Business Intelligence im Projekt

Der Projektbaustein Business Intelligence sammelt Kennzahlen für Auswertung und Berichtswesen. Er verbindet manuelle Angaben mit den Terminen, Räumen und Eigenschaften des Projekts. Ob der Baustein sichtbar und bearbeitbar ist, wird in den Projekteinstellungen und über die Baustein-Berechtigung festgelegt; für den Export kann zusätzlich ein eigenes Recht gelten.

Kennzahlen auf einen Blick

Im Kopf stehen die wichtigsten berechneten Werte, beispielsweise Besucher*innen, verkaufte Karten, Einnahmen und Auslastung. Nicht erfasste Werte zeigt Artwork als — statt als 0, damit „noch nicht eingetragen“ und „tatsächlich null“ unterscheidbar bleiben. Darunter zeigt die Datenqualität, wie viele der für eine belastbare Auswertung benötigten Angaben vorhanden sind und welche noch fehlen.

Ein fehlender Wert ist nicht automatisch null. Wenn eine Kennzahl für das Projekt tatsächlich keine Bedeutung hat, markiere sie als Nicht relevant für dieses Projekt. Dadurch bleibt in der Auswertung erkennbar, dass sie bewusst ausgeschlossen und nicht vergessen wurde.

Der Baustein folgt dem Grundsatz „erst erfassen, dann auswerten“: Oben trägst du Zahlen ein, darunter werten Kennzahlen, Vergleiche und Stichtage sie aus. Die Speicher-Rückmeldung nennt den Grund, wenn ein Wert nicht übernommen wurde, und markiert das betroffene Feld.

Publikum und Einnahmen

Für Besucher*innen, verkaufte Karten und Einnahmen gibt es zwei Erfassungsarten:

In der Erfassungsart Pro Termin erscheint eine Tabelle der Projekttermine. Sie zeigt standardmäßig Nur Publikumstermine — also Termine, deren Terminart den BI-Tag für Vorstellungen trägt; mit Alle Termine anzeigen holst du die übrigen dazu. Die Tabelle kann nach Raum und Termin durchsucht und sortiert werden. Mehrere markierte Zeilen lassen sich mit einem gemeinsamen Wert füllen; Termine in der Zukunft sind als solche gekennzeichnet. Die Summenzeile zeigt den aktuellen Stand; die Auslastung wird aus verkauften Karten und wirksamer Raumkapazität berechnet.

Sind keine Besucherzahlen eingetragen, kann Artwork sie vorläufig aus den verkauften Karten schätzen. Die Schätzung wird als solche gekennzeichnet. Aus den Karten je Besucher*innen-Kategorie (voll, ermäßigt, frei) leitet Artwork Quoten wie den Anteil zahlender Gäste ab.

Raumkapazitäten und Auslastung

Artwork verwendet zunächst die Standardkapazität eines Raums. Ist die Kapazität für dieses Projekt abweichend — beispielsweise wegen einer anderen Bestuhlung — trägst du eine projektspezifische Kapazität ein. Die Spalte Wirksame Kapazität zeigt, welcher Wert für die Berechnung verwendet wird.

Pflege Kapazitäten, bevor du Auslastungen bewertest. Ohne Kapazität kann aus verkauften Karten keine belastbare Quote entstehen.

Produktionsdaten

Der Standardbereich beschreibt die Produktion mit folgenden Angaben:

• Neuproduktion,
• Koproduktion,
• Eigenproduktion,
• Deutschlandpremiere,
• Premierendatum.

Diese Werte können projektübergreifend exportiert und für Statistiken oder Förderberichte verwendet werden.

Automatisch abgeleitete Werte

Artwork berechnet weitere Werte aus Projekt, Terminen und BI-Eingaben. Dazu gehören Kennzahlen und Zählungen nach konfigurierten BI-Tags. BI-Tags fassen Terminarten für Auswertungen zusammen, ohne die Terminarten im Kalender zu verändern.

Die Kennzahlen Vorstellungen, Veranstaltungstage und die Auslastung werden nur berechnet, wenn der jeweilige BI-Tag mindestens einer Terminart zugeordnet ist. Welcher Tag welche Kennzahl steuert, legt der Tag-Dialog unter System → Termine → BI-Tags mit Steuert Kennzahl fest — genau ein Tag steuert „Vorstellungen“ (auch die Kapazitätsbasis der Auslastung), einer „Veranstaltungstage“. Fehlt die Zuordnung, steht — mit einem Hinweis; es gibt keinen Rückfall auf alle Termine.

Abgeleitete Werte werden nicht direkt überschrieben. Korrigiere stattdessen die zugrunde liegenden Termine, Kapazitäten oder Eingaben.

Zeitaufwände

Unter Zeitaufwände dokumentierst du einen benannten Aufwand in einer Größenklasse:

• 0–10,
• 10–25,
• 25–50,
• 50–100,
• 100+.

Der Name beschreibt den bewerteten Bereich, etwa „Produktionsleitung" oder „Technische Vorbereitung". Die erstellende Person bleibt am Eintrag sichtbar.

Stichtage (Snapshots)

Ein Stichtag speichert die BI-Werte eines Projekts zu einem benannten Datum. Er eignet sich für Plan-, Zwischen- und Abschlussstände.

Stichtage ändern sich nicht mit den laufenden Projektdaten. Das Löschen eines Stichtags ist endgültig und sollte nur erfolgen, wenn der Berichtspunkt nicht mehr benötigt wird.

Der Vergleich mit dem Zeitraum davor und die Zielerreichung im Baustein beziehen sich dagegen auf die laufenden Werte: Sie setzen die Ist-Zahlen ins Verhältnis zum vorangegangenen Zeitraum beziehungsweise zu den Planwerten.

Eigene Felder

Administrator*innen können zusätzliche BI-Felder definieren. Je nach Konfiguration erscheinen Textfelder, Zahlen, Auswahlfelder oder andere Projektbausteine. Die Vollständigkeitsanzeige berücksichtigt auch diese Felder, wenn sie für die Datenqualität vorgesehen sind.

Excel-Export

Den BI-Export öffnest du im BI-Baustein des Projekts oder im BI-Dashboard — es ist derselbe Dialog. Er kann mehrere Projekte und einen Zeitraum umfassen. Die Spaltenauswahl ist gruppiert und durchsuchbar; du wählst beispielsweise:

• Stammdaten und Projektzeitraum,
• Sitzplätze, Besucher*innen, Karten, Einnahmen und Auslastung,
• Premiere und Produktionsart,
• BI-Tags und eigene Felder.

Häufig verwendete Spaltenkombinationen lassen sich als Vorlage mit eindeutigem Namen speichern und später erneut auswählen. Während die Excel-Datei erstellt wird, siehst du einen Wartezustand mit Export abbrechen. Die Datei hat eine fixierte Kopfzeile, Autofilter, echte Datums- und Prozentwerte und ein Info-Blatt mit Zeitraum, Filtern und erstellender Person. Exportdateien bleiben 24 Stunden abrufbar — nur für die Person, die den Export gestartet hat; danach musst du den Export erneut erstellen. Prüfe vor dem Download Zeitraum, Projektauswahl und Spalten, damit der Export denselben Berichtsstand abbildet wie die sichtbaren Kennzahlen.

Empfohlener Erfassungsablauf

1. Projekttermine und verwendete Räume vollständig pflegen.
2. Raumkapazitäten prüfen und bei Bedarf projektspezifisch überschreiben.
3. Für Besucher*innen, Karten und Einnahmen die Erfassungsart Gesamt oder Pro Termin festlegen.
4. Produktionsdaten und eigene Felder ergänzen.
5. Hinweise zur Datenqualität abarbeiten.
6. Zu wichtigen Berichtsterminen einen Stichtag erstellen.
7. Erst danach den projektübergreifenden Export erzeugen.