Verwaltung & Finanzen
Budgets prüfen, Fördermittel zuordnen, Verträge ablegen, fehlende Dokumente anfordern und Arbeitszeiten auswerten
Du arbeitest in Buchhaltung, Controlling, Vertragsverwaltung oder Personalverwaltung. Produktionen legen ihre Budgets, Verträge und Arbeitszeiten in artwork an; du prüfst, gibst frei, ordnest Fördermittel zu und wertest aus – ohne dass Zahlen zwischen Tabellen hin- und herkopiert werden müssen.
Deine wichtigsten Seiten
| Seite | Wofür |
|---|---|
| Projekt → Budget | Kosten und Erlöse je Produktion, Verifizierung, Sage-Abgleich – Projektbudget |
| Finanzierungsquellen | Fördermittel und Töpfe, ihre Projekte und Restbeträge – Finanzierungsquellen |
| Dokumente → Verträge | Verträge mit Zugriff nur für Berechtigte, Filter und Excel-Export – Verträge verwalten |
| Dokumente → Dokumentenanfragen | Fehlende Unterlagen intern anfordern und nachhalten – Dokumentenanfragen |
| Projekte → Projektliste exportieren | Budget-Export nach Stichtag, Projektrollen-Übersicht – Exporte aus der Projektübersicht |
| Nutzer*innen → Person | Verträge, Arbeitszeitmuster, Stundenkonto und Überstunden – Profile & Arbeitsdaten |
| BI-Dashboard | Einnahmen, Publikum und Aufwand je Produktion vergleichen – BI-Dashboard |
Die ersten Aufgaben
Budgetstruktur festlegen: Namen der ersten Spalten, zentral gepflegte Konten und Kostenstellen, eine Budgetvorlage aus einem sauberen Projektbudget. Budget-Einstellungen
Budgets prüfen – Positionen verifizieren lassen oder selbst verifizieren, Spalten sperren, die budgetrelevante Spalte kennzeichnen. Verifizieren & Festschreiben
Sage-Buchungen zuordnen, wenn die Schnittstelle aktiv ist: gebuchte Rechnungen per Drag & Drop in die Budgetzeilen ziehen und die Sage-Rechnungsübersicht im Projekt nutzen. Sage-Anbindung
Fördermittel anlegen und den geförderten Projekten freigeben, dann Budgetpositionen der Quelle zuordnen; Erinnerungen an Ablauf und Restbudget setzen. Projekte & Budgets
Verträge ablegen mit Vertragsart, Betrag, KSK- und Steuerangaben und gezieltem Zugriff; fehlende Unterlagen als Dokumentenanfrage an die Produktion geben. Einen Vertrag hochladen
Auswerten: Budget-Export nach Stichtag für die Premieren eines Zeitraums, BI-Dashboard für die Spielzeit, Vertragsliste als Excel.
Wenn du auch Personal verwaltest
- Verträge und Arbeitszeitmuster unter Vertrag & Arbeitszeit jeder Person zuweisen; erst damit gibt es Soll, Ist und Überstunden. Vertrag & Arbeitszeit
- Stunden nachbuchen, gutschreiben oder abziehen und das Stundenkonto prüfen. Arbeitszeiten
- Überstunden auszahlen. Überstunden auszahlen
- Ersatzfreie Tage und Regelverstöße nachhalten. Regeln & Verstöße
Einstellungen, die dir helfen
- In der Projektliste den Filter Nur Produktionen mit BI-Daten oder nach Projektstatus, um nur abrechnungsrelevante Projekte zu sehen.
- Gespeicherte Filter in der Vertragsliste für wiederkehrende Auswertungen, etwa „KSK-pflichtig, laufende Spielzeit“.
- Budget-Stichtag beim Anlegen von Projekten abfragen lassen, damit der Export nach Stichtag vollständig ist.
- Benachrichtigungen für Budget-Verifizierungen und Dokumentenanfragen als E-Mail, damit nichts liegen bleibt. E-Mail & Push
Rechte, die du brauchst
Rollenbilder Buchhaltung / Controlling (Budgets und Finanzierungsquellen), Vertrags- & Dokumentenverwaltung (Verträge und Dokumentenanfragen) und Personalverwaltung (Profile, Verträge, Arbeitszeiten). Für alle Projektbudgets braucht es Globaler Budgetzugriff, sonst den Budgetzugriff im jeweiligen Projektteam; Sage-Daten sind eigene Rechte. Details unter Budget & Finanzierung, Dokumente & Verträge und Personal.
Typische Stolpersteine
- Ein Budget fehlt in der Liste: Budgetzugriff ist pro Projekt ein eigenes Häkchen im Team, oder es braucht Globaler Budgetzugriff.
- Der Restbetrag einer Quelle stimmt nicht: Nur zugeordnete Positionen zählen – Warum stimmt der Restbetrag nicht?
- Der Budget-Export ist leer: Projekten fehlt der Budget-Stichtag.
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