Exporte & Kalender-Abo

Export-Dialog

Der Export-Button in der Funktionsleiste öffnet die Auswahl der verfügbaren Exporte:

PDF-Schichtplan

Exportiert genau das, was du siehst: Zeitraum, aktive Filter und Projektmodus werden übernommen, jede Kalenderwoche landet auf einer eigenen Seite. Du wählst Überschrift, Papierformat, Ausrichtung (Querformat wird empfohlen, damit eine ganze Woche auf eine Seite passt) und Auflösung. Die Tagesansicht hat ein eigenes PDF-Layout. Ideal für den Aushang am Schwarzen Brett oder hinter der Bühne.

Zusätzlich gibt es den PDF-Export in zwei weiteren Varianten:

• pro Raum — alle Schichten, die an den gewählten Tagen in dem Raum stattfinden,
• pro Person — für jede Person die Schichten der jeweiligen Kalenderwoche; auch mehrere Kalenderwochen in einem Export sind möglich.

Vor dem Export lohnt sich deshalb ein Blick auf ausgeblendete Räume, Tage, Gewerke und den Projektmodus. Der Export übernimmt diese Eingrenzung bewusst. Eine sprechende Überschrift und das passende Papierformat machen deutlich, für welchen Zeitraum und welchen Arbeitsbereich der Ausdruck gilt.

Excel-Arbeitszeit-Übersicht

Eine Tabelle der geplanten Arbeitszeiten pro Person im gewählten Zeitraum — das Übergabeformat für Lohnbuchhaltung und Personalabteilung.

Beim Export wählbar ist das Zahlenformat: lesbar („8 Std 30 min") oder als Excel-Zahl („8,5") — Letzteres mit zusätzlicher Summenspalte für die Arbeitszeiten. Tage sind durch dickere Rahmenlinien klar voneinander getrennt.

Arbeitszeit-Übersicht pro Gewerk

Eine Arbeitszeit-Übersicht für ein ganzes Gewerk als Excel: pro Monat Soll- und Ist-Stunden, jeweils mit eigener Summe für feste und freie Mitarbeitende — wahlweise mit einer Zeile pro Person und Monat oder gesammelt für die gesamte Abteilung. Gedacht für das Controlling der Arbeitszeiten und übergreifende Personalentscheidungen.

Excel-Gewerk-Verteilung

Zeigt, wie sich die Stunden von Personen, die in mehreren Gewerken arbeiten (universell Einsetzbare, z. B. Azubis), auf diese Gewerke verteilen — nützlich für die interne Kostenverrechnung.

Weitere Exporte

• Schichten ohne Projekt — ein eigener Export für Schichten, die keinem Projekt zugeordnet sind, einstellbar nach Kalenderwoche und Gewerk.
• Stunden intern/extern für Raum und Zeitraum — der aus dem Schichten-Tab eines Projekts bekannte Excel-Export der Stunden nach intern und extern, hier für einen Raum und einen frei wählbaren Zeitraum.

Kalender-Abonnement

Mitarbeiter*innen müssen Artwork nicht öffnen, um zu wissen, wann sie arbeiten: Der Kalender-Stern richtet einen persönlichen ICS-Kalender-Feed ein, den Handy- und Desktop-Kalender abonnieren (Berechtigung Schichtkalender abonnieren).

Der Feed lässt sich auf einen Zeitraum und bestimmte Gewerke einschränken; optionale Kalender-Benachrichtigungen ergänzen Erinnerungen an bevorstehende Einsätze. Da es ein Abonnement ist, erscheinen festgeschriebene Änderungen am Dienstplan automatisch im Kalender. Die Einträge enthalten Projekt- und Raumname sowie individuelle Zeiten; auch Tagesdienste werden am entsprechenden Tag im Abo angezeigt.

In den globalen Schichteinstellungen legt euer Haus fest, ob das Abo alle Schichten oder nur festgeschriebene Schichten ausliefert. Im zweiten Fall bleibt die private Kalenderansicht verbindlich und zeigt keine Entwurfsstände. Diese Einstellung gilt unabhängig davon, was Planer*innen im großen Dienstplan bereits sehen.