Vorstellung mit Schichten planen

Vom Termin im Kalender über die Schichten je Gewerk bis zum festgeschriebenen Dienstplan und dem Aushang

Ausgangslage

Eine Produktion hat drei Vorstellungen im Großen Saal. Für jede Vorstellung braucht es Bühne, Licht, Ton und Einlass mit festen Besetzungen; die Technik hat außerdem am Vorstellungstag einen Aufbau. Am Ende soll jede Person wissen, wann sie dran ist, und der Plan soll am Schwarzen Brett hängen.

Beteiligte und Rechte

Wer	Tut	Braucht
Disposition	legt Termine an	Termine fest planen
Produktionsleitung	pflegt das Projekt, ggf. die Termine im Ablaufplan	Projektteam mit Schreibrecht
Dienstplanung je Gewerk	legt Schichten an, teilt ein, schreibt fest	Schichten planen als Planerin des Gewerks, Dienstpläne festschreiben*
Mitarbeitende	lesen ihren Einsatzplan, sagen zu oder ab	Mein Einsatzplan sehen

Ablauf

Termine anlegen. Im Kalender oder im Ablaufplan des Projekts die drei Vorstellungen mit der Terminart Vorstellung und den Aufbau mit Aufbau anlegen – jeweils im Großen Saal und dem Projekt zugeordnet. Für die Vorstellungsreihe eignet sich eine Serie. Termine anlegen · Terminliste im Projekt

Schichtrelevante Terminarten prüfen. Damit die Termine im Schichten-Tab des Projekts erscheinen, müssen Vorstellung und Aufbau dort als schichtrelevant gelten – global in den Schichteinstellungen oder in der Seitenleiste des Schichten-Tabs. Schichtinformationen im Projekt

Schichten anlegen. Im Schichten-Tab an jedem Termin die Schichten je Gewerk mit Zeiten, Pause und Bedarf je Funktion anlegen. Bei drei gleichen Vorstellungen lohnt eine Vorlagengruppe („Vorstellung Großer Saal“) mit allen Gewerken – ein Klick statt zwölf Dialoge. Schichten anlegen · Mehrfachplanung mit Vorlagen

Personal einteilen. Im Dienstplan die Woche öffnen, Gewerkefilter setzen und Personen aus dem Personenbereich per Drag & Drop auf die Schichten ziehen. Die Konfliktprüfung meldet Abwesenheit, Doppelbelegung und Regelverstöße; die Besetzungsampel je Gewerk zeigt den Rest. Personal einteilen

Restbedarf schließen. Nur Schichten anzeigen, die nicht voll besetzt sind einschalten oder die Listenansicht nutzen; für Absagen Ersatz suchen. Ersatz suchen

Festschreiben. Je Kalenderwoche und Gewerk Dienstplan festschreiben – oder bei aktivem Workflow zur Freigabe anfragen. Die Mitarbeitenden werden benachrichtigt und können, wenn eingerichtet, zu- oder absagen. Festschreiben & Freigabe

Aushang und Abo. PDF-Export Räume nach Tagen für das Schwarze Brett, Personalübersicht für die Frage „wer arbeitet wann“; die Mitarbeitenden abonnieren ihren Einsatzplan im Handy. Exporte

Stolpersteine

Termin fehlt im Schichten-Tab: Terminart nicht schichtrelevant, oder der Termin hat kein Projekt.
Person fehlt im Personenbereich: Arbeitsprofil ohne Darf zu Schichten eingeteilt werden oder ohne dieses Gewerk.
Änderung nach dem Festschreiben: möglich, aber sie erscheint in Änderungen nach Festschreibung und muss quittiert werden – die Betroffenen werden informiert. Festgeschriebene Schicht ändern
Aufbau am Vortag bis nach Mitternacht: Schichten über Mitternacht belegen beide Tage; Ruhezeit-Regeln prüfen das.

Varianten

Ohne Projekt: Schichten lassen sich auch frei in der Raumzelle des Dienstplans anlegen, etwa für Hausdienste. Schichten ohne Raum oder Termin
Mit Freigabe-Workflow: Die Gewerkeleitung reicht ein, die Betriebsleitung gibt frei; der Wochenstatus zeigt, welche Wochen noch offen sind.
Mit Arbeitszeitplanung: Verträge und Arbeitszeitmuster machen aus dem Plan Stundenkonten und Überstunden. Vertrag & Arbeitszeit