Kennzahlen & Datenqualität
KPI-Kacheln, Schätzungen, Warnhinweise und Schnellerfassung richtig einordnen
Die KPI-Kacheln fassen den gewählten Zeitraum über alle Produktionen zusammen. Bei geeigneten Kennzahlen zeigt eine grüne oder rote Prozentangabe die Veränderung gegenüber dem entsprechenden Vorjahreszeitraum. Fehlt dort ein Vergleich, kann der Vorjahreswert null oder nicht vorhanden sein. Nicht erfasste Werte stehen als —, nicht als 0. An jeder Kachel erklärt ein Info-Tooltip, wie die Kennzahl berechnet wird; eine Legende beschreibt die Farblogik der Auslastung (grün ab 90 %, blau ab 50 %, gelb darunter) und der Zielerreichung.
Bedeutung der Kennzahlen
| Kennzahl | Berechnung und Bedeutung |
|---|---|
| Besucher*innen | Summe der erfassten Besucherzahlen; fehlende Werte können ersatzweise aus verkauften Karten geschätzt werden |
| Einnahmen | Summe der in den BI-Daten erfassten Einnahmen |
| Auslastung | Verkaufte Karten im Verhältnis zur Platzkapazität der bespielten Räume im Zeitraum |
| Veranstaltungstage | Anzahl der Tage mit Terminen, deren Terminart den BI-Tag „Veranstaltungstag“ trägt |
| Vorstellungen | Anzahl der Termine, deren Terminart den BI-Tag „Vorstellung“ trägt |
| Produktionen | Anzahl der normalen Projekte mit mindestens einem Termin im Zeitraum, unabhängig davon, ob alle BI-Werte gepflegt sind |
| Erfasst | Produktionen im Zeitraum mit mindestens einer BI-Zahl (oder als nicht relevant markiert); die übrigen ziehen jede Summe Richtung null |
Ein ≈ vor der Besucherzahl bedeutet, dass mindestens ein Teilwert aus verkauften Karten geschätzt wurde. Die Schätzung hilft bei der Orientierung, ist aber kein Ersatz für eine bestätigte Besucherzahl.
Für die Auslastung addiert Artwork verkaufte Karten und wirksame Kapazitäten über die Produktionen und bildet daraus eine Gesamtquote. Es handelt sich nicht um den einfachen Durchschnitt der angezeigten Projektquoten.
Hinweis zu fehlenden BI-Tags
Terminarten werden über BI-Tags als Vorstellung oder Veranstaltungstag für die Auswertung eingeordnet. Welcher Tag welche Kennzahl steuert, legst du im Tag-Dialog unter System → Termine → BI-Tags mit Steuert Kennzahl fest: Genau ein Tag steuert „Vorstellungen“ (und damit auch die Kapazitätsbasis der Auslastung), einer „Veranstaltungstage“. Ein Umbenennen des Tags ändert daran nichts.
Ist der steuernde Tag keiner Terminart zugeordnet, warnt das Dashboard und zeigt Vorstellungen, Veranstaltungstage beziehungsweise die Auslastung als — mit Hinweis — auch wenn Kalendertermine vorhanden sind. Es gibt keinen Rückfall auf alle Termine.
Der Link BI-Tags konfigurieren führt berechtigte Personen zu den BI-Tags. Ordnet dort die passenden Terminarten zu. Diese Konfiguration ändert nicht die Termine selbst, sondern ihre Bedeutung für die Auswertung.
Datenlücken erkennen
Artwork meldet Produktionen, wenn sie im gewählten Zeitraum Termine besitzen, aber weder Gesamtwerte noch terminbezogene Werte für Besucher*innen, Karten oder Einnahmen enthalten. Solche Lücken ziehen die Gesamtauswertung in Richtung null und sollten vor einer Berichtsabgabe geprüft werden; die Kachel Erfasst zeigt, wie viele Produktionen bereits Zahlen haben.
Eine Produktion gilt nicht als Lücke, wenn alle drei Kennzahlen bewusst als Nicht relevant markiert wurden. Diese Unterscheidung macht sichtbar, ob Angaben fehlen oder fachlich nicht anwendbar sind.
Schnellerfassung
Klicke in der Datenlücken-Warnung oder in der Produktionstabelle auf einen Projektnamen. In der Schnellerfassung kannst du Gesamtwerte für
- Besucher*innen,
- verkaufte Karten und
- Einnahmen
eintragen oder eine Kennzahl als Nicht relevant kennzeichnen. Bereits vorhandene Werte sind vorbelegt — du änderst nur, was neu ist. Nach dem Speichern aktualisiert Artwork die Dashboardwerte. Mit Projekt öffnen wechselst du zur vollständigen BI-Ansicht des Projekts.
Schnellerfassung speichert Projekt-Gesamtwerte
Die Eingabe verteilt Zahlen nicht auf einzelne Termine. Wird eine Kennzahl im Projekt bereits pro Termin erfasst, gelten Gesamtwerte hier nicht; die Schnellerfassung weist darauf hin. Terminbezogene Besucher-, Karten- oder Einnahmendaten pflegst du im BI-Tab des Projekts in der Erfassungsart Pro Termin.
Vor einer Auswertung prüfen
- Stimmt der gewählte Zeitraum mit dem Berichtszeitraum überein?
- Sind die steuernden BI-Tags an die relevanten Terminarten gebunden?
- Wurden alle gemeldeten Datenlücken geklärt?
- Sind geschätzte Besucherzahlen für den Zweck ausreichend?
- Sind Raum- und Projektkapazitäten aktuell?
- Wurden nicht anwendbare Werte ausdrücklich gekennzeichnet?
Für einen festgehaltenen Projektstand kannst du zusätzlich einen Stichtag im Projekt anlegen. Das BI-Dashboard selbst zeigt die aktuell vorhandenen Quelldaten des gewählten Zeitraums.
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