Schichten anlegen

Der Schicht-Dialog, Funktionsplätze, Pausen nach Arbeitszeitgesetz und Vorlagen

Schichten werden direkt im Dienstplan angelegt (Berechtigung Schichten planen erforderlich). Fährst du mit der Maus über eine Raum-/Tag-Zelle, erscheinen zwei Symbole: Duplizieren (bestehende Zelle kopieren) und Plus (hinzufügen). Das Plus öffnet den Schicht-Dialog.

Derselbe Dialog dient auch zum Bearbeiten — ein Klick auf eine Schichtkarte öffnet ihn als Schicht bearbeiten.

Bevor du neue Schichten anlegst, lohnt sich die Entscheidung, ob sie an einen vorhandenen Termin gehören oder eigenständig sein sollen. Terminschichten übernehmen Datum und Kontext der Veranstaltung; eigenständige Schichten sind flexibler für Dienste ohne Kalendereintrag.

Der Schicht-Dialog

Der Dialog ist eine Karte ohne Scrollen, von oben nach unten in der Reihenfolge, in der du eine Schicht planst:

Vorlagen-Schnellwahl (optional)

Ganz oben stehen die Schnellwahlen für wiederkehrende Planung:

Schichtvorlagen — eine Vorlage füllt den gesamten Dialog mit gespeicherten Werten (Zeiten, Pause, Gewerk, Funktionen). Die Liste ist durchsuchbar.
Zeitvorlagen — übernehmen gespeicherte Beginn-/Endzeit und Pausenlänge mit einem Klick (verwaltet in den Schichteinstellungen).

Gewerk wählen

Das Gewerk bestimmt, wer eingeteilt werden kann und welche Funktionsplätze die Schicht anbietet — deshalb steht es vor allen anderen Feldern. Änderst du das Gewerk einer bestehenden Schicht, werden alle bereits zugewiesenen Personen aus der Schicht entfernt; der Dialog weist darauf hin.

Zeiten und Pause

Startzeit / Endzeit mit Datum — die Arbeitszeit. Schichten an einem Termin dürfen nicht vor dem Termin beginnen oder nach ihm enden. Ab 10 Stunden Länge erscheint eine Warnung.
Pause in Minuten — die unbezahlte Pause; sie darf die Schichtlänge nicht überschreiten. Siehe Pausen nach Arbeitszeitgesetz.

Raum

Aus der angeklickten Zelle vorbelegt; eigenständige Schichten behalten den Raum und erscheinen so im Raster.

Bedarf festlegen

Nach der Wahl des Gewerks erscheinen zuerst die Funktionen des Gewerks mit je einem Zähler (z. B. Mitarbeiter: 2, Meister: 1), darunter die globalen Qualifikationen — gewerkübergreifende Merkmale wie Ersthelfer*in oder Staplerschein, die zusätzlich zu den Funktionen angefragt werden. Diese Zahlen sind der Bedarf der Schicht: Sie legen die Plätze fest, steuern die Besetzungsanzeige (1/3) und später die Erinnerungen an nicht voll besetzte Schichten.

Projekt, Schichtgruppe und Notiz

Projekt — die Schicht einem Projekt zuordnen, damit sie im Schichten-Tab des Projekts und in projektbezogenen Ansichten auftaucht. Kacheln der zuletzt geöffneten Projekte beschleunigen die Auswahl; liegt die Schicht außerhalb des Projektzeitraums, sagt der Dialog das. Ein Projektwechsel ist sofort im Dienstplan sichtbar.
Schichtgruppe — verwandte Schichten optional gruppieren (Gruppen werden in den Schichteinstellungen verwaltet und können als Tag im Raster erscheinen).
Notiz für diese Schicht — eine Freitext-Beschreibung, die im Raster erscheint, wenn Beschreibung einblenden aktiv ist.

Speichern

Speichern legt die Schicht an; sie erscheint sofort als Karte in der entsprechenden Zelle. Pflichtfelder sind einheitlich markiert; fehlt etwas, sagt der Speichern-Button, was fehlt. Serverfehler werden im Dialog angezeigt. In der Bearbeiten-Ansicht löscht der rote Button die Schicht.

Nachträgliche Änderungen an Zeit, Gewerk, Bedarf, Beschreibung oder Besetzung werden im Schichtverlauf dokumentiert. Bei bereits festgeschriebenen Schichten erscheinen sie zusätzlich unter Änderungen nach Festschreibung.

Der Schichtverlauf dieser Schicht öffnet über das Uhr-Icon oben rechts als eingebettetes Fenster; ein Klick daneben schließt nur den Verlauf, nicht den Dialog. Der Erklärkasten zum Aufbau einer Schicht steht im Hilfe-Panel des Dienstplans.

Pausen nach Arbeitszeitgesetz

In allen Pausenfeldern — Schicht, individuelle Zeit, Serien, Schichtvorlagen und Zeitvorlagen — befüllt Artwork eine leere Pause automatisch mit dem gesetzlichen Minimum: 30 Minuten bei mehr als 6 Stunden, 45 Minuten bei mehr als 9 Stunden Arbeitszeit. Unter dem Feld steht, ob der Wert automatisch oder manuell ist:

Pause nach Arbeitszeitgesetz automatisch befüllt (30 min) — der Wert folgt der eingegebenen Zeit.
Manuell (20 min, gesetzlich 30 min) — du hast selbst einen Wert eingetragen. Manuelle Werte werden nie still überschrieben; ein Zurücksetzen-Button holt das gesetzliche Minimum zurück. Liegt der Wert unter dem Minimum, erscheint der Hinweis in Warnfarbe.

Wo Schichten angelegt werden können

Neben dem Plus auf einer Zelle entstehen Schichten:

An einem Termin — aus dem Termin im Kalender oder vom Schichten-Tab des Projekts. Terminschichten erscheinen in der Terminkarte im Dienstplan und übernehmen dessen Datum.
Gesammelt — mit dem Bearbeiten-Schalter (Stift) in der Funktionsleiste mehrere Raum-/Tag-Zellen auswählen und in alle gleichzeitig Schichten anlegen (auch per Vorlage oder Vorlagengruppe). Derselbe Modus löscht auch gesammelt.
In der Tagesansicht — jeder Raumabschnitt hat eigene Buttons „Termin hinzufügen“ / „Schicht hinzufügen“.
Als Wiederholungsschicht — eine Schicht kann über mehrere Tage wiederholt werden; beim Besetzen einer Serienschicht wählst du, ob die Einteilung nur für diese oder alle folgenden Schichten gilt.

Mehrfachplanung mit Vorlagen

Im Mehrfachmodus wählst du zuerst die gewünschten Raum-/Tag-Zellen aus. Danach können einzelne Vorlagen oder ganze Vorlagengruppen in alle ausgewählten Zellen übernommen werden. Die Auswahl zeigt vor dem Hinzufügen Zeiten, Gewerke und Funktionsbedarf der Vorlagen; optional kann ein Projekt zugeordnet werden. Das eignet sich besonders für wiederkehrende Wochenpläne oder einen standardisierten Veranstaltungstag.

Bereits gefüllte Zellen lassen sich ebenfalls duplizieren. Prüfe nach einer Kopie Termine, Räume und Uhrzeiten, insbesondere wenn die Zielzelle einen anderen Veranstaltungskontext hat.

Schichtvorlagen

In den Schichteinstellungen (Tabs Schichtvorlagen und Vorlagengruppen) verwaltest du wiederverwendbare Schichtdefinitionen — jeweils mit Zeiten, Pause, Gewerk, Beschreibung und Funktionsbedarf. Vorlagen lassen sich zu Vorlagengruppen bündeln, sodass ein Standardtag eines Produktionstyps mit einer Aktion angewendet wird. Der Nachbar-Tab verwaltet Timeline-Vorlagen: wiederverwendbare Produktionsabläufe (Get-in, Soundcheck, Einlass, Show …), die in einen Termin importiert werden können.

Vorlagen, Zeitvorlagen und Schichtgruppen werden in den Schichteinstellungen gepflegt — der Schicht-Dialog verwendet sie nur.

Schichten ohne Raum oder Termin

Nicht jeder Dienst findet in einem buchbaren Veranstaltungsraum statt. Eine eigenständige Schicht kann deshalb projektbezogen oder als allgemeiner Dienst angelegt werden. In Tages- und Listenansicht bleibt sie dennoch sichtbar; Filter und Projektmodus bestimmen, in welchem Zusammenhang sie angezeigt wird.

Auf dieser Seite