Benachrichtigungszentrum
Änderungen, Anfragen und Aufgaben nach Themen ordnen, bearbeiten und archivieren
Das Benachrichtigungszentrum sammelt persönliche Hinweise aus allen wichtigen Artwork-Bereichen. Du erreichst es über Benachrichtigungen in der Navigation oder über den Schnellzugriff auf dem Dashboard. Beim Öffnen wird der allgemeine Hinweisindikator zurückgesetzt; die einzelnen Meldungen bleiben so lange ungelesen, bis du sie bearbeitest oder archivierst.
Thematische Bereiche
Meldungen sind nach ihrem Ursprung gruppiert:
| Gruppe | Typische Inhalte |
|---|---|
| Raumbelegungen & Termine | Änderungen, Bestätigungen oder Ablehnungen eigener Raumanfragen und Termine |
| Räume & Raumbelegungsanfragen | Neue oder dringende Anfragen für verwaltete Räume |
| Aufgaben | Zuweisungen, Änderungen und Fristerinnerungen |
| Projekte & Teams | Projektänderungen sowie neue Projekt- oder Teamzuordnungen |
| Projektbudgets & Finanzierungsquellen | Freigaben, Kalkulationsstände, Budgetanfragen oder kritische Fördermittelstände |
| Schichtplanung | Schichtänderungen, Festschreibungen, Zu-/Absagen, Regelverstöße, Ersatzbedarf und Änderungsanfragen |
| Inventar & Materialausgaben | Änderungen, Überbuchungen und Vorgänge der Materialausgabe |
| Dokumente | Neue Dokumentenanfragen und bereitgestellte angeforderte Dokumente |
| Externer Zugriff | Externe Personen haben ihre Daten ausgefüllt oder Inhalte in freigegebenen Tabs abgesendet |
Welche Gruppen du siehst, hängt von aktivierten Modulen und deinen Rechten ab. Eine eingeklappte Gruppe zeigt die Anzahl neuer Meldungen; beim Aufklappen werden die neuesten Einträge geladen. Mit Mehr anzeigen holst du weitere Meldungen nach.
Wer Dienstplan-Meldungen erhält
- Dienstplan festgeschrieben: Die Meldung „Dein Dienstplan … KW n wurde festgeschrieben“ geht an jede Person mit einer Schicht im Gewerk der Kalenderwoche – auch dann, wenn die Festschreibung über den Freigabe-Workflow erfolgt ist. Die Meldung führt direkt in die betroffene Ansicht.
- Änderungen nach Festschreibung erhalten nur die betroffene Person und die Planer*innen des Gewerks.
- Regelverstöße gehen nur an Personen mit Dienstplan-Recht und verlinken in die richtige Woche. Wer eine andere Person mit zu kurzer Ruhezeit einplant, bekommt den Hinweis „Person mit zu kurzer Ruhezeit eingeplant“.
Eine Meldung bearbeiten
Eine Benachrichtigung nennt den Anlass, gegebenenfalls die auslösende Person und zusätzliche Details. Je nach Vorgang stehen passende Aktionen direkt in der Meldung zur Verfügung, zum Beispiel:
- im Kalender, Projekt, Budget, Dienstplan oder in der Aufgabe öffnen,
- Raumbelegungsanfrage annehmen, ablehnen oder mit geändertem Raum bearbeiten,
- Termin prüfen, bearbeiten oder löschen,
- Budget- oder Verifizierungsanfrage beantworten,
- Änderungshistorie eines Projekts, Termins oder einer Abwesenheit ansehen. Bei Meldungen zu geänderten Terminen öffnet Verlauf ansehen den Terminverlauf: wer wann Datum, Uhrzeit, Raum, Termintyp, Name, Einlass, Projektzuordnung, Eigenschaften oder Ablaufplan geändert, den Raum bestätigt oder den Termin in einen Planungstermin umgewandelt hat. Der Terminverlauf ist nur über diese Meldungen erreichbar, nicht aus dem Terminformular.
- Bei Rückgabe-Erinnerungen zu externen Materialausgaben direkt Rückgabe bestätigen oder Noch nicht zurück wählen.
Nach einer Entscheidung kann die Meldung anzeigen, wer einen Vorgang bereits angenommen, abgelehnt oder gelöscht hat. Das ist besonders hilfreich, wenn mehrere berechtigte Personen dieselbe Anfrage erhalten haben.
Aktion zuerst, Archiv danach
Einige Meldungen verlangen eine Entscheidung. Solange eine erforderliche Aktion offen ist, lässt Artwork sie nicht einfach als erledigt wegarchivieren. Bearbeite zuerst den Vorgang über die angebotenen Schaltflächen.
Ungelesen und Archiv
Der Hauptbereich einer Gruppe enthält neue beziehungsweise ungelesene Meldungen. Passive Hinweise lassen sich einzeln über das Archivsymbol archivieren. Alle archivieren verschiebt alle archivierbaren Meldungen dieser Gruppe; Meldungen mit noch erforderlichen Aktionen bleiben bestehen.
Mit Alte Benachrichtigungen anzeigen öffnest du das Archiv der Gruppe. Das Archiv ist eine Verlaufshilfe, kein dauerhaftes Dokumentenarchiv. Archivierte Meldungen werden nach 30 Tagen automatisch gelöscht; selbst unbearbeitete Meldungen werden nicht unbegrenzt aufbewahrt und nach einem Jahr bereinigt.
Die eigentlichen Projekte, Termine, Aufgaben oder Dokumente werden beim Archivieren einer Meldung nicht gelöscht oder verändert. Nur der persönliche Hinweis wandert in den gelesenen Verlauf.
Zentrale Mitteilung an alle
Rechts kann eine organisationsweite Mitteilung mit Titel, Beschreibung und Bild erscheinen. Sie ist auch auf dem persönlichen Dashboard sichtbar. Personen mit dem Recht Systemnachrichten können über Mitteilung an alle ändern eine Mitteilung mit Ablaufdatum und -uhrzeit anlegen, bearbeiten oder löschen.
Eine solche Mitteilung erreicht alle Benutzer einschließlich externer Konten. Verwende sie daher für wirklich organisationsweite Informationen und stelle sicher, dass Text und Bild keine vertraulichen Inhalte enthalten.
Wenn du zu viele oder zu wenige Meldungen erhältst
- Die Meldungen im Zentrum entstehen durch deine Zuständigkeiten, Projektzuordnungen und Rollen.
- E-Mail und Push lassen sich persönlich nach Gruppe und Meldungsart steuern.
- Das Abschalten von E-Mail oder Push entfernt keine Meldung aus dem Benachrichtigungszentrum.
- Fehlende Aktionen können auf unzureichende Berechtigungen oder einen bereits von einer anderen Person bearbeiteten Vorgang hinweisen.
Die persönlichen Zustellwege sind unter E-Mail & Push beschrieben.
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