schichten werden verbindlich und das eingeteilte Personal wird benachrichtigt.
Der Dienstplan verbindet dabei drei Perspektiven: Im oberen Raster plant die Disposition nach Termin, Raum und Gewerk; im Personenbereich wird die Auslastung einzelner Personen sichtbar; in Mein Einsatzplan sehen Mitarbeiter*innen nur ihre eigenen Dienste. Änderungen, Konflikte, Arbeitszeitregeln und Freigaben greifen auf dieselben Schichtdaten zu, sodass kein separater Plan abgeglichen werden muss.
Zentrale Begriffe
| Begriff | Bedeutung |
|---|---|
| Schicht | Ein Zeitblock an einem bestimmten Tag mit Beginn/Ende, Pause, Gewerk und Personalbedarf. Schichten können eigenständig sein (an Raum und/oder Projekt gebunden) oder zu einem Termin gehören. |
| Gewerk | Eine Abteilung bzw. ein Gewerk (z. B. Ton, Licht, Bühne, Kostüm). Jede Schicht gehört zu genau einem Gewerk; Personen können nur in Gewerke eingeteilt werden, denen sie zugewiesen sind. |
| Funktion | Die Rolle innerhalb einer Schicht (z. B. Meister, Mitarbeiter). Welche Funktionen es gibt, legt das Gewerk fest. Die Befähigungen einer Person in ihrem Arbeitsprofil heißen weiterhin Qualifikationen. |
| Platz | Ein besetzbarer Slot einer Schicht. Eine Schicht definiert je Funktion, wie viele Plätze sie hat; die Besetzungsanzeige (1/3) zählt besetzte gegen benötigte Plätze. |
| Mitarbeiter*in | Alle, die Schichten übernehmen können: interne Angestellte, Freelancer und externe Dienstleister. |
| Festschreiben | Das Sperren eines geplanten Zeitraums je Kalenderwoche und Gewerk. Festgeschriebene Schichten zeigen ein Schloss-Symbol, Änderungen werden protokolliert, und das Personal erhält seinen finalen Dienstplan. |
| Freigabe | Die Zweitinstanz bei aktivem Freigabe-Workflow: Planer*innen reichen eine Kalenderwoche ein, freigabeberechtigte Personen geben sie frei oder lehnen sie ab (Status Ausstehend / Freigegeben / Abgelehnt). |
| Zusage / Absage | Die Rückmeldung einer eingeplanten Person zu ihrer Schicht, sofern die Schichtbestätigung aktiv ist und die Person das Recht dazu hat. |
Wie Schichten mit Terminen und Projekten zusammenhängen
Schichten werden im Kontext deines Hauses geplant:
- Eigenständige Schichten werden direkt im Dienstplan für einen Raum und/oder ein Projekt angelegt — typisch für Dienste, die nicht an einem einzelnen Termin hängen.
- Terminschichten gehören zu einem Kalendereintrag (Vorstellung, Probe, Aufbau) und erscheinen in dessen Karte. Sie lassen sich auch vom Schichten-Tab des Projekts aus planen.
Eine Schicht kann außerdem nur einem Projekt oder Raum zugeordnet sein, ohne an einem Kalendertermin zu hängen. Das ist nützlich für Bürozeiten, Bereitschaften, Wartung oder projektübergreifende Dienste. Die Zuordnung entscheidet, in welchen gefilterten und projektbezogenen Ansichten sie erscheint.
Von der Planung zum fertigen Dienstplan
Zeitraum und Kontext wählen. Plane hausweit oder grenze die Ansicht auf ein Projekt, bestimmte Räume, Terminarten oder Gewerke ein. Über den Ansichtsumschalter Woche | Tag | Liste wechselst du zwischen Raster, Tagesansicht und Liste.
Schichtbedarf anlegen. Erstelle einzelne Schichten oder nutze Zeitvorlagen, Schichtvorlagen und Vorlagengruppen für wiederkehrende Abläufe. Benötigte Funktionen und Platzzahlen machen offene Plätze sichtbar.
Personal einteilen. Ziehe verfügbare Personen auf die Schichten. Artwork prüft vor der Zuweisung Zeitüberschneidungen, Urlaub und Nichtverfügbarkeit und laufend Funktionen, Vertragsstunden und Arbeitszeitregeln.
Plan prüfen. Filtere auf nicht voll besetzte Schichten, kontrolliere Besetzung je Gewerk, Wochenstunden und Regelverstöße und nutze die Seite Wochenstatus für den Überblick über alle Gewerke und Kalenderwochen.
Festschreiben oder Freigabe einreichen. Ein fertiger Zeitraum wird pro Kalenderwoche und Gewerk verbindlich. Das Personal erhält die Information; spätere Änderungen bleiben nachvollziehbar.
Das Menü „Dienstplan“
In der Seitenleiste heißt das Modul Dienstplan. Seine Einträge:
| Menüpunkt | Inhalt |
|---|---|
| Dienstpläne | Die Hauptansicht — das Planungsraster mit Wochen-, Tages- und Listenansicht (Die Dienstplan-Ansicht) |
| Dienstplan-Listenansicht | Alle Schichten als flache Liste |
| Mein Einsatzplan | Der persönliche Plan jeders Mitarbeiterin |
| Arbeitszeitänderungsanfragen | Korrekturwünsche des Personals an erfassten Arbeitszeiten |
| Freigabe-Anfragen prüfen | Eingereichte Kalenderwochen freigeben oder ablehnen — nur bei aktivem Freigabe-Workflow, nur für freigabeberechtigte Personen |
| Änderungen nach Festschreibung | Änderungen an festgeschriebenen Schichten bestätigen — nur bei aktivem Workflow |
| Meine Freigabe-Anfragen | Eigene Freigabe-Anfragen und ihr Status — nur bei aktivem Workflow |
| Wochenstatus | Gewerke × Kalenderwochen mit Festschreibung, Anfragen, Änderungen, Verstößen, Besetzung und Anfragefrist (Wochenstatus) |
| Übersicht ersatzfreie Tage | Dashboard der gewährten und offenen ersatzfreien Tage |
Die Seiten dieses Kapitels
Die Dienstplan-Ansicht
Die Hauptansicht: Ansichten, Funktionsleiste, Filter, Anzeigeeinstellungen, Personenbereich, Schichtverlauf.
Ansichten & Anzeigeeinstellungen
Woche, Tag und Liste im Vergleich, jede Anzeigeoption erklärt, Personenbereich-Optionen und empfohlene Einstellungen.
Schichten anlegen
Der Schicht-Dialog, Funktionsplätze, Pausen nach Arbeitszeitgesetz, Vorlagen.
Personal einteilen
Per Drag & Drop besetzen, Konfliktprüfung, Ersatz suchen, Überbuchung.
Persönlicher Einsatzplan & Arbeitszeiten
Eigene Dienste, individuelle Zeiten, Verfügbarkeiten, Korrekturanfragen und Überstunden.
Regeln & Verstöße
Arbeitszeitregeln prüfen, Verstöße bearbeiten und ersatzfreie Tage nachverfolgen.
Festschreiben & Freigabe
Den Plan verbindlich machen, Wochenstatus, der Freigabe-Workflow, Änderungen nach Festschreibung.
Exporte & Kalender-Abo
PDF- und Excel-Exporte, persönliches Kalender-Abonnement.
Schichteinstellungen
Gewerke, Funktionen, Verträge, Zeitvorlagen, Vorlagen, Nachtarbeitszeitraum und Freigabe-Workflow einrichten.
Berechtigungen
Was du im Dienstplan tun kannst, hängt von deinen Berechtigungen ab (Namen wie in den Nutzerrechten, Modul Dienstplan). Die drei Stufen bauen aufeinander auf — eine höhere Stufe enthält die niedrigeren:
| Berechtigung | Erlaubt |
|---|---|
| Dienstpläne einsehen | Dienstpläne, Listenansicht, Wochenstatus, Dienstpläne anderer Personen sowie PDF- und Excel-Exporte des Dienstplans öffnen |
| Schichten planen | Schichten anlegen, bearbeiten, löschen; Personen zuweisen und entfernen; Vorlagen anwenden; ersatzfreie Tage verwalten; Verfügbarkeitsstatus setzen; Schichten stellvertretend zu- oder absagen |
| Dienstpläne festschreiben | Kalenderwochen je Gewerk festschreiben und wieder öffnen bzw. bei aktivem Workflow eine Freigabe-Anfrage stellen |
| Mein Einsatzplan sehen | Den eigenen Einsatzplan öffnen und als PDF exportieren |
| Darf Schichten annehmen/ablehnen | Eigene Schichten zu- oder absagen (Voraussetzung: Schichteinstellung Schichtbestätigung durch Mitarbeitende) |
| Dienstplan-Kalender abonnieren | Den eigenen Dienstplan als Kalender-Feed (ICS) abonnieren |
| Schichteinstellungen anzeigen und bearbeiten | Die Schichteinstellungen verwalten |
| Verfügbarkeiten anderer pflegen | Urlaub, Verfügbarkeit und individuelle Zeiten anderer Personen anlegen und ändern |
| Kennzahlen-Fenster im Dienstplan öffnen | Das Info-Icon an Personenkacheln: Spielzeit-Kennzahlen, ersatzfreie Tage und Urlaub je Person |
| Stundenkonten sehen | Arbeitszeitkonten und KW-Stunden aller Personen lesen — auch Voraussetzung für Arbeitszeiten und Überstunden im Kennzahlen-Fenster |
| Überstunden auszahlen | Überstunden manuell ausbuchen |
„Mein Einsatzplan sehen“ schützt auch den Zugriff
Ohne die Berechtigung Mein Einsatzplan sehen lässt sich der eigene Einsatzplan nicht öffnen — die Berechtigung steuert nicht nur den Menüpunkt. Fremde Einsatzpläne sind für Personen mit Planungs- oder Verwaltungsrechten erreichbar.
Freigabeberechtigte sind keine Berechtigung
Wer Freigabe-Anfragen freigeben darf, wird nicht über eine Berechtigung gesteuert, sondern über die Personenliste des Freigabe-Workflows in den Schichteinstellungen.
Zusätzlich legt jedes Gewerk fest, wer welchen Mitarbeitertyp einteilen darf — siehe Schichteinstellungen.
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