Überblick
Kontakte nach eigenen Arten, Feldern und Zugriffsregeln verwalten
Das CRM ist das zentrale Kontaktverzeichnis für externe Personen, Organisationen und weitere fachliche Adressen. Je nach Einrichtung können dazu zum Beispiel Künstler*innen, Unterkünfte, Hersteller, Agenturen, Partnerorganisationen oder frei definierte Kontaktarten gehören.
Kontakte lassen sich nicht nur nach Name suchen. Jede Kontaktart kann eigene Felder, Pflichtangaben, Listenspalten und Filter besitzen. Vertrauliche Feldgruppen können gezielt für einzelne Nutzer*innen oder ganze Teams freigegeben werden. Externe Kontakte können außerdem eingeladen werden, ihre eigenen Daten und freigegebene Projekt-Tabs ohne Artwork-Konto zu pflegen (siehe Externer Zugriff).
Kontaktarten als Reiter
Jede Kontaktart erscheint als eigener Reiter mit Name, Symbol und Farbe. Die Reihenfolge der Reiter wird in den CRM-Einstellungen festgelegt. Die aktive Kontaktart bestimmt:
- welche Kontakte in der Tabelle stehen,
- welche Felder bei einem neuen Kontakt erforderlich sind,
- welche zusätzlichen Spalten angezeigt werden,
- welche Filter verfügbar sind,
- ob ein Kontakt direkt im CRM angelegt und bearbeitet werden darf.
Einige Systemarten spiegeln Daten aus anderen Bereichen:
| Systemart | Führender Bereich |
|---|---|
| Nutzer*innen | Benutzerverwaltung |
| Freelancer | Freelancer-Verwaltung |
| Dienstleister | Dienstleister-Verwaltung |
Diese Reiter sind im CRM schreibgeschützt. Neue Einträge und Änderungen nimmst du in der Benutzerverwaltung vor; ein Link im Kontakt führt dich direkt zum Ursprungsprofil. Dadurch gibt es nicht zwei unabhängige Datensätze für dieselbe Person oder Firma.
Typischer Ablauf
Kontakte & Projekte
Suchen, filtern, Kontakte anlegen, bearbeiten, zusammenführen und mit Projekten, Künstler*innen und Unterkünften verknüpfen.
Externer Zugriff
Externe Kontakte per Link einladen, damit sie eigene Daten und freigegebene Projekt-Tabs selbst pflegen.
Kontakte importieren
CSV- und Excel-Dateien hochladen, Kontaktarten und Spalten zuordnen, bestehende Kontakte erkennen und übersprungene Zeilen prüfen.
CRM-Einstellungen
Kontaktarten, Feldgruppen, Vertraulichkeit, Eigenschaften, Pflichtfelder, Spalten und Filter konfigurieren.
Berechtigungen
| Recht | Wirkung |
|---|---|
| CRM nutzen | Menü CRM, Kontakte lesen, anlegen und bearbeiten; Kontakt-Popover und Künstler*innen-Verknüpfung in Projekten, Aufenthalten und Inventar. Nur freigegebene Eigenschaftsgruppen sind sichtbar. |
| CRM verwalten | Zusätzlich System → CRM-Einstellungen, Import und Duplikatprüfung, Kontakte löschen, der Reiter CRM-Kontakte im Papierkorb (wiederherstellen, endgültig löschen) sowie Einblick in alle Eigenschaftsgruppen, auch vertrauliche. |
| Externe einladen | Einladen-Schaltflächen im CRM, auf Kontaktseiten und in Projekt-Tabs sowie die Übersicht Externe Zugänge. Wirkt nur, wenn die Funktion „Externer Zugriff“ in den Einstellungen aktiviert ist. |
Ein reines Leserecht für das CRM gibt es nicht: Wer Kontakte sehen darf, darf sie auch anlegen und bearbeiten. Das Löschen von Kontakten ist dagegen CRM verwalten vorbehalten. Vertrauliche Feldgruppen können darüber hinaus eigene Lese- und Schreibfreigaben für Personen oder Teams besitzen.
Deshalb können zwei Nutzer*innen denselben Kontakt öffnen und trotzdem unterschiedliche Feldgruppen sehen oder bearbeiten. In Projektkarten werden vertrauliche Gruppen nicht einfach als allgemeine Kontaktinformation ausgegeben, und externe Zugänge sehen vertrauliche Gruppen nie.
CRM strukturiert Kontakte, nicht Kommunikation
Das CRM hält Stammdaten, Dateien und Verknüpfungen. Es ist kein vollständiges E-Mail-Postfach und führt nicht automatisch Telefonate oder Gesprächsnotizen, sofern dafür keine eigenen Eigenschaften eingerichtet wurden.
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