Dokumente, Verträge & weitere Projektdaten

Dateien, Dokumentenanfragen, Verträge, Künstler*innenaufenthalte und Materialausgaben bearbeiten

Projekte können unterschiedliche fachliche Bausteine enthalten. Welche davon du siehst, hängt von der Konfiguration und deinen Berechtigungen ab. Dieses Kapitel erklärt die Standardabläufe für Projektdokumente, Verträge und Dokumentenanfragen, Künstler*innenaufenthalte und Materialausgaben.

Projektdokumente

Dokumente können an einen bestimmten Tab gebunden oder in der Komponente Alle Dokumente projektweit zusammengeführt sein. Typische Dateien sind Produktionspläne, technische Rider, Presseunterlagen, Angebote und Freigaben.

Je nach Dateityp und Berechtigung kannst du:

Dateien hochladen und herunterladen,
Vorschauen für Bilder oder PDF-Dokumente öffnen,
Dokumente drucken,
Name und Zuordnung bearbeiten,
eine vorhandene Datei ersetzen,
nicht mehr benötigte Dateien löschen.

Tabgebundene Dokumente eignen sich für fachlich getrennte Bereiche. Die Gesamtliste hilft bei der Übergabe und verhindert, dass eine Datei in einem anderen Tab übersehen wird.

Ist ein Tab über einen externen Zugang freigegeben, können eingeladene Personen die Dokumente des Tabs ansehen und herunterladen — und, wenn der Dateiupload für Externe erlaubt ist, eigene Dateien hochladen. Solche Dateien tragen im Baustein das Badge Extern hochgeladen von ….

Verträge

Verträge sind geschützte Projektdokumente mit zusätzlichen Angaben. Neben der Datei können unter anderem gepflegt werden:

Angabe	Zweck
Projekt und Vertragspartner	Ordnet den Vertrag fachlich und gegenüber dem CRM zu.
Vertragsart	Unterscheidet z. B. Gastspiel-, Honorar- oder Kooperationsverträge.
Betrag und Währung	Dokumentiert Honorar, Koproduktionsbeitrag oder anderen Vertragswert.
KSK, Ausländersteuer, Reverse Charge	Erfasst relevante Zusatzbeträge und Begründungen.
Frist	Kennzeichnet, bis wann der Vertrag oder die Bearbeitung benötigt wird.
Status und Statuskommentar	Hält den aktuellen Bearbeitungsstand fest.
Notiz	Sammelt ergänzende Informationen, die nicht Teil der Datei sein müssen.
Dokumentzugriff	Bestimmt einzelne Personen und Abteilungen, die den Vertrag sehen dürfen.

Beim Hochladen können zusätzlich Aufgaben angelegt und einer Person mit Dokumentzugriff zugewiesen werden. So bleibt die weitere Bearbeitung direkt mit dem Vertrag verbunden. Die Projektleitung sieht die Verträge ihres Projekts automatisch, ohne einzeln freigegeben zu werden.

Zugriff vor Aufgabenvergabe prüfen

Eine Person sollte nur dann eine Vertragsaufgabe erhalten, wenn sie auch Zugriff auf das Dokument hat. Vertragszugriff und allgemeiner Projektzugriff sind getrennte Schutzebenen.

Dokumentenanfragen

Eine Dokumentenanfrage startet den Prozess, bevor die Vertragsdatei vorliegt. Der Baustein Verträge & Dokumente trennt fünf Reiter:

Mir zugewiesen — offene Anfragen, für die du eine Datei liefern sollst,
Von mir erstellt — Anfragen, deren Fortschritt du verfolgst,
Nicht zugewiesen — Anfragen dieses Projekts ohne zuständige Person,
An andere zugewiesen — offene Anfragen dieses Projekts, die anderen Personen zugewiesen sind, mit Angefragt von, Zugewiesen an, Status und Stichtag,
Abgeschlossene Anfragen — erledigte Anfragen mit der hochgeladenen Datei.

Die Reiter Nicht zugewiesen und An andere zugewiesen sehen Personen mit dem Recht, Dokumentenanfragen zu erstellen oder zu bearbeiten, sowie Admins. Die projektübergreifende Übersicht beschreibt Dokumentenanfragen.

Eine Anforderung erstellen

Verantwortliche Person wählen. Sie erhält die Anforderung und sieht sie unter „Mir zugewiesen".

Projekt und Vertragspartner festlegen. Der Partner kann aus dem CRM gewählt werden.

Vertragsdaten ergänzen. Vertragsart, Wert, steuerliche Zusatzangaben, Status und Kommentar können bereits vor dem Upload vorbereitet werden.

Frist und Notiz setzen. Bei einem verknüpften Projekt kann der Budget-Stichtag als Ausgangswert für die Frist dienen; er bleibt änderbar.

Anforderung absenden. Sie erscheint bei der ausgewählten Person und in deiner eigenen Übersicht.

Die zuständige Person öffnet die Details und lädt das angeforderte Dokument hoch. Dabei können die vorbereiteten Vertragsdaten übernommen und der endgültige Dokumentzugriff festgelegt werden. Mit dem Upload wechselt die Anforderung in den abgeschlossenen Bereich und verlinkt auf den entstandenen Vertrag.

Offene, selbst erstellte Anforderungen können bearbeitet oder gelöscht werden. Nutze den Detaildialog, um Verantwortliche, Frist, Beträge und den aktuellen Status zu kontrollieren.

Künstler*innenaufenthalte

Der Baustein Artist Residencies dokumentiert Aufenthalt und Kosten einer Künstlerin, eines Künstlers oder eines CRM-Kontakts im Projekt.

Voraussetzung ist mindestens eine Unterkunft, die in der Nutzerverwaltung unter den Adressen angelegt wurde. Anschließend können gepflegt werden:

Künstler*in beziehungsweise CRM-Kontakt,
Unterkunft und Zimmertyp,
Ankunfts- und Abreisedatum mit Uhrzeit,
Kosten pro Nacht,
Tagegeld und zusätzliches Tagegeld,
Anzahl der Frühstücke und Abzug pro Frühstück,
Beschreibung sowie hausindividuelle CRM-Felder.

Die Zahl der Nächte und die daraus entstehenden Summen werden aus Zeitraum und Sätzen berechnet und bei Änderungen aktualisiert. Kontrolliere Anreise-/Abreisetag und Frühstücksabzüge, bevor du die Daten exportierst.

Den Namen eines Aufenthalts änderst du direkt in der Tabelle: Ein Klick auf den Namen öffnet ein Eingabefeld in der Zelle, Enter speichert, Escape verwirft. Das gilt für alle Aufenthalte; ein verknüpfter CRM-Datensatz bleibt dabei unberührt.

Materialausgaben

Die Materialausgabe verbindet ein Projekt mit dem Inventar. Ein Eintrag kann Inventarartikel, freie Sonderartikel, Zeitraum, Raum, verantwortliche Personen, Notizen, Tags und Anhänge enthalten. In der Projektansicht lassen sich Ausgaben aufklappen, nach Tags filtern und mit ihren Artikeldetails, Bildern und Dateien prüfen.

Abweichende Ausgabezeiträume werden hervorgehoben. Das Materialausgabe-Protokoll zeigt Änderungen und unterstützt die Nachverfolgung, wenn Mengen, Zeitraum oder Zuordnungen angepasst wurden.

Materialausgaben sind für alle sichtbar, die das Projekt lesen dürfen. Teammitglieder mit Schreibrecht im Projekt können die Materialausgaben ihres Projekts im Projekt-Tab anlegen und bearbeiten, auch ohne das Inventar-Recht für Materialausgaben.

Projektansicht und Inventarübersicht

Im Projekt siehst du die Ausgaben dieser Produktion. Die zentrale Materialausgabe-Übersicht eignet sich besser, wenn du projekt- und raumübergreifend suchen oder filtern möchtest.

Welche Information gehört wohin?

Bedarf	Passender Baustein
Allgemeine Datei ohne besonderen Schutz	Projektdokumente
Vertragsdatei mit Beträgen und eingeschränktem Zugriff	Verträge
Fehlende Vertragsdatei bei einer Person anfordern	Dokumentenanfrage
Unterkunft, Reisezeit und Aufenthaltspauschalen	Künstler*innenaufenthalt
Ausgegebenes Equipment oder Sondermaterial	Materialausgabe
Kurzer externer Verweis statt Datei	Link oder Linkliste