Projektansicht einrichten

Der rote Faden für den Projekt-Baukasten – Komponenten, Tabs, Sichtbarkeit, Dokumente, Drucklayouts und Projektliste, mit allem, was ihr weglassen könnt

Die Projektansicht ist ein Baukasten: Admins legen fest, welche Tabs es gibt, welche Bausteine (Komponenten) darauf liegen und wer was sieht. Die Einstellungen gelten für alle Projekte. Diese Seite führt in der Reihenfolge durch die Einrichtung, in der die Teile aufeinander aufbauen.

Wo die Einstellungen liegen

Alles liegt unter System → Projekte (Recht Projekteinstellungen) in den Tabs Komponenten-Einstellungen, Tab-Einstellungen, Drucklayout-Einstellungen und Projektübersicht-Builder.

Die Builder-Kette

Alle vier Bereiche nutzen denselben Vorrat an Komponenten:

Bereich	Was hier passiert
Komponenten-Einstellungen	Bausteine anlegen: Textfelder, Auswahllisten, Checkboxen, Titel, Links, Ordner. Hier entstehen sie nur; sichtbar werden sie erst, wenn sie platziert sind.
Tab-Einstellungen	Die Projektseite bauen: Tabs anlegen, Komponenten hineinziehen, Seitenleisten füllen, Sichtbarkeit je Tab festlegen.
Drucklayout-Einstellungen	Komponenten für PDF-Exporte anordnen.
Projektübersicht-Builder	Komponenten als Spalten der Projektliste anordnen.

Die mitgelieferten Spezialkomponenten (Kalender, Schichten, Budget, Projektteam, Künstler*innenaufenthalte, BI-Kennzahlen …) bringen eigene Logik mit und lassen sich nicht löschen.

Stufe 1: Mit den Standard-Tabs starten

Ein neues Haus hat sechs fertige Tabs: Projektinformationen, Ablaufplan, To-do-Listen, Schichten, Budget und Kommentare. Damit ist die Projektansicht ohne weitere Einrichtung nutzbar.

Prüft, welche Tabs euer Haus nicht braucht, und löscht sie. Fehlende Standard-Tabs holt Tab aus Vorlage anlegen jederzeit zurück.
Legt fest, welcher Tab sich beim Öffnen eines Projekts zuerst öffnet (Schalter Standard am Tab). Ohne Festlegung ist es der erste Tab, den die Person sehen darf.
Behaltet mindestens einen Tab, der Sichtbar für alle ist.

Tabs & Bausteine

Stufe 2: Eigene Inhalte ergänzen

Komponenten anlegen. Komponenten-Einstellungen → Neue Komponente erstellen: Typ wählen (später nicht änderbar), einen Namen zum Wiederfinden vergeben (er erscheint nicht im Projekt) und die Felder füllen – Beschriftung, Vorbelegung, Platzhalter, bei Auswahllisten die Optionen, bei Titeln Schriftgröße und Abschnittsbalken.

Tabs anlegen. Tab-Einstellungen → Tab erstellen: Name und Sichtbarkeit. Komponenten aus der Palette rechts per Drag & Drop oder über das Plus an der Komponente in den Tab legen. Zusammengehöriges in einen Ordner (aufklappbarer Abschnitt) packen, Hinweise als Tooltip-Text an die Platzierung schreiben.

Seitenleiste nutzen. Jeder Tab kann rechts eine schmale Seitenleiste mit eigenen Reitern haben. Sie eignet sich für Informationen, die man beim Arbeiten im Hauptbereich nebenher braucht, etwa Projektteam oder Schichtinformationen. Ordner können nicht in die Seitenleiste.

Mit einem echten Projekt prüfen – mit einer Person aus dem Projektteam mit und ohne Schreibrecht.

Themen- oder abteilungsbezogen schneiden

Tabs lassen sich auf zwei Arten schneiden. Jedes Haus wählt frei, beide Arten lassen sich auch mischen.

Schnitt	Beispiel-Tabs	Passt, wenn
Themenbezogen	Projektinformationen · Termine · Technik · Kommunikation · Finanzen · Dokumente	viele Abteilungen an denselben Themen arbeiten und jede*r alles sehen darf
Abteilungsbezogen	Dramaturgie · Produktion · Technik · Presse · Verwaltung	Abteilungen eigene Arbeitsbereiche haben und manches nur für sie sichtbar sein soll

Eine Komponente in mehreren Tabs

Dieselbe Komponente darf in beliebig vielen Tabs liegen. Sie zeigt in jedem Tab denselben Datensatz des Projekts: Was jemand im Tab Technik in das Feld Technische Anforderungen schreibt, steht sofort auch im Tab Produktion. So gibt es für jede Information genau eine Stelle, an der sie gepflegt wird, auch wenn mehrere Abteilungen sie brauchen.

Besonders nützlich bei abteilungsbezogenen Tabs mit eingeschränkter Sichtbarkeit: Gemeinsame Felder liegen in mehreren Abteilungs-Tabs, vertrauliche nur in einem.
Die Palette zeigt mit Verwendet: N, in wie vielen Tabs eine Komponente liegt.
Die Berechtigungen hängen an der Komponente, nicht an der Platzierung. Wer an einer Stelle andere Rechte braucht, legt eine zweite Komponente an.
Auch Ordner teilen ihren Inhalt: Derselbe Ordner zeigt in jedem Tab dieselben Komponenten.

Stufe 3: Sichtbarkeit und sensible Daten

Sichtbarkeit wirkt auf drei Ebenen, die zusammenkommen müssen:

Projektzugriff – wer im Projektteam ist oder globale Projektrechte hat.
Tab-Sichtbarkeit – Sichtbar für alle oder nur ausgewählte Nutzer*innen und Teams. Eingeschränkte Tabs lassen sich auch über einen direkten Link nicht öffnen.
Komponenten-Berechtigungen in den Komponenten-Einstellungen – Keine weitere Einschränkung, Sichtbar für alle mit Projektzugriff, bearbeiten dürfen zusätzlich nur … oder Sehen dürfen nur die Folgenden …. Sie schränken nur ein und erweitern nie; bearbeiten setzt immer Schreibrecht im Projekt voraus.

Admins und Personen mit Schreibrechte für alle Projekte sind von den Einschränkungen nicht betroffen.

Dokumente gezielt verteilen

Die Komponente Dokumente zeigt die Dateien der Tabs, die ihr beim Platzieren auswählt (Nur aktuellen Tab einbeziehen oder Tabs auswählen). Hochgeladene Dateien gehören zu dem Tab, in dem sie hochgeladen wurden. Damit lassen sich sensible Unterlagen schützen:

Im eingeschränkten Tab Verwaltung liegt eine Dokumente-Komponente, die nur diesen Tab einbezieht. Verträge und Kalkulationen, die dort hochgeladen werden, erscheinen in keinem anderen Tab.
Im allgemeinen Tab Projektinformationen liegt eine Dokumente-Komponente, die Projektinformationen, Technik und Presse einbezieht – nicht aber Verwaltung.
Alle Dokumente zeigt alle Dateien des Projekts aus den Tabs, die die jeweilige Person sehen darf.
Die Auswahl der Tabs lässt sich an der Platzierung über Bearbeiten ändern.

Tab-Auswahl bewusst setzen

Eine Dokumente-Komponente zeigt die Dateien aller einbezogenen Tabs jeder Person, die den Tab mit der Komponente öffnen kann. Bezieht eine Komponente in einem allgemeinen Tab einen eingeschränkten Tab ein, sind dessen Dateien dort für alle sichtbar.

Kommentare und To-do-Liste funktionieren ebenso: Beim Platzieren wählt ihr, aus welchen Tabs sie Inhalte sammeln. Diese Auswahl ändert ihr, indem ihr die Komponente entfernt und neu platziert.

Externe Zugänge

Wird ein Tab für externe Personen freigegeben, sehen sie alle extern anzeigbaren Komponenten dieses Tabs, unabhängig von internen Berechtigungen. Legt dafür einen eigenen Tab an, am einfachsten über Tab aus Vorlage anlegen → Abfrage Produktion. Externer Zugriff

Stufe 4: Drucklayouts

Drucklayouts machen aus den Projektdaten ein PDF. Bewährt hat sich, statt eines allgemeinen Layouts mehrere standardisierte Exporte für feste Anlässe zu bauen. Jedes Layout bleibt dadurch kurz, und die Person, die druckt, muss nichts mehr auswählen.

Layout	Mögliche Komponenten
Produktionssteckbrief	Projekttitel, Projekt-Stammdaten, Projektzeitraum, Projektattribute, Künstler*innen, Kurzbeschreibung
Technik-Info	Projekttitel, Relevante Daten für Schichtplanung, Allgemeine Schichtinformationen, Schichten, Projekt-Materialausgabe, Textbereich Technische Anforderungen
Termin- und Ablaufplan	Projekttitel, Massen-Terminerstellung (als Terminliste), Schicht-Kontaktpersonen
Gastspiel und Aufenthalte	Projekttitel, Künstler*innenaufenthalte, CRM-Kontaktliste
Presse	Projekttitel, Projektzeitraum, Presse & Öffentlichkeitsarbeit, Websitetext, Link-Liste
Budget intern	Projekttitel, Budget-Informationen, Projekt Budget Stichtag, Projekt-Kostenträger

Layout anlegen. Drucklayout-Einstellungen → Drucklayout erstellen: Name, Beschreibung und die Spaltenzahl für Kopfzeile (1–5), Hauptteil (1–3) und Fußzeile (1–5). Die Spaltenzahlen sind nach dem Anlegen fest. Nehmt für den Hauptteil eine Spalte: Bei mehreren Spalten lassen sich die Spezialkomponenten nicht einsetzen.

Komponenten anordnen. Komponenten aus der Palette in Kopfzeile, Hauptteil und Fußzeile ziehen; im Hauptteil entsteht automatisch eine neue leere Zeile. In Kopf- und Fußzeile kann jede Spalte zusätzlich eine freie Notiz tragen, etwa „Stand: intern“.

Freigeben. Soll dieses Drucklayout verfügbar sein? einschalten. Nur aktive Layouts stehen im Projekt zur Auswahl.

Drucken. Im Projekt über das Drucker-Symbol in der Kopfzeile ein Layout wählen und Drucken. artwork öffnet ein Fenster mit dem Druckdialog des Browsers; dort Als PDF speichern. Ein aktiver Popup-Blocker verhindert das Fenster.

Druckbar sind die eigenen Komponenten (außer Ordnern) und die meisten Spezialkomponenten. Nicht druckbar sind die Komponenten mit Tab-Auswahl (Dokumente, Kommentare, To-do-Liste), Kalender, Budget (Tabelle) und die Sage-Rechnungsübersicht; für Listen gibt es die Varianten Alle Dokumente, Alle Kommentare und Alle To-do-Listen.
Neu angelegte Komponenten können bis zu zehn Minuten brauchen, bis sie in der Palette der Drucklayouts erscheinen.

Drucklayouts prüfen keine Sichtbarkeit

Ein Drucklayout gibt die Inhalte seiner Komponenten an alle aus, die das Projekt öffnen können – auch Komponenten mit eingeschränkter Sichtbarkeit und Dateien aus eingeschränkten Tabs. Legt vertrauliche Inhalte deshalb nur in eigene Layouts, deren Zweck klar ist, etwa Budget intern.

Drucklayouts

Stufe 5: Projektliste anpassen

Der Projektübersicht-Builder bestimmt die Spalten der Projektliste für alle Nutzer*innen, zum Beispiel Sparte, Projektleitung oder eine Auswahlliste Status Vertrag. Projekttitel und Aktionen sind fest; jede Komponente kann einmal als Spalte vorkommen. Spalten aus Komponenten mit eingeschränkter Sichtbarkeit sehen nur Personen mit Recht. Projektübersicht-Builder

Abhängigkeiten auf einen Blick

Komponente	Wird gebraucht für
Business Intelligence	Kennzahlen am Projekt erfassen; ohne sie bleibt das BI-Dashboard leer und zeigt einen Hinweis
Schichten	Schichtplanung im Projekt; nach dem Speichern einer Schicht und aus Benachrichtigungen springt artwork in den ersten Tab mit dieser Komponente
Budget	Projektbudget; Links auf das Budget öffnen den ersten Tab mit dieser Komponente
Kalender	Links aus dem Kalender öffnen den ersten Tab mit dieser Komponente, sonst den Standard-Tab
Sage-Rechnungsübersicht	Gebuchte Rechnungen im Projekt; nur in der Palette, wenn die Sage-Schnittstelle aktiv ist
CRM-Kontaktliste	Personenlisten wie Anreisende; braucht mindestens einen erlaubten Kontakttyp
Dokumente in einem freigegebenen Tab	Uploads durch externe Personen

Was ihr weglassen könnt

Weglassen	Folge
Eigene Komponenten und Tabs	Die Standard-Tabs reichen für die meisten Häuser
Seitenleisten	Alles steht im Hauptbereich
Ordner	Lange Tabs werden nicht in aufklappbare Abschnitte gegliedert
Eingeschränkte Sichtbarkeit	Alle mit Projektzugriff sehen alle Tabs und Komponenten
Tab Budget	Kein Projektbudget im Projekt
Tab Schichten	Nur sinnvoll, wenn ihr den Dienstplan nicht nutzt
Komponente Business Intelligence	Kein BI-Dashboard
Drucklayouts	Das Drucker-Symbol im Projekt zeigt „Keine Drucklayouts verfügbar“
Projektübersicht-Builder	Die Projektliste behält ihre Standardspalten

Häufige Stolpersteine

Ein Tab ist für niemanden sichtbar: eingeschränkt, aber ohne ausgewählte Personen oder Teams. Die Tab-Karte zeigt dann Kein Zugriff konfiguriert.
Ein Feld ist in einem Tab leer, im anderen gefüllt: Es sind zwei verschiedene Komponenten mit gleicher Beschriftung. Die Zahl unter Verwendet zeigt, ob eine Komponente mehrfach platziert ist.
Ein Dokument ist „verschwunden“: Es liegt in einem Tab, den die Dokumente-Komponente nicht einbezieht.
Eine Komponente löschen entfernt auch alle Werte, die in Projekten bereits eingetragen sind.

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