Überblick

Das Inventarsystem verbindet den Artikelstamm mit der zeitlichen Disposition. Es beantwortet drei unterschiedliche Fragen:

Was besitzen wir? – Artikel, Mengen, Status, Eigenschaften und Einzelinventar im Inventarkatalog.
Wann ist es verfügbar? – interne und externe Reservierungen in der Artikeldisposition.
Für wen oder welches Projekt wurde es ausgegeben? – interne und externe Materialausgaben.

Eine Materialausgabe reduziert nicht den eingetragenen Gesamtbestand. Sie belegt die gewählte Menge für ihren Zeitraum. Dadurch kann derselbe Artikel vor und nach der Ausgabe erneut geplant werden, während Überschneidungen als Überbuchung sichtbar werden.

Das Menü „Inventarsystem"

Menüpunkt	Aufgabe
Inventar	Artikel suchen, filtern, ansehen, anlegen und bearbeiten
Artikeldisposition	Verfügbare Mengen pro Tag prüfen und Materialausgaben im Zeitstrahl erkennen
Materialausgaben	Interne Projektausgaben und externe Materialausgaben anlegen, bearbeiten und zurückverfolgen

Unter System → Inventar liegt die gesamte Verwaltung in Tabs: Kategorien, Eigenschaften, Status, Tags und Allgemeineinstellungen sowie der Tab Material-Sets für wiederverwendbare Artikelzusammenstellungen. Einen eigenen Menüpunkt für Material-Sets gibt es nicht mehr.

Zentrale Begriffe

Begriff	Bedeutung
Artikel	Eine Materialart mit gemeinsamer Beschreibung und Gesamtmenge, z. B. „Funkstrecke Modell X".
Einzelinventarfähig	Jedes reale Exemplar kann eigene Eigenschaften, einen Status und eine Inventarnummer erhalten.
Status	Unterteilt Bestand nach Zustand oder Verwendbarkeit, etwa einsatzbereit, fest verbaut oder ausgesondert.
Eigenschaft	Konfiguriertes Datenfeld wie Kaufdatum, Leistung, Seriennummer, Datei, Raum oder Hersteller.
Materialausgabe	Zeitlich begrenzte Reservierung von Artikeln und freien Sonderartikeln.
Interne Materialausgabe	Material für ein Projekt, einen Raum oder interne Verantwortliche.
Externe Materialausgabe	Ausgabe an eine externe Empfängeradresse mit Materialwert und Rückgabedaten – im Sprachgebrauch auch „Leihschein“.
Material-Set	Wiederverwendbare Liste von Artikeln und Standardmengen; noch keine Reservierung.
Produkt-Warenkorb	Persönliche Zwischensammlung, aus der direkt eine Materialausgabe entsteht.

Typischer Ablauf

Stammdaten vorbereiten. Kategorien, Unterkategorien, Eigenschaften, Status und Tags müssen zur tatsächlichen Materialstruktur passen.

Artikel erfassen. Name, Beschreibung, Bilder, Menge, Kategorie und Eigenschaftswerte eintragen. Bei eindeutig identifizierbaren Geräten Einzelinventar verwenden.

Bedarf zusammenstellen. Artikel über Suche und Filter auswählen, einen Warenkorb, ein Material-Set oder eine vorhandene Ausgabe als Ausgangspunkt nutzen.

Material ausgeben. Zeitraum und Menge festlegen, Verfügbarkeit prüfen und die Ausgabe intern einem Projekt/Raum oder extern einer empfangenden Stelle zuordnen.

Disposition kontrollieren. Überbuchungen und parallele Ausgaben im Zeitstrahl prüfen und bei Änderungen die betroffenen Ausgaben anpassen.

Rückgabe und Verlauf dokumentieren. Rückgabeangaben, Schäden, Dateien und Änderungen nachvollziehbar halten.

Seiten dieses Kapitels

Inventarkatalog & Artikel

Suchen, filtern, Artikel anlegen, Mengen und Status pflegen, Einzelinventar und Warenkorb nutzen.

Artikeldisposition

Verfügbarkeit im Zeitstrahl lesen, interne und externe Ausgaben erkennen und Überbuchungen bearbeiten.

Materialausgaben

Interne und externe Materialausgaben anlegen, Artikel auswählen, PDF erstellen, Rückgabe und Logbuch pflegen.

Inventar-Einstellungen

Kategorien, Eigenschaften, Status, Tags und Inventarnummern einrichten.

Material-Sets

Wiederkehrende Artikelzusammenstellungen vorbereiten und in Ausgaben verwenden.

Berechtigungen

Berechtigung	Typische Wirkung
Inventar anlegen & bearbeiten	Artikel, ihre Eigenschaften und Dateianhänge pflegen (Artikel hinzufügen, Bearbeiten im Artikel-Dialog)
Inventar löschen	Artikel in den Papierkorb verschieben, wiederherstellen und endgültig löschen; schaltet den Reiter Artikel im Papierkorb frei
Inventardisposition	Menüpunkte Artikeldisposition und Materialausgaben, Materialausgaben aller Projekte anlegen, ändern und löschen, Rückgaben bestätigen
Logbuch Materialausgaben	Den projektübergreifenden Änderungsverlauf öffnen (nur lesend)
Sets anlegen & bearbeiten	Tab Material-Sets unter System → Inventar, Sets erstellen und ändern
Sets löschen	Material-Sets entfernen
Inventareinstellungen	System → Inventar mit allen Tabs; Kategorien, Eigenschaften, Status, Tags und Hersteller verwalten

Die Inventarliste selbst ist für alle sichtbar, sobald das Modul aktiv ist. Mitglieder eines Projektteams mit Schreibrecht können die Materialausgaben ihres Projekts im Projekt-Tab auch ohne Inventardisposition anlegen und bearbeiten; wer das Projekt lesen darf, sieht dessen Materialausgaben. Die früheren Rechte „Inventar-Bestand verwalten“ und „Inventarplaner“ gibt es nicht mehr.

Zusätzlich können einzelne Tags auf bestimmte Nutzer*innen oder Abteilungen beschränkt sein. Wer einen Artikel grundsätzlich bearbeiten darf, kann deshalb nicht automatisch jedes geschützte Tag vergeben oder entfernen.

Was ist keine Bestandsbuchhaltung?

Artwork plant Verfügbarkeit und dokumentiert Ausgaben. Eine Ausgabe erzeugt keinen Einkauf, keine Abschreibung und keinen buchhalterischen Lagerabgang. Statuswerte und Rückgabehinweise müssen bewusst gepflegt werden, wenn sich der reale Zustand eines Artikels ändert.