Überblick
Das Systemmenü einordnen und jede globale Einstellung im passenden Fachkapitel finden
Unter System liegen Einstellungen, die nicht nur dein eigenes Konto, sondern Artwork für viele oder alle Benutzer verändern. Welche Menüpunkte du siehst, hängt von deinen Rechten und aktivierten Modulen ab: Jeder Menüpunkt hat ein eigenes Recht im Modul Systemeinstellungen der Nutzerrechte, etwa Kalender-Einstellungen, Finanzierungsquellen-Einstellungen oder Budget-Einstellungen. Die Seiten sind daher nach Aufgaben getrennt: Eine Person kann zum Beispiel Räume verwalten, ohne Zugriff auf Branding oder Budgetstammdaten zu haben.
Dieses Kapitel enthält nur die organisationsweiten Tool-Einstellungen. Fachliche Einstellungen stehen direkt in den Kapiteln, in denen sie später verwendet werden. So liegen beispielsweise Schichtvorlagen beim Dienstplan und Budgetstammdaten bei Projekten statt doppelt in einer zweiten Einstellungssammlung.
Globale Wirkung vor dem Speichern prüfen
Änderungen an Modulen, Stammdaten, Termintypen, Schichtregeln, Dateiformaten oder Budgetspalten wirken auf bestehende Arbeitsabläufe. Kläre Zweck, Verantwortung und Zeitpunkt im Team und teste kritische Änderungen möglichst mit einem überschaubaren Beispiel.
Wegweiser durch das Systemmenü
| Menüpunkt | Was dort verwaltet wird | Ausführliches Handbuch |
|---|---|---|
| Tool-Einstellungen | Erscheinungsbild, Kommunikation, Spielzeit, externe Benutzerquellen, Schnittstellen, Module und Dateiregeln | Tool-Einstellungen |
| Schichteinstellungen | Workflow, Gewerke, Funktionen, Arbeitszeitmuster, Vorlagen und Regeln | Schichteinstellungen |
| CRM-Einstellungen | Kontaktarten, Eigenschaften, Sichtbarkeit und Pflegekonzept | CRM-Einstellungen |
| Externer Zugriff | Externe Zugänge aktivieren, Dateiupload für Externe, Laufzeiten und Ablauf-Erinnerung (nur artwork-Admins) | Externer Zugriff |
| Inventar | Kategorien, Eigenschaften, Status, Tags, Nummerierung und im Tab Material-Sets wiederverwendbare Artikelzusammenstellungen | Inventar-Einstellungen, Material-Sets |
| Räume | Bereiche, Räume, Eigenschaften, Kapazitäten und Buchungsrechte | Räume & Buchungsrechte |
| Projekte | Kategorien, Status, Rollen, Tabs, Builder, Drucklayouts und BI-Komponentenfelder | Projekteinstellungen |
| Kalender | Tagesfenster und kalendarbezogene Grundeinstellungen | Kalender-Einstellungen |
| Termine | Termintypen, Status, Eigenschaften, Standardwerte und BI-Tags | Termin-Einstellungen |
| To-do-Listen | Globale Vorlagen für wiederkehrende Aufgabenfolgen | Checklisten-Vorlagen |
| Finanzierungsquellen | Kategorien für Filterung und einheitliche Zuordnung | Einstellungen der Finanzierungsquellen |
| Budget | Spaltennamen, Konten/Kostenstellen und Budgetvorlagen | Budget-Einstellungen |
Der Menüpunkt Material-Sets ist seit Version 1.7.6 kein eigener Eintrag mehr, sondern ein Tab unter System → Inventar; wer nur die Set-Rechte hat, landet dort direkt auf diesem Tab. Der frühere Eintrag System → Projekte → BI-Export entfällt; der Export sitzt im BI-Dashboard und im Projekt-Tab. Der Papierkorb unterhalb des Systemmenüs braucht das Recht Papierkorb öffnen; welche Reiter darin sichtbar sind, entscheiden die Löschrechte der jeweiligen Module.
Einstellung, Stammdatum oder persönliche Präferenz?
| Art | Beispiel | Wirkung |
|---|---|---|
| Globale Einstellung | Modul ausblenden, Spielzeit festlegen | Für die gesamte Organisation oder einen kompletten Funktionsbereich |
| Stammdatum | Termintyp, Projektstatus, Vertragsart | Wird als gemeinsame Auswahl in vielen Datensätzen verwendet |
| Vorlage | Schicht-, Checklisten- oder Budgetvorlage | Wird bei Verwendung kopiert beziehungsweise als Ausgangspunkt eingesetzt |
| Persönliche Einstellung | E-Mail-Häufigkeit, Kalenderdarstellung | Betrifft nur das eigene Benutzerkonto |
Persönliche Benachrichtigungswege findest du nicht unter System, sondern im Benachrichtigungszentrum. Persönliche Kontodaten und Arbeitsangaben werden unter Mein Konto gepflegt.
Empfohlene Verantwortlichkeiten
- Systemadministration pflegt Branding, Module, Dateiregeln, externe Zugänge und technische Anbindungen.
- Fachadministration verantwortet Räume, Termine, Projekte, Schichten, Inventar, CRM oder Budget jeweils inhaltlich.
- Datenschutz und IT sollten bei externen Benutzerquellen, API-Schlüsseln, Schnittstellen und globalen Mitteilungen einbezogen werden.
- Key User prüfen Änderungen aus Anwendersicht, bevor sie im breiten Arbeitsalltag eingesetzt werden.
Administratoren sollten nicht nur wissen, wie eine Option geändert wird, sondern auch dokumentieren, warum sie gilt und wer sie künftig pflegt.
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