Dienstplan einrichten

Funktionen anlegen. Im Tab Schichteinstellungen weiter unten im Abschnitt Gewerks-Funktionen mit Neue Funktion: Name und Symbol, zum Beispiel Meisterin*, Fachkraft, Aushilfe, Rigging. Funktionen sind die Plätze, die eine Schicht anbietet („2 × Fachkraft, 1 × Meister*in“). artwork liefert Mitarbeiter und Meister mit; Mitarbeiter lässt sich nicht löschen, weil es als Ersatzfunktion dient.

• Eine Funktion gilt für alle Gewerke, denen ihr sie zuweist. Legt sie deshalb allgemein an (Fachkraft), nicht je Gewerk (Fachkraft Licht).
• Wird bei neuen Schichten berücksichtigt hat nur eine kleine Wirkung: Es steuert die Funktionsspalten im Personalplan-Export eines Projekts. Im Schicht-Dialog stehen immer alle Funktionen des Gewerks zur Auswahl.
• Die Reihenfolge per Drag & Drop bestimmt die Reihenfolge in Schichten und im Personenbereich.

Funktionen und Qualifikationen

Gewerke anlegen. Oben im Abschnitt Gewerke mit Neues Gewerk. Gewerke folgen meist den Arbeitsbereichen des Hauses: Bühne, Licht, Ton, Video, Requisite, Maske, Kostüm, Einlass & Service.

• Name des Gewerks, Abkürzung (höchstens vier Zeichen) und Farbe – Kürzel und Farbe stehen auf jeder Schichtkarte.
• Universell einsetzbar für Sonderfälle: Personen dieses Gewerks lassen sich in Schichten aller Gewerke einteilen. Typisch für Auszubildende, Springer*innen oder eine allgemeine Veranstaltungstechnik. Die Person braucht im fremden Gewerk trotzdem eine passende Funktion; maßgeblich sind die Funktionen, die sie im universellen Gewerk hat.
• Tage bis Benachrichtigung, wenn Schicht nicht voll besetzt kann auf 0 bleiben.

Funktionen den Gewerken zuweisen. Im Gewerk-Dialog unter Funktionen die Funktionen auswählen, die in diesem Gewerk vorkommen. Nur sie lassen sich in Schichten des Gewerks anfragen.

Festlegen, wer planen darf. Planen setzt zwei Dinge voraus:

• das Recht Schichten planen an der Person (über eine Rechte-Vorlage wie Dienstplanung oder einzeln), zum Festschreiben zusätzlich Dienstpläne festschreiben;
• die Freigabe im Gewerk unter Dienstplan-Berechtigungen: Von allen Planer*innen einteilbar (Standard) oder Eingeschränkt zuteilbar mit einer Liste. In der Liste erscheinen nur Personen, die das Recht Schichten planen bereits haben. Ein eingeschränktes Gewerk ohne Einträge können nur Admins planen.

Die Gewerkleitung ist optional: Sie wird im Personenbereich hervorgehoben und erhält Benachrichtigungen, wenn keine Planer*in eingetragen ist. Tragt sie über Bearbeiten ein, nachdem das Gewerk gespeichert ist.

Personen einsatzfähig machen. Für jede Person unter Nutzer*innen → Person → Arbeitsprofil:

1. Darf zu Schichten eingeteilt werden einschalten.
2. Unter In folgenden Gewerken einsetzbar die Gewerke zuweisen.
3. Unter Gewerks-Funktionen je Gewerk die Funktionen einschalten, die die Person übernehmen kann.

Freelancer*innen und Dienstleister haben auf ihrer Profilseite denselben Tab Arbeitsprofil. Die Zuordnung zu Gewerken passiert nur hier – der Gewerk-Dialog hat keine eigene Personenliste.

Arbeitsprofil

Probelauf. Eine Schicht im Dienstplan anlegen (Gewerk, Zeit, Bedarf je Funktion), eine Person aus dem Personenbereich darauf ziehen, festschreiben. Wenn das klappt, ist Stufe 1 fertig. Schichten anlegen · Personal einteilen

Arbeitszeitmuster anlegen. Tab Arbeitszeitmuster: je Muster ein Name und das Tagessoll in Stunden je Wochentag (keine Uhrzeiten), etwa Vollzeit 39 h mit Mo–Fr 7:48 oder Teilzeit 20 h. Ein Muster beschreibt, wie viele Stunden an welchem Wochentag geschuldet sind.

Nutzerverträge anlegen. Tab Nutzerverträge: Vorlagen für die Vertragsbedingungen, etwa TV-L Vollzeit, NV Bühne, Aushilfe. Ein Vertrag enthält unter anderem freie volle und halbe Tage pro Woche, Urlaubstage, die Sondertag-Regel, den Ausgleichszeitraum, den Dreimonatsdurchschnitt, Spielzeit-Kennzahlen und die Überstundenregel mit Frist.

Das Paket der Person zuweisen. Unter Nutzer*innen → Person → Vertrag & Arbeitszeit mit Wechsel planen: ab einem Datum einen Vertrag (Vorlage oder individuelle Werte) und ein Arbeitszeitmuster (oder individuelle Wochenstunden) wählen. Der vorherige Zeitraum endet automatisch am Vortag. So bildet artwork auch Vertragswechsel in der Spielzeit korrekt ab. Vertrag & Arbeitszeit

Prüfen. Im Dienstplan zeigt die KW-Spalte jetzt die Differenz zum Soll, die Personenkachel das Stundenkonto. Gebucht wird jede Nacht um 23:59 Uhr; das Stundenkonto zeigt deshalb den Stand bis gestern.

Mit den gesetzlichen Standardregeln starten. Tab Regeln & Verstöße → Gesetzliche Standardregeln anlegen. artwork legt neun aktive Regeln an:

Ein erneuter Klick legt nichts doppelt an, sondern weist bestehende Regeln nur den fehlenden Verträgen zu.

Eigene Regeln ergänzen. Neue Regel erstellen für Tarif- und Hausregeln: Regeltyp (später nicht änderbar), Grenzwert, Zeitraum, Standard für ersatzfreie Tage und Frist, Warnfarbe.

Verträge zuweisen und Empfänger festlegen. Unter Verträge zuweisen die Verträge wählen, für die die Regel gilt; unter Bei Regelverstoß benachrichtigen die Personen, die informiert werden.

Voraussetzungen einzelner Regeltypen erfüllen. Ruhezeit zwischen Schichtgruppen braucht Schichtgruppen, die an den Schichten gesetzt sind. Nachtarbeitsregeln nutzen den Nachtarbeitszeitraum. Die Regel zur Überstundenfrist braucht die eingeschaltete Arbeitszeitberechnung.