Kontakte importieren
CSV- und Excel-Dateien Kontaktarten und Eigenschaften zuordnen, bestehende Kontakte erkennen und Ergebnisse prüfen
Mit dem Recht CRM verwalten kannst du Kontakte aus CSV, XLSX oder XLS importieren. Die Datei darf höchstens 10 MB groß sein. Der Import legt neue CRM-Kontakte an und kann auf Wunsch bereits vorhandene Kontakte erkennen und aktualisieren.
Dubletten bewusst behandeln
Ohne die Option Bestehende Kontakte erkennen legt der Import jede Zeile als neuen Kontakt an – auch wenn ein gleichnamiger Kontakt schon existiert. Aktiviere die Erkennung, wenn die Datei bekannte Kontakte enthält, und nutze nach dem Import bei Bedarf Duplikate finden.
Datei vorbereiten
- Verwende die erste Zeile für eindeutige Spaltenüberschriften.
- Lege pro Kontakt eine Datenzeile an.
- Sorge für einen Anzeigenamen oder für getrennte Vor-/Nachnamensspalten, die auf entsprechend benannte CRM-Eigenschaften abgebildet werden können.
- Nutze bei Auswahleigenschaften exakt die in Artwork hinterlegten Werte.
- Formatiere Zahlen und Datumswerte konsistent.
- Dateien für Upload-Eigenschaften können nicht über diesen Tabellenimport übernommen werden.
Vollständig leere Zeilen werden ignoriert.
Eine Kontaktart für die gesamte Datei
Deaktiviere Unterschiedliche Kontaktarten über Spalte in Excel bestimmen, wähle eine Kontaktart und lade die Datei hoch. Danach ordnest du jede relevante Dateispalte entweder dem Anzeigenamen, einer Eigenschaft oder Überspringen zu. Zur Auswahl stehen die Eigenschaften der Gruppen, die der Kontaktart in den CRM-Einstellungen zugewiesen sind.
Artwork versucht passende Überschriften automatisch zuzuordnen. Kontrolliere die Vorschau trotzdem. Jede CRM-Eigenschaft und der Anzeigename können nur einmal belegt werden.
Fehlt die passende Kontaktart, legst du sie mit Neuer Kontakttyp direkt im Upload-Schritt an – einschließlich der Eigenschaftsgruppen, die sie erhalten soll. Du musst den Import dafür nicht verlassen.
Mehrere Kontaktarten aus einer Datei
Aktiviere die Typ-Spalte, wenn eine Spalte der Datei zum Beispiel Werte wie „Künstler*in“, „Agentur“ und „Unterkunft“ enthält.
Die Typ-Spalte selbst wird nicht zusätzlich als Eigenschaft importiert. Für unbekannte oder bewusst nicht zugeordnete Typwerte werden die betroffenen Zeilen übersprungen. Fehlt eine Kontaktart, lege sie in den CRM-Einstellungen an und starte den Import danach neu, damit sie in der Zuordnung erscheint.
Bestehende Kontakte erkennen
Im Zuordnungsschritt kannst du Bestehende Kontakte erkennen aktivieren. Dann prüft Artwork jede Zeile gegen die vorhandenen Kontakte derselben Kontaktart:
| Einstellung | Bedeutung |
|---|---|
| Abgleichen über | Der Name oder eine der zugeordneten Eigenschaften, über die eine Zeile einem vorhandenen Kontakt zugeordnet wird – etwa die E-Mail-Adresse. |
| Zeile überspringen | Bei einem Treffer bleibt der vorhandene Kontakt unverändert; die Zeile wird als Dublette übersprungen. |
| Bestehenden Kontakt mit den Werten aus der Datei aktualisieren | Bei einem Treffer werden die zugeordneten Werte aus der Datei in den vorhandenen Kontakt geschrieben. |
Beim Import mehrerer Kontaktarten aus einer Datei erfolgt der Abgleich über den Kontaktnamen innerhalb der jeweiligen Kontaktart.
Pflichtfelder und Anzeigename
Der Import benötigt für jede verwendete Kontaktart einen Anzeigenamen. Dieser kann aus einer direkt zugeordneten Namensspalte oder – bei entsprechend benannten Eigenschaften – aus Vorname und Nachname gebildet werden.
Pflichtfelder werden in der Zuordnung gekennzeichnet. Ordne sie möglichst vollständig zu und prüfe, dass die Quelldaten tatsächlich Werte enthalten. Nicht zugeordnete Eigenschaften bleiben bei neu angelegten Kontakten leer.
Unterstützte Werte
| CRM-Feld | Erwarteter Inhalt beim Import |
|---|---|
| Text, Langtext, Link | Text aus der Zelle |
| Zahl | Ein gültiger numerischer Wert |
| Datum | Ein eindeutig lesbares Datum |
| Ja/Nein | 1, true, yes, ja oder x gelten als Ja; andere Werte als Nein |
| Auswahl | Exakte Übereinstimmung mit einer vorbereiteten Auswahloption |
| Upload | Nicht importierbar; Datei später am Kontakt hochladen |
Ergebnis kontrollieren
Nach dem Import zeigt Artwork in der Kontaktliste:
- die Anzahl erstellter Kontakte,
- die Anzahl aktualisierter bestehender Kontakte,
- die Anzahl der als Dubletten übersprungenen Zeilen,
- die Anzahl sonstiger übersprungener Zeilen mit Zeilennummer und Grund.
Typische Gründe sind ein leerer Name, ein nicht zugeordneter Typwert, ein ungültiges Datum, eine nicht numerische Zahl oder ein Auswahlwert, der nicht in der Konfiguration existiert. Korrigiere nur die fehlerhaften Zeilen in einer neuen Datei und importiere sie erneut – oder aktiviere beim zweiten Durchlauf die Erkennung bestehender Kontakte, damit erfolgreich importierte Zeilen nicht verdoppelt werden.
Import abbrechen
Mit Abbrechen beendest du den laufenden Zuordnungsvorgang. Die temporär hochgeladene Importdatei wird verworfen. Wenn die Importsitzung abgelaufen ist, starte mit der Datei erneut auf der ersten Stufe.
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