Was ist artwork?
Wofür Kulturbetriebe artwork einsetzen, welche Module es gibt und wie dieses Handbuch dich vom ersten Tag bis zur Routine begleitet
artwork ist die gemeinsame Arbeitsfläche eines Kulturbetriebs: Ein Theater, Konzerthaus, Museum oder Festival plant darin seine Produktionen, belegt seine Räume, teilt sein Personal ein, verwaltet Material, Budgets, Verträge und Kontakte. Der Nutzen entsteht weniger durch das einzelne Modul als durch den Zusammenhang: Ein Termin im Kalender ist zugleich der Rahmen für Schichten, ein Projekt bündelt Termine, Team, Budget und Dokumente, und wer eine Information einmal einträgt, muss sie an keiner zweiten Stelle wiederholen.
Vier Wege durch dieses Handbuch
- Neu in artwork? Lies Erste Schritte und danach deinen Einstieg nach Rolle.
- Du richtest artwork für dein Haus ein? Die Einrichtung für Administrator*innen sagt pro Modul, was elementar ist und was du optional dazuschalten kannst. Für die beiden umfangreichsten Bereiche gibt es eigene Anleitungen: Dienstplan einrichten und Projektansicht einrichten.
- Du suchst einen konkreten Handgriff? Der Index Wie mache ich …? führt direkt zur Stelle im Modulkapitel. Die Modulkapitel selbst bleiben das Nachschlagewerk.
- Ein Begriff ist unklar? Das Glossar erklärt jeden Begriff in einem Satz und verlinkt das Kapitel dazu.
Die Module und ihr Praxiswert
| Modul | Was es tut | Typischer Nutzen |
|---|---|---|
| Projekte | Produktionen und Veranstaltungsreihen als Container für Termine, Team, Budget, Dokumente und frei konfigurierbare Tabs | Alle Informationen einer Produktion an einem Ort; Tabs pro Abteilung; Drucklayouts für Externe |
| Kalender | Raumbelegung und Termine, Raumanfragen und Verifizierung, Planungskalender, Serien | Belegungskonflikte sofort sehen; Disposition und Abteilungen arbeiten im selben Kalender |
| Dienstplan | Schichten je Gewerk, Personal per Drag & Drop einteilen, Festschreiben, Arbeitszeitregeln, Stundenkonten | Personalplanung ohne Excel; Mitarbeitende sehen ihren Einsatzplan; Regelverstöße werden erkannt |
| Inventar | Artikelkatalog, Verfügbarkeit über die Zeit, Materialausgaben und Leihscheine | Technik und Fundus wissen, was wann wo ist; Überbuchungen fallen vor der Produktion auf |
| To-dos | Checklisten und Aufgaben mit Fristen, auch als Vorlagen und im Projekt | Wiederkehrende Abläufe (Premierenvorbereitung, Abbau) als Checkliste |
| Finanzierungsquellen und Budget | Fördermittel, Projektbudgets, Verifizierung, Sage-Anbindung | Mittelverwendung je Projekt nachvollziehen; Budget vor der Freigabe prüfen |
| CRM | Kontakte nach frei definierten Kontaktarten, Import, Dubletten, externer Zugriff | Compagnien, Agenturen, Hersteller, Unterkünfte mit Projekten verknüpfen; Externe füllen Daten selbst aus |
| Dokumente & Verträge | Verträge mit Zugriffssteuerung, Vertragsbausteine, Dokumentenanfragen | Verträge dort ablegen, wo das Projekt ist; fehlende Dokumente intern anfordern |
| BI-Dashboard | Kennzahlen zu Publikum, Einnahmen, Auslastung und Aufwand je Produktion | Spielzeiten vergleichen; Datenlücken erkennen |
| Nutzer*innen & Teams | Konten, Freelancer, Dienstleister, Teams, Rechte, Arbeitsdaten | Rechte nach Rollenbild vergeben; Verträge und Arbeitszeitmuster als Grundlage der Planung |
| Benachrichtigungen | Meldungen nach Themen, E-Mail und Push, Chat | Jede*r bekommt genau die Hinweise, die die eigene Arbeit betreffen |
| System | Branding, Mail, Anmeldung, Schnittstellen, Module, Dateiregeln | Das Haus bestimmt, welche Module sichtbar sind und wie artwork nach außen auftritt |
artwork hat keine vorgegebene Lesart
Ein Projekt kann eine Produktion, eine Veranstaltung, eine Reihe oder ein Festival sein. Tabs, Bausteine, Kontaktarten, Terminarten und Gewerke sind frei benennbar. Die Praxisfälle zeigen bewährte Zuschnitte; entscheidend ist, dass euer Haus eine Konvention wählt und sie in der Einrichtung festhält.
Wie die Module zusammenhängen
Räume und Terminarten sind die Grundlage des Kalenders. Ohne sie gibt es keine Termine.
Ein Termin liegt in einem Raum, kann zu einem Projekt gehören und bestimmt dessen Zeitraum mit. Er kann Untertermine, eine Timeline und Schichten tragen.
Gewerke und Funktionen sind die Grundlage des Dienstplans. Eine Schicht gehört zu einem Gewerk, braucht Funktionen und wird mit Personen besetzt, deren Arbeitsprofil dazu passt.
Ein Projekt bündelt Termine, Schichten, Budget, Dokumente, Kontakte und Aufgaben. Sein Team entscheidet, wer es sehen und bearbeiten darf.
Rechte und Module bestimmen, was jede Person sieht. Eine fehlende Funktion ist meist eine Frage der Berechtigung oder der Modul-Sichtbarkeit, nicht der Version.
Wie das Handbuch aufgebaut ist
- Einstieg & Praxis (dieser Bereich): Orientierung, Einrichtung, Rollenpfade, Praxisfälle und der Aufgaben-Index. Diese Seiten erklären wenig selbst, sondern führen zur richtigen Stelle.
- Mit artwork arbeiten: ein Kapitel pro Modul, jeweils mit Überblick, den einzelnen Funktionen und den zugehörigen Einstellungen. Hier schlägst du nach, wenn du gerade in der Software arbeitest.
- Administration: Systemmenü und Papierkorb.
- Updates: das Changelog jeder Version mit Links in die betroffenen Kapitel.
Die Suche oben links findet Überschriften und Absätze aller Seiten. Wenn ein Suchbegriff auf die falsche Seite führt, hilft der Index Wie mache ich …?.
Zuletzt aktualisiert am