Profile & Arbeitsdaten

Das Profil einer internen Person verbindet Kontaktdaten mit allen Angaben, die für Einsatz- und Arbeitszeitplanung benötigt werden. Nicht alle Reiter sind für alle Rollen sichtbar: Einsatzplan, Persönliche Daten, Benutzerrechte, Arbeitsprofil, Vertrag & Arbeitszeit, Arbeitszeiten, Ersatzfreie Tage und Überstunden.

Persönliche Daten

Unter Persönliche Daten werden Profilbild, Vor- und Nachname, Pronomen, Firma, Position, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und eine freie Beschreibung gepflegt. Außerdem siehst du die Teams der Person. Die Position ist ein Dropdown-Feld: Die zur Auswahl stehenden Positionen werden zentral von den Admins vordefiniert.

Eigene Daten können teilweise selbst geändert werden. Für fremde Profile werden – abhängig vom Feld – Administration, Teamverwaltung oder das Recht zur Mitarbeitendenverwaltung benötigt. E-Mail- und Telefon-Sichtbarkeit, Sprache, Chat und Kontrast sind persönliche Einstellungen und werden unter Mein Konto erklärt.

Einsatzplan, Verfügbarkeit und Abwesenheit

Der Reiter Einsatzplan zeigt die Schichten der Person im zeitlichen Zusammenhang. Je nach Berechtigung lassen sich dort auch Verfügbarkeiten, Abwesenheiten beziehungsweise Urlaub sowie eine zeitlich befristete Beschäftigung pflegen.

Bei einer befristeten Beschäftigung werden Start- und Enddatum hinterlegt. Verfügbarkeiten und Abwesenheiten können einzelne Zeiträume oder wiederkehrende Einträge sein. Sie unterstützen die Planung, ersetzen aber nicht automatisch eine formale Genehmigung. Ist die Person trotz einer Abwesenheit eingeteilt, zeigt die Abwesenheitsliste den Konflikt mit der einteilenden Person und dem Vermerk Zuweisung erfolgte am …. Details zum Planen und zu Konflikten findest du im Dienstplan-Handbuch.

Arbeitsprofil

Im Arbeitsprofil werden fachliche Einsatzmöglichkeiten definiert:

Eine Person muss einplanbar sein und zu den benötigten Gewerken beziehungsweise Qualifikationen passen, damit sie in den entsprechenden Dienstplan-Auswahlen sinnvoll angeboten wird. Dienstplaner*in für bezeichnet dagegen die Gewerke, deren Planung die Person sehen oder bearbeiten darf; das ist nicht dasselbe wie die eigene Einsatzqualifikation. Ob die Person eigene Schichten zu- oder absagen darf, steuert das Recht Darf Schichten annehmen/ablehnen unter Rollen & Berechtigungen.

Vertrag & Arbeitszeit

Der Reiter Vertrag & Arbeitszeit fasst Arbeitsvertrag und Arbeitszeitmuster in einem Zeitstrahl zusammen. Jede Zuweisung hat ein Gültig ab und Gültig bis (leer = unbefristet) und bildet so eine Historie: Kennzahlen, Regelprüfung, Überstundenlauf und Sondertag-Schalter lesen immer den Vertrag, der am jeweiligen Tag gültig ist.

Über Wechsel planen setzt du ab einem Datum einen neuen Vertrag und/oder ein neues Arbeitszeitmuster; der bisherige Zeitraum wird automatisch am Tag davor geschlossen. Liegt das Datum in der Vergangenheit, prüft Artwork die festgeschriebenen Schichten des Zeitraums erneut gegen die Regeln. Jeden Zeitraum kannst du nachträglich bearbeiten oder löschen (Vertragszeitraum löschen); auch dann werden die Regeln für den betroffenen Zeitraum neu geprüft.

Ohne Vertrag findet für die Person keine Regelprüfung statt und es gibt keine Spielzeit-Kennzahlen; ohne Arbeitszeitmuster fehlt das Tagessoll für Stundenkonto und Überstunden.

Vertragswerte

Im Vertragsteil wählst du eine Vertragsvorlage oder Individuell (ohne Vorlage). Die Vorlage öffnet sich per Klick ins Feld. Ihre Werte werden übernommen und können je Person abweichen; geerbte Werte tragen den Zusatz (Vorlage), Abweichungen werden als Chips gezählt. Zu den Werten gehören:

• Freie volle Tage pro Woche und Freie halbe Tage pro Woche – sie sind zugleich Kennzahl-Ziele je Spielzeithälfte,
• Ausgleichszeitraum (in Tagen),
• Überstundenregelung aktiv mit der Frist, innerhalb derer Überstunden abgebaut werden müssen,
• Sondertag-Regel aktiv (siehe Sondertage),
• Urlaubstage pro Kalenderjahr,
• spielzeitbezogene Ziele wie freie Sonntage pro Spielzeit, freie Sonntage mit Samstag/Montag je Spielzeithälfte, freie Sonntage pro Kalenderjahr, freie Tage in den ersten 26 Wochen der Spielzeit und 1,5-Tage-Kombinationen.

Vertragsvorlagen und die daran gebundenen Regeln pflegen Admins unter System → Schichteinstellungen (siehe Regeln & Verstöße).

Arbeitszeitmuster und Soll

Das Arbeitszeitmuster ist die einzige Quelle für das Soll. Wähle ein zentral vorbereitetes Muster oder Individuelle Wochenstunden (ohne Muster) und trage die Stunden je Wochentag ein (08:00 = 8 Stunden, keine Uhrzeit). Solange ein Muster gewählt ist, sind die Tageswerte nicht frei editierbar; entferne das Muster, wenn für diese Person individuelle Zeiten gelten sollen.

Ein separates Feld „h/Woche laut Vertrag“ gibt es nicht mehr. Fehlt ein Muster, ist das Soll unbekannt – nicht 40 Stunden: Einsatzplan-Kopf und KW-Kachel zeigen „–“ mit dem Badge Arbeitszeitmuster fehlt, und die Nutzerliste markiert einplanbare Personen ohne gültiges Muster mit demselben Warn-Badge.

Sondertage

Ein Feiertag zählt als Sondertag, wenn er in den Termin-Einstellungen das Kennzeichen Als Sondertag behandeln trägt. Diese eine Definition gilt für Regelprüfung, Wochen-Soll, Stundenkonto und Nachtbuchung; Schulferien ohne Kennzeichen senken das Soll nie.

Ob Sondertage für eine Person wirken, entscheidet der Vertragsschalter Sondertag-Regel aktiv: Aktiv senkt ein Sondertag ohne Arbeit das Tagessoll auf 0; inaktiv gilt an jedem Tag das normale Tagessoll (etwa für Verträge, in denen Feiertage keine Rolle spielen). Am Sondertag geleistete Stunden zählen normal und mindern das Soll nicht.

Dreimonatsdurchschnitt

Die Option Dreimonatsdurchschnitt für Sollzeitreduzierungen verwenden an der Vertragsvorlage ändert, wie stark ein Sondertag oder ein ersatzfreier Tag für Feiertag das Soll senkt: statt auf 0 wird das Tagessoll um den Durchschnitt der Ist-Stunden desselben Wochentags über die drei abgeschlossenen Vormonate gemindert. Gezählt werden nur Tage mit erfasster Arbeit; gibt es keinen passenden Arbeitstag, gilt das Muster-Soll. Das Stundenkonto zeigt je Tag im Tooltip, welcher Wert angewendet wurde.

Konditionen

Unter Stunden & Vergütung stehen die Wochenstunden laut Arbeitszeitmuster (nur lesend) sowie Stundenvergütung und ergänzende Hinweise. Der Zugriff ist wegen der sensiblen Inhalte eingeschränkt.

Arbeitszeiten

Der Reiter Arbeitszeiten stellt je Tag Tagessoll, Geplant, Gearbeitet und Saldo gegenüber, mit Monatlicher Aufschlüsselung für längere Zeiträume. Berechtigte Personen können über Arbeitszeit buchen eine nachträgliche Buchung erfassen — etwa für Stunden, die außerhalb von Schichten und individuellen Zeiten angefallen sind.

Kommt mit dem nächsten Update

Der Dialog Arbeitsstunden buchen fragt ab:

• Buchungsart: Stunden gutschreiben oder Stunden abziehen,
• die Dauer als Stunden und Minuten — auch mehr als 24 Stunden sind möglich, etwa 150:30 für eine Sammelbuchung,
• davon Nachtstunden, ebenfalls in Stunden und Minuten; sie dürfen die gebuchte Dauer nicht übersteigen,
• Datum und Kommentar.

Eine Vorschauzeile zeigt, um wie viele Stunden sich das Zeitkonto ändert. Ungültige Eingaben (Minuten außerhalb 0–59, Dauer null, Nachtstunden über der Dauer) sperren das Speichern. Das Zeitkonto kann dadurch auch negativ werden. Fehlt der Person ein Arbeitszeitmuster, zeigt das Soll „–“ mit dem Hinweis Arbeitszeitmuster fehlt.

Soll und Ist werden überall mit derselben Berechnung ermittelt – KW-Spalte im Dienstplan, Ist-Stunden im Kennzahlen-Fenster, Stundenkonto und nächtliche Buchung stimmen deshalb überein. Krankheit und Urlaub sind soll-neutral, Sondertage senken das Soll nach der Sondertag-Regel, mehrtägige individuelle Zeiten zählen einmal je Tag. Stunden erscheinen einheitlich als signiertes H:MM h mit dem Tooltip Geplant · Soll · Differenz. Marker im Stundenkonto kennzeichnen Sondertag, Urlaub, Krankheit, ersatzfreie Tage und Nachtarbeit.

Eine Abweichung ist zunächst ein Hinweis zur Prüfung und nicht automatisch ein abrechenbarer Mehr- oder Minderstundenwert.

Kennzahlen

Das Kennzahlen-Fenster öffnet die Planung über den Info-Button in der Personalübersicht des Dienstplans; Mitarbeiter*innen sehen dieselben Werte lesend unter Meine Zahlen in Mein Einsatzplan. Die Reiter sind Spielzeitbezogene Daten, Ersatzfreie Tage, Urlaub, Ist-Stunden (mit Monatsnavigation) und Überstunden.

• Die Zielwerte kommen aus der Vertragszuweisung der Person; Zeilen ohne Zielwert sind standardmäßig ausgeblendet und lassen sich über n weitere Kennzahlen ohne Zielwert anzeigen einblenden.
• Der Tooltip jeder Kennzahl nennt die Zählregel; Letzte nächtliche Berechnung zeigt, wann die Werte zuletzt berechnet wurden.
• Das Überstundenkonto erscheint als Badge mit Vorzeichen, etwa „+10:30 h“.
• Kennzahlen: freie Sonntage pro Spielzeit und pro Kalenderjahr, freie Sonntage verbunden mit Samstag/Montag je Spielzeithälfte, freie Sonntage + Samstage, Ganze freie Tage (Tag ohne Schicht und ohne individuelle Zeit; Schichten über Mitternacht belegen beide Tage), Gewährte halbe freie Tage, 1,5-Tage-Kombinationen, Freie Tage in den ersten 26 Wochen der Spielzeit (gezählt ab Spielzeitbeginn) und gewährte Urlaubstage im Kalenderjahr. Die Ziele für ganze und halbe freie Tage ergeben sich aus „Freie volle/halbe Tage pro Woche“ mal Wochen der Spielzeithälfte.

Ersatzfreie Tage und Regelverstöße

Unter Ersatzfreie Tage siehst du:

• Offene ersatzfreie Tage (Ansprüche mit Frist),
• Gewährte ersatzfreie Tage,
• Unbearbeitete Verstöße aus der Regelprüfung.

Über Ersatzfreien Tag hinzufügen legst du einen Anspruch als ganzen (1,0) oder halben Tag (0,5) mit Frist und Begründung an. Ein Ersatzfreier Tag für Feiertag senkt das Tagessoll. Offene Ansprüche lassen sich gewähren oder löschen; gewährte Tage können widerrufen werden. Bei regelbasierten Einträgen bleibt die auslösende Regel sichtbar. Den vollständigen Ablauf von der Regel bis zum gewährten Tag erklärt Regeln & Verstöße und ersatzfreie Tage.

Überstunden

Der Reiter Überstunden zeigt das Zeitkonto, Fristen und Auszahlungen der Person. Änderungen sollten nur von fachlich zuständigen Personen vorgenommen und mit den zugrunde liegenden Arbeitszeitdaten abgeglichen werden. Wird die Überstundenregelung im Vertrag abgeschaltet, bleibt das Überstundenkonto mit allen offenen und ausgeglichenen Überstunden erhalten.