Kontakte & Projekte

Kontaktliste verwenden

Wähle zuerst die Kontaktart. Die Zahl am aktiven Reiter zeigt, wie viele Treffer aktuell zu dieser Art gehören. Die Tabelle enthält immer den Namen und – abhängig von den CRM-Einstellungen – weitere Eigenschaften als Spalten. Umfangreiche Listen werden auf mehrere Seiten verteilt.

Die Suche grenzt die Kontakte nach dem eingegebenen Begriff ein. Über die Spaltenköpfe sortierst du nach Name, nach den sichtbaren Eigenschaften oder nach dem Erstellungsdatum. Wenn für die Kontaktart filterbare Eigenschaften eingerichtet wurden, öffnet das Filtersymbol einen zusätzlichen Dialog. Die Zahl am Filtersymbol zeigt die Anzahl aktiver Kriterien.

Je nach Feldtyp funktionieren Filter unterschiedlich:

Aktive Filter werden im Dialog als Tags gezeigt. Entferne sie einzeln oder setze alle Filter zurück.

Mit dem Recht CRM verwalten kannst du Kontakte über die Kästchen am Zeilenanfang auswählen – einzeln oder mit Alle auf dieser Seite auswählen – und die Auswahl gesammelt löschen. Die Auswahl gilt je Seite.

Einen Kontakt anlegen

Neuer Kontakt steht nur bei direkt pflegbaren Kontaktarten zur Verfügung. Wähle die Art und trage einen eindeutigen Anzeigenamen ein. Die Felder sind nach den Eigenschaftsgruppen der Kontaktart gegliedert; Pflichtfelder sind mit einem roten Stern gekennzeichnet, und hinterlegte Hilfetexte stehen direkt am Feld. Weitere optionale Eigenschaften kannst du nach dem Erstellen in der Detailansicht ergänzen.

Bei den gespiegelten Arten Nutzer*in, Freelancer und Dienstleister verweist Artwork stattdessen auf die jeweilige Benutzerverwaltung.

Kontakt bearbeiten

Öffne den Kontakt über seinen Namen und wähle Bearbeiten. Der Anzeigename und alle für die Kontaktart freigegebenen Felder werden editierbar. Felder mit Stern sind Pflichtfelder; Artwork beendet den Bearbeitungsmodus erst, wenn sie ausgefüllt sind.

Mögliche Eigenschaftstypen sind:

• kurzer Text und mehrzeiliger Text,
• Zahl und Datum,
• Ja/Nein-Schalter,
• Auswahl aus vorbereiteten Werten,
• Weblink,
• Datei-Upload.

Links werden in der Leseansicht direkt geöffnet. Hochgeladene Dateien kannst du herunterladen oder – mit Schreibrecht – ersetzen beziehungsweise löschen. Felder sind in aufklappbaren Gruppen organisiert; vertrauliche Gruppen werden entsprechend gekennzeichnet und nur Berechtigten angeboten.

Über das Profilbild in der Kontaktansicht lädst du mit Profilbild hochladen ein Bild hoch oder ersetzt es. Das Bild erscheint auch im Kurzprofil, das Artwork in Projekten, Aufenthalten und im Inventar beim Klick auf einen Kontakt zeigt – mit Kontaktart und den freigegebenen Kommunikationsdaten.

Gespiegelte Systemkontakte sind im CRM schreibgeschützt. Ein Hinweis mit Profil öffnen führt zum ursprünglichen Nutzer-, Freelancer- oder Dienstleisterprofil, in dem du die Daten änderst.

Kontaktart ändern

Freie CRM-Kontakte kannst du mit Typ ändern in eine andere Kontaktart verschieben, etwa wenn eine Agentur versehentlich als Künstler*in angelegt wurde. Der Dialog zeigt vorher, welche gespeicherten Werte in der neuen Kontaktart kein Feld haben und deshalb endgültig gelöscht würden. Sind alle Werte auch in der neuen Kontaktart vorhanden, bestätigt der Dialog das. Gespiegelte Kontakte lassen sich nicht umtypen; die Aktion setzt CRM verwalten voraus.

Unterkunft und Zimmertypen

Kontakte der Systemart Unterkunft besitzen zusätzlich den Bereich Zimmertypen. Dort können Bezeichnungen wie Einzelzimmer oder Doppelzimmer mit Kosten pro Nacht angelegt, umbenannt, aktualisiert und entfernt werden. Diese Angaben stehen anschließend in der Planung von Künstlerresidenzen zur Auswahl.

Kontakte mit Projekten verbinden

Eine Verknüpfung wird normalerweise im fachlichen Vorgang hergestellt, nicht auf der CRM-Detailseite:

Künstler*in im Projekt

Im Projektbaustein Projektkünstler*in kannst du vorhandene CRM-Künstler*innen suchen und verbinden. Mit passendem Recht lässt sich dort auch direkt ein neuer CRM-Kontakt anlegen und sofort verknüpfen.

Die Karte kann freigegebene Kontaktdetails aufklappen und zum vollständigen CRM-Profil führen. Mehrere Künstler*innen können mit einem Projekt verbunden sein; über Verknüpfung lösen wird nur die Beziehung entfernt, nicht der CRM-Kontakt.

CRM-Kontakte im Projektteam

Wenn in den Projekteinstellungen unter System → Projekte die Option CRM-Kontakte im Projektteam aktiviert ist, kannst du CRM-Kontakte als externe Teammitglieder in das Team eines Projekts aufnehmen und ihnen Projektrollen zuweisen. Sie erscheinen im Projektteam und in Projektausgaben mit ihrer Kontaktart gekennzeichnet, erhalten dadurch aber kein Artwork-Konto. Wird eine Projektrolle in den Einstellungen gelöscht, verschwindet sie auch bei den externen Teammitgliedern.

Künstlerresidenz

In einer Künstlerresidenz wählst du eine Künstlerperson sowie eine Unterkunft und deren Zimmertyp. Die Kontaktdaten der Künstlerperson können in den Vorgang übernommen werden. Wenn du dort Werte änderst, entscheidet die angebotene Synchronisierungsoption, ob die Änderung auch auf den CRM-Kontakt angewendet werden soll.

Dokumente und Anfragen

Verträge beziehungsweise Dokumentenanfragen können mit einem CRM-Kontakt verbunden werden. Dadurch stehen dessen freigegebene Daten im Vorgang zur Verfügung und der fachliche Zusammenhang bleibt nachvollziehbar.

Verknüpfte Projekte im CRM

Sobald Projektverknüpfungen bestehen, erscheint im CRM-Kontakt der Reiter Projekte. Er zeigt Projektname, Projektzeitraum und Zeitpunkt der Verknüpfung. Die Spalte Verknüpft über macht sichtbar, ob die Beziehung über eine Künstler*innen-Verknüpfung, das Projektteam oder einen Künstler*innenaufenthalt besteht; bei Teammitgliedern stehen die zugewiesenen Rollen dabei, bei Aufenthalten der Zeitraum. Der Projektname führt direkt zum Projekt.

Der Reiter ist eine Übersicht und enthält keine Schaltfläche zum freien Hinzufügen beliebiger Projekte. Füge oder löse die Beziehung im zugehörigen Projektbaustein.

Externer Zugriff

Auf der Kontaktseite zeigt der Block Externer Zugriff, ob der Kontakt eingeladen wurde, seine Daten und freigegebene Projekt-Tabs selbst zu pflegen. Wie Einladung, Freigabe und Verwaltung funktionieren, beschreibt die Seite Externer Zugriff.

Dubletten finden und zusammenführen

Mit CRM verwalten öffnet Duplikate finden in der Kontaktliste eine Übersicht aller Kontakte derselben Kontaktart, die denselben Namen oder dieselbe E-Mail-Adresse haben. Jede Gruppe zeigt, worüber die Kontakte übereinstimmen (Gleicher Name oder Gleiche E-Mail-Adresse), das Erstellungsdatum und ob ein Kontakt mit einem Profil verknüpft ist.

Beim Zusammenführen behält der Hauptkontakt seine Werte; leere Felder werden aus den Dubletten gefüllt. Projektverknüpfungen, Aufenthalte und externe Zugänge werden übernommen. Die Dubletten wandern in den Papierkorb und lassen sich dort noch wiederherstellen. Alle Duplikate zusammenführen wendet diese Regel auf alle gefundenen Gruppen gleichzeitig an.

Gespiegelte Kontakte aus Nutzer*innen-, Freelancer- und Dienstleisterprofilen werden nicht berücksichtigt; bereinige solche Dubletten in der jeweiligen Verwaltung. Kontakte, die mit einem Profil verknüpft sind, können nur Hauptkontakt sein, nicht aufgelöst werden (Nicht zusammenführbar).

Kontakt löschen

Mit CRM verwalten kannst du direkt pflegbare Kontakte einzeln über das Zeilenmenü oder gesammelt über die Auswahl löschen. Die Aktion muss bestätigt werden. Gelöschte Kontakte landen im Papierkorb im Reiter CRM-Kontakte, wo du sie wiederherstellen, einzeln endgültig löschen oder den gesamten Reiter leeren kannst. Prüfe vor dem Löschen Projekt-, Residenz- und Dokumentverknüpfungen sowie hochgeladene Dateien.